14.2. Мажлислар ўтказиш технологияси Иш юзасидан ўтадиган учрашувлар, йиғилиш ва мажлислар бошқарувдаги муаммоларни асосий ҳал этиш воситаси бўлиб ҳисобланади. Бундай йиғилишларда нафақат ишга алоқадор масалалар, балки ходимлар муносабатлари психологиясига оид вазифалар ҳам ҳал этилади. Масалан, йиғилиш олиб борар экан раҳбар ўзининг автократлик ёки демократик тамойилларга мойиллигини намойиш этади, ходимлар орасида ишончлиларни ажратиш ва уларга қўшимча масъулият юклаш тадбирларини амалга оширади. Бу эса ташкилот ичидаги йиғилишлар кўпқирралилигидан ва уларни амалга оширишда моҳирлик талаб этишидан далолатдир.
Раҳбар иш вақтининг 70% ни йиғилишларда ўтказади. Афсуски,бундай йиғилишларнинг кўпчилиги самарасиз бўлиб ва бунинг сабаби мажлисни тайёрлаш ва ўтказиш пайтида ташкилий ва психологик хатоларга йўл қўйилишидир.
Бошқарув назариясида уч хил йиғилишлар фарқланади:
Маълумот тўплашга қаратилган суҳбат. Бу тадбир ходимлардан ҳисобот йиғиш учунгина ўтказилади. Бундай тарздаги ҳисобот ёзма матндан кўра афзалроқ бўлиб, раҳбар хоҳлаган вақтида аниқлаштирувчи саволлар бериши мумкин. Бошқа афзаллик шундан иборатки, ҳисобот бераётган ходимни тинглаш орқали, бошқалар ташкилотдаги умумий аҳвол ҳақида тўла тасаввурга эга бўла бошлайдилар;
Қарор қабул қилиш мақсадидаги йиғилиш. Бунда маълум
муаммо юзасидан турли бўлим мутахассисларининг фикрларини бир нуқтага тўплаш орқали баҳс уюштирилади ва қарор қабул қилинади;
Ижодий гуруҳ йиғилиши. Бунда янги ғояларни ишлаб
чиқиш ва уларни ишлаб чиқаришга жорий этиш ҳақида фикр аламашинади.
Иш юзасидан бўладиган йиғилишлар самарали услуб бўлиб, уларда ташкилот хаётига оид муҳим бошқарув қарорлари қабул қилинади ва уларни ижро этиш имкониятлари таҳлил этади. Йиғилишлар самарадорлиги асосан корхона бошқарувига оид маълумотлар ишлаб чиқиш ҳажми билан ўлчанади. Шартли равишда шундай дейин мумкин – йиғилишга қадар мавжуд бўлган маълумотларни мажлис сўнгида тўпланган маълумотларга нисбати бажарилган ишнинг самарасини ифодалайди. Агар ушбу нисбат бирга тенг бўлса, бу йиғилиш бефойда, бекорга вақт ўтган ва иш учун хеч нарса бермаган ҳисобланади. Йиғилиш шу пайтда ўз вазифасини бажарган ҳисобланадики, қачонки унда ҳал этилмаган ишларга оид муаммолар кўрилса ва бир киши уддалай олмайдиган масалалар устида мутахассислар гуруҳи бош қотирсалар.
Иш юзасидан ўтадиган йиғилишда қатнашувчилар аниқ бирон масала юзасидан тўпланиши, улар муҳокамадаги масала бўйича мутахассис бўлишлари лозим. Иш юзасидан бўладиган йиғилишда масала юзасидан малакага эга бўлмаган иштирокчиларнинг қатнашишлари маслаҳат берилмайди, чунки уларнинг фикрини эшитиш ва муҳокама этишга сарфланадиган вақт гуруҳ фаолиятини бесамара этади. Йиғилишга тайёргарлик одатда қарор лойиҳасини ишлаб чиқиш, маълумотларни қисқа баённома ва диаграммалар тарзида яратиш билан тугалланади. Муаммо ечимининг мавжуд ечимлари тахмин тарзида ишлаб чиқилади. Одатда йиғилиш раҳбар ёки ёрдамчиларидан бирининг маърузасидан бошланади. Бу маърузада муҳокама этилажак масала бўйича ҳамма маълумотлар иложи борича аниқ ва лўнда баён этилиши, агар масалада ноаниқликлар бўлса бунга иштирокчиларнинг диққатини жалб этиш ва уларни ҳал этиш йўллари ифодаланиши лозим. Йиғилиш олиб борувчи гуруҳ фикрини муҳокама этилаётган масала доирасида ушлаб туриши, аниқлаштирувчи саволлар бериши лозим. Лидер, айниқса, жамоада ахлоқ нормалари сақланишига эътибор бериши ва малакали мутахассислар шаънига бирон ножўя гап тегиб кетмаслигига эътибор бериши тавсия этилади. Йиғилишлар орқали бошқарув қарорларини қабул қилишнинг асосий гарови гуруҳдаги ижодийлик руҳи бўлиб, бу омилни кучайтиришнинг асосий услулларидан бири жамоадаги мавжуд эркинлик ва сиқувнинг йўқлигидир.
