Abschlussbericht „Notwendiger Wandel“

Evang. JugendwerK Bezirk Ravensburg, Kohlstr. 1, 88214 Ravensburg

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Abschlussbericht „Notwendiger Wandel“

Ein Prozess der inhaltlichen Neubesinnung und strukturellen Neuorientierung im Evang. Jugendwerk Bezirk Ravensburg

1. Vorgeschichte

1. Arbeitskreis „Ziele und Konzeption“

Unterwegs zu einer Konzeption untersuchte von April 1999 bis Febr. 2000 ein Arbeitskreis des BAK (im Kern identisch mit der Steuerungsgruppe) die wesentlichen Arbeitsschwerpunkte im Jugendwerk. Jede Aktion wurde auf ihre Teilziele abgeklopft und ihre Berechtigung begründet. Festgestellt wurde, dass in allen Bereichen die Nachfrage und der Bedarf gewachsen sind. Und jede Aktion erfüllt im Gesamtkonzept ihren Auftrag. Dem gegenüber stand die beschlossene Streichung einer Stelle.

1.2 Arbeitskreis „erfüllbare Dienstaufträge“

Der Kirchenbezirksausschuss hat bereits im Dezember 2000 im Blick auf das große Arbeitsvolumen der Jugendreferenten den Bezirksarbeitskreis um eine Reduzierung der Dienstaufträge gebeten. Ein Arbeitskreis des BAK (personell im wesentlichen identisch ist zur Steuerungsgruppe) ging in drei Schritten vor:

Da die Jugendreferenten ihre Kalender detailliert führen, konnte eine Zeitmatrix erstellt werden. Sie ergab einerseits eine signifikante Überlastung, andererseits eine überproportionale Beanspruchung im Bereich der Verwaltung und internen Geschäftsführung des Jugendwerkes.

Der Arbeitskreis hatte nicht das Mandat zu inhaltlichen Neugewichtungen, verschlankte und rationalisierte aber bestehende Tätigkeiten, ohne dabei ein ganzes Arbeitsfeld preisgeben zu müssen

Deutlich wurde, dass fast jeder Reduzierungsschritt mit persönlichen Enttäuschungen verbunden ist. Die Jugendreferenten leben von Beziehungen zu Jugendlichen und ehrenamtlichen Mitarbeiter/innen. Diese Kontakte brauchen Verlässlichkeit – was die Kürzungsentscheidungen nicht gerade erleichtert!

Konkret wurde in dieser Phase folgendes erarbeitet und dem BAK zur Entscheidung vorgelegt.

- Zeitaufwändige Verwaltungsaufgaben sollten künftig an eine/n neu anzustellende/n Sachbearbeiter/in im ejw delegiert werden können. Ein entsprechender Antrag wurde an die Bezirkssynode gestellt und im November 2001 mit der Einrichtung einer 50%-Stelle befürwortet.

- Aktionen werden nur noch von einem Jugendreferenten geleitet. Die Kollegen können zu einzelnen Themenbausteinen hinzugezogen werden, sind jedoch nicht von vornherein Teil des Leitungsteams.

- Die Jugendreferenten schreiben keine Monatsberichte mehr. Stattdessen erfolgt jährlich ein Bericht vor dem BAK.

- Die Mitarbeiterzeitschrift „Doppelpunkt“ erscheint nur noch 4 mal jährlich.

- Die Jugendreferenten nehmen keine handwerklichen Aufgaben im Freizeitheim „Tunau“ wahr. Denkbar ist allerdings weiterhin die Leitung von Bauwochenenden, sofern hierbei ein Jugendgruppe beteiligt ist.

- Der Dienstauftrag der Jugendreferenten umfasst nicht die Leitung von Jugendgruppen (Jungscharen, Jugendkreise, Ten Sing, Band). Sie sind lediglich unterstützend tätig.

- Der Arbeitsaufwand im Bereich der Gemeindeberatung und –unterstützung erstreckt sich künftig durchschnittlich auf jährlich 2 Arbeitstage pro Jahr und Gemeinde. Wenn das Jugendwerk diese Entscheidung uni sono nach außen vertritt, werden die Referenten vor überzogenen Erwartungen bewahrt.

• 
  Jeder Referent leitet künftig nur noch eine größere Freizeit pro Jahr.
  

