Microsoft Word complaint letters copia docx

---

COMPLAINT FORMAL LETTER 
layout 
phrases 
GREETINGS 
Dear Sir / Madam 
Dear Mr. / Ms. Smith (last name) 
 
INTRODUCTORY PARAGRAPH 
(explaining reason to write) 
 
* I am writing…
regarding / in connection with / to complain about / to draw your attention to 
/ to express my dissatisfaction with
* I have to say that I was not at all satisfied with…
* I am sorry to say that I was extremely disappointed with… 
*Topic sentence stating the positive point. + However, + problem…. 
Example: We thoroughly enjoyed the first week of the holiday. However, after 
that we experienced a number of problems. 
 
MAIN COMPLAINT 
 
* Firstly / In the first place / First of all 
* The first thing I would like to draw your attention to is... 
* My first concern / complaint is... 
 
FURTHER COMPLAINTS 
 
* Secondly / In the second place
* Not only ... but also... 
* Moreover / In addition to this, ... 
* Furthermore, ... 
* To make matters worse, ... 
* ... was also unsatisfactory / unacceptable 
 
DEMANDING ACTION 
 
* I would like you to look into this matter, and let me know 
your decision. 
* I hope that this matter can be resolved… 
* I hope that you will deal with this matter promptly as it is 
causing me considerable inconvenience. 
* I would like a full or partial refund as soon as possible. 
* Could you please arrange for me to receive a new ___ 
or refund my money in full? 
* We must insist on an immediate replacement/full refund. 
* I would be thankful / grateful if you... 
* Under the circumstances, I feel that an apology should be offered 
* I feel/believe that I am entitled to a replacement/refund… 
* In view of the many ways in which it did not match the claims made in your 
publicity, ... 
* Unless I receive the goods by the end of this week, I will have no choice but to 
cancel my order. 
* Unless I hear from you before (time), I shall be obliged to take matters a step 
further 
* I demand a full refund/an immediate replacement or...
* I hope that I will not be forced to take further action. 
 
ENDINGS 
 
* I look forward to + ing (hearing from you)
* ... at your earliest convenience 
Yours faithfully (when the letter starts Dear Sir/Madam) 
Yours sincerely (when the letter starts Dear Mr./Ms. Jones…) 
Sincerely yours / Sincerely (US) 
Make sure you use formal words related to money & shopping: purchase, amount, refund, order, 
response, return, receive, replace..., and at all times avoid using abbreviations & contracted verb forms.