Иш юзасидан ўтадиган йиғилишлар бошқарув муносабатлари сингари демократик ёки автократик тарзда бўлиши мумкин. Йиғилишнинг демократик шакли раҳбарнинг касбий ва психологик маҳорати ходимларникидан устун бўлган ҳолатда намоён бўлади. Айнан шундай ҳхолатда раҳбар ходимлари билан юзага келадиган мунозарани мутахассис ва тан олинган раҳбар сифатида олиб бориши мумкин. Автократик шаклдаги йиғилишда ҳамма нарсани раҳбарнинг ўзи ҳал этади. Бундай тарзда ўтувчи йиғилишда ходимлардан етарли даражадаги маълумотларни олиш қийин ва гуруҳнинг фаоллиги якка раҳбарнинг ташаббуси орқали ифодаланади, натижада охирги қарор учун масъулият ҳам унинг зиммасига юкланади. Автократлик гуруҳни фаоллаштирувчи услублар тоифасига кирмайди. Йиғилиш сўнгидаги энг муҳим натижа бошқарув қарорлари ва уларни амалга ошириш юзасидан янги фикрларга эга бўлишдир. Лекин янги ғоя доимо эскисини инкор этишдир, бундай вазият эса ўз навбатида танқидий фикрларни келтириб чиқариши мумкин. Шунинг учун раҳбарнинг вазифаси гуруҳ олдига қўйилган мақсадга мувофиқ равишда гуруҳий муҳитни бошқариш, вазиятни кескинлаштирмай мақсад сари йўналтиришдир. Кескин вазиятда, қарама-қарши фикрлар муҳитида қабул қилинган қарор унинг ижросини ҳам қийинлаштиради. ўринсиз фикрларни мулойим ва адоват уйғотмай рад этиш қарор ижросида томонларнинг биргаликдаги ҳаракатини таъминлаш учун замин яратади.
Бошқарув қарорлари билан боғлиқ йиғилишларни яна бир тоифаси гуруҳ ёрдамида ишлаб чиқилган ёки мавжуд қарорни амалга оширишда ягона ёндошувни ишлаб чиқиш бўлиб ҳисобланади. Бошқарув қарорларини амалга оширишнинг бу босқичида дастлаб қарама-қарши фикрга эга бўлган томонларни мақсад сари ҳамкорликда ишлашини таъминлаш асосий мақсад қилиб қўйилади.
Раҳбар қарор ижросини гуруҳга муҳокама учун тақдим этар экан, қарорни амалга ошириш бўйича вазифалар тақсимотини иложи борича гуруҳ аъзолари ташаббуси орқали амалга оширишга интилиши лозим. Ижро самарадорлигининг асосий гарови ташаббус ким томонида бўлишидадир. Раҳбар томонидан тайинланган ижронинг кафолати доимий раҳбар назорати орқали таъминланади. Агар ташаббус ходимдан чиқса ва ўзи шахсан вазифа ижросини қабул қилса, демак масъулият ҳам ходим бўйнида бўлади. Йиғилишни айнан шу йўсинда олиб бориш ва ходимларнинг масъулиятни ўзлари қабул қилишлари шароитини яратиш раҳбар олдида турган асосий вазифадир. Албатта, бу каби йиғилишларни олиб бориш ва бошқариш раҳбардан маълум психологик етукликни талаб этади ва иложи борича автократик кўникмалардан воз кечишни тақозо этади. Бундай йиғилиш олиб бориш технологияларидаги асосий талаблардан бири - ҳар бир тақсимланаётган вазифани конкрет ижрочи билан боғлаш ва бу мажбуриятларни коғозда қайд этишдир. Бу мақсадда флип-чат ёки пластикли доскалар қўл келади. Бу қайдларда ижрочи, у қабул қилган вазифа, ижро муддати ва қандай натижа олиниши кўрсатилиши лозим. Агар ижро бир неча киши иштирокида амалга оширилса ҳамкорликда бўладиган ходим ва бўлимларнинг номлари ҳам белгилаб ўтилиши мақсадга мувофиқ. Бундай тадбир нафақат қарор ижросини, балки унинг назоратини ва зарур бўлган пайтда керакли ўзгартиришлар киритиш тадбирларини ҳам енгиллаштиради.
Қарорни ижро этиш бўйича мониторинг йиғилишларини мунтазам ўтказибю бориш, тақдирлаш ва хатоларни бартараф этиш бўйича хулосалар чиқариш жуда муҳимдир.
Натижага эришиш йулидаги йиғилишлар асосий жиҳатларидан бири иштирокчиларни қай тарзда таклиф этишдир. Муҳим қарор ишлаб чиқишга қаратилган йиғилишга иштирокчиларни раҳбар котиба орқали телефонда таклиф этмаслиги лозим. Бундай йиғилишларга хат ёки махсус тарзда тайёрланган ёзма таклифнома орқали хабар берилгани маъқул.