Die Erkenntnisse und Ergebnisse beider Arbeitskreise wurde in den Prozess „notwendiger Wandel“ eingebracht und hier umgesetzt.

2. Rahmenbedingungen des Prozesses

1. Der Status Quo

in der Zeit, als das Evang. Jugendwerk Ravensburg in den Prozess einstieg (Frühjahr 2001), war geprägt von immer wiederkehrenden Herausforderungen:

• 
  Rückgang des ehrenamtlichen Engagements, besonders im Leitungsbereich.
  
• 
  Überlastung der Jugendreferenten: Was nicht ehrenamtlich geschieht, aber dennoch aufgrund der traditionellen Angebotspalette getan werden muss, bleibt an den Hauptamtlichen hängen. Gleichzeitig müssen die Hauptamtlichen zunehmend Zeit und Kraft in die Motivierung und Unterstützung der übriggebliebenen Ehrenamtlichen aufwenden.
  
• 
  Unvertretbar hoher Arbeitsaufwand der Jugendreferenten im Bereich der Administration und Geschäftsführung des Jugendwerkes
  
• 
  Unerfüllbare Erwartungen in einem Flächenbezirk in der Diaspora: Das Jugendwerk kann nicht überall präsent sein.
  

Nach einer vorbereitenden Klausurtagung des Bezirksarbeitskreises im Februar 2001, in der die Entscheidung zugunsten eines Beratungsprozesses noch einmal präzisiert und inhaltlich verdichtet werden konnte, formierte sich die Steuerungsgruppe „Notwendiger Wandel“:

Annette Kuhlmann und Martin Röder (ejw-Vorsitzende), Ralf Biesenthal und Gerd Schlotterbek (Jugendreferenten), Peter Rostan (Bezirksjugendpfarrer), David Hirsch (ehrenamtlicher Mitarbeiter mit Fachkompetenz in Strukturfragen).

2.2 Vorgehensweise und Arbeitsschritte der Steuerungsgruppe:

Im Mai 2001 fand das erste Gespräch mit den Moderatoren Richard Pschibul (Bad Waldsee) und Ralf Dörr (Tübingen) statt. Es entstand eine Zielvereinbarung:

• 
  Die Steuerungsgruppe erarbeitete unter Moderation der Berater einen Vorschlag, der dann in einer gemeinsamen Sitzung mit dem Bezirksarbeitskreis diskutiert und verfeinert wurde. Als zeitliches Ziel setzte sich die Steuerungsgruppe die Delegiertenversammlung im November 2002 auf der das Schlussergebnis präsentiert werden sollte.
  Weitere Schritte auf diesem Weg waren Gruppengespräche der Moderatoren mit den Jugendreferenten und den leitenden Ehrenamtlichen. Insgesamt wurden 10 Kontakte vorgesehen.
  
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  Inhaltlich und strukturell sollte das Jugendwerk in zweifacher Hinsicht vorangebracht werden:
  

1. Verbesserung der Kommunikation auf der Leitungsebene des Jugendwerkes: „Reibung reduzieren“

2. Motivierende Identifikation der Ehrenamtlichen mit dem Jugendwerk: „wir sind das ejw!“

Begleitend ging es dabei um eine Präzisierung der Aufgaben des Jugendwerkes: „Was leisten wir, was lassen wir?“

2.3 Parallele personelle Entwicklungen beeinflussten den Beratungsprozess

Zum Juli 2001 lief die befristete Stelle der Jugendreferentin Lydia Nietfeld aus. Von nun an wurde spürbar, was vorher schon bekannt war: Das Jugendwerk muss in den nächsten Jahren mit 3,0 Hauptamtlichenstellen auskommen.

Annette Kuhlmann ist seit Herbst 2001 alleinige ehrenamtliche Vorsitzende des Jugendwerks.

David Hirsch schied aus beruflichen Gründen im Januar 2002 aus der Steuerungsgruppe aus.

Im Juni 2002 beendete Gerd Schlotterbek seine Tätigkeit als Jugendreferent, nachdem er sich seit Januar 2002 im „Sabbatjahr“ befand. Die Stelle ist seit September 2002 zu 100% Anstellung ausgeschrieben – schon nach der neuen Konzeption für die Region Bodensee.

Peter Rostan hat zum 1. November 2002 seine Pfarrstelle gewechselt und ist damit nicht mehr Jugendpfarrer unseres Bezirks. Dieses fest mit der Kirchengemeinde Vogt verbundene „große Bezirksamt“ ist derzeit nicht besetzt.

3. Ergebnisse des „Notwendigen Wandels“

1. Zentrale Geschäftsstelle in Ravensburg und Regionalbüros - Reduzierung des Verwaltungsaufwandes

Nachdem das ejw-Büro in Leutkirch seit Januar 2002 nicht mehr durch einen Jugendreferenten besetzt ist und das ejw-Büro in Friedrichshafen räumlich ohnehin im Umzug begriffen ist, konnte grundlegend über die drei eigenständigen Büros reflektiert werden. Dabei entstand folgende Übersicht, die neben den Verwaltungsfragen auch die inhaltlichen Chancen und Grenzen eines gemeinsamen Büros berücksichtigt:

Eine Zentrale in Ravensburg	Drei Regionalbüros
bessere Kommunikation der JuRef untereinander (wichtig für kreative Prozesse) Vereinfachungen im geschäftsführenden und administrativen Bereich, organisatorisch leichter zu steuern, weniger Aktentransfer kontinuierlichere Präsenz, es ist immer jemand da (auch der Richtige?) Erleichternde Struktur bei Stellenwechsel und Vakanz Geschäftsstelle: Angebotsprofilierung in Fachbereichen, gleichzeitig bessere Möglichkeiten der Abgrenzung gegenüber falschen Erwartungen.	leichtere Identifikation mit dem Bezirk („unser JuRef.“) Kontaktstelle für örtliche katholische und kommunale Partner niederschwellige Kontakte zu Ehrenamtlichen (Gelegenheitsbesuche beim JuRef, weil man gerade vorbei kommt) sichtbarer Effekt für die Kirchengemeinden: „das Jugendwerk ist für uns da!“
„Dienststelle des Kirchenbezirks“ zuständigkeitsorientiert	Anlaufstellen für Ehrenamtliche“  beziehungsorientiert

Jede Büroorganisationsform hat ihre spezielle Chance und Funktion. Unaufgebbares Ziel des Jugendwerkes ist die Unterstützung der Gemeinden vor Ort. Deshalb müssen neben der zentralen Geschäftsstelle regionale Anlaufstellen errichtet werden, die den Ehrenamtlichen und Pfarrer/innen vor Ort einen niedrig schwelligen Zugang zu den Jugendreferenten vermitteln und weiterhin deutlich machen, dass das ejw ein Bezirksjugendwerk und nicht nur ein Stadtjugendwerk für Ravensburg ist

Zusätzlich kann den Referent/innen langfristig (sprich: bei Stellenwechseln) eine Wohnungswahl im jeweiligen Distrikt nahegelegt werden, wobei mit dieser Empfehlung das Angebot einer veränderten Fahrtkostenregelung verbunden sein könnte (auch Fahrten zum zentralen Büro werden teilweise erstattet).

Konkrete Ergebnisse aus diesem Themenbereich:

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  Die Einrichtung einer Stelle für eine 50% SachbearbeiterIn wurde im November 2001 in die Bezirkssynode eingebracht und von dieser befürwortet. Eine Stellenbeschreibung wurde verfasst; sowie eine Beschreibung für die Stelle der ihr zuarbeitenden Schreibkraft. Anlage 1
  
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  Notwendig wurde eine Erweiterung der Büroräume in Ravensburg. Die Genehmigung dafür wurde beim Kirchenbezirk eingeholt und der Umbau seit Herbst 2002 in Angriff genommen. Anlage 2
  
• 
  Die Regionalbüros sollen in kooperativer Nutzung mit anderen Dienststellen betrieben werden Eine Lokalität in der Stadt Wangen, als Kontaktstelle für den Distrikt Allgäu steht in Aussicht, das Büro in Leutkirch wird bis zum Jahresende 2002 aufgelöst.
  

3.2 Einsetzung eines ejw-Vorstands - Vereinfachung der Entscheidungswege

Gegenwärtig laufen im Jugendwerk alle Fäden im Bezirksarbeitskreis zusammen. Hier fallen alle Entscheidungen. Nachdem es in den letzten Jahren immer schwieriger wurde, ausreichend vorinformierte BAK-Mitglieder zu gewinnen, wurde aus dem Entscheidungsgremium faktisch ein „Aufsichtsrat“, dem über Vorentscheidungen von seitens der Jugendreferenten, der ejw-Vorsitzenden oder des Bezirksrechners berichtet wurde. Eine echte Mitgestaltung und – beratung war aufgrund der Vielzahl der Themen und Aspekte selten möglich.

Dieser Entwicklung trägt nun der von der Steuerungsgruppe erarbeitete Vorschlag Rechnung, einen beschließenden Vorstand einzusetzen. Der Bezirksarbeitskreis würde dadurch im laufenden Geschäft eine erhebliche Entlastung erfahren und könnte sich stärker den inhaltlich anspruchsvollen und nachhaltig wirksamen Themen widmen (Bsp: Möglichkeiten der Vernetzung der Jugendarbeit mit der Schule oder kommunalen Trägern, Schwerpunkte der Mitarbeiterbildung, ...).

Diskutiert wurde mehrfach die Einrichtung von „Fachausschüssen“, die jeweils einen Fachbereich füllen sollen, jedem Jugendreferenten / Jugendreferentin ein direktes Gegenüber bieten, den BAK in der konkreten Arbeit entlasten, Identifikation mit einem Teilbereich erleichtern und jungen Mitarbeiter/innen nieder schwelligen Einstieg in die Gremien ermöglichen.

Allerdings konnte sich der BAK (noch) niemand vorstellen, der dafür bereit wäre und befürchtete vermehrten Ansprache – und Zeitaufwand.

Konkrete Ergebnisse aus diesem Themenbereich:

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  Die Einrichtung eines Vorstandes wurde dem Bezirksarbeitskreis im Juni 2002 so vorgeschlagen und beschlossen. Eine Satzungsänderung ist nicht nötig, die Befugnisse wurden in einer Geschäftsordnung festgelegt. Anlage 3
  

Der Vorstand arbeitet als geschäftsführender Ausschuss des Bezirksarbeitskreises und ist diesem gegenüber rechenschaftspflichtig. Ihm gehören die Vorsitzenden, der/die Kassierer/in, ein/e Jugendreferent/in an. Bezirksjugendpfarrer/in und weitere Jugendreferent/innen nehmen beratend teil. Er kann über einen Finanzrahmen von € 1000,- entscheiden. Er tagt alle 6 bis 8 Wochen, versetzt zu den dann nicht mehr so häufigen BAK - Terminen

3.3 Klärung der Dienstaufträge

Der Arbeitskreis „Reduzierte Dienstaufträge“ hat dem Prozess „Notwendiger Wandel“ ein wichtiges Entscheidungsfeld überlassen. Er soll durch Strukturierung der Dienstaufträge den Jugendreferenten entlastende Freiräume schaffen. Die Arbeitskapazität eines Jugendreferenten darf durch das Bestehende nicht voll ausgeschöpft, geschweige denn überstrapaziert werden. Nur durch genügend Freiräume und ein motivierendes Umfeld werden innovative, bzw. kreative Kräfte freigesetzt.

Die Steuerungsgruppe einigte sich auf eine Viergliederung, die jedem Jugendreferenten zukommt:

1. 
   Gemeindeberatung und – unterstützung im Distrikt:
   

(1. Schussental / 2. Allgäu / 3. Bodensee)

2. 
   Fachlicher Schwerpunkt für den Kirchenbezirk:
   

(1. Kinder- und Jungschararbeit / 2. Konfirmanden.- und Teenagerarbeit / 3. Junge Erwachsene und Projektarbeit)

3. 
   Geschäftsführende Aufgaben:
   

(1. Innenkommunikation: BAK, Vorstand, Delegiertenversammlung, ... / 2. Außenvertretung: Kirchenbezirk, ... / 3. Finanzen, Förderverein, Freizeitheim Tunau, Zuschüsse, ... )

3. 
   Freiraum für Projektarbeit, innovative Veranstaltungen, Fortbildung.
   

zu a: Gemeindeunterstützung erfolgt künftig am besten über klar profilierte Angebote: Starthilfe, und Eventbegleitung. Darüber hinaus ist Kontaktarbeit zu Ehrenamtlichen vonnöten (Hausbesuche, Kontakttreffen, Einzelgespräche). Dabei sollte jedoch klar sein, dass die Jugendreferenten nicht für die Gewinnung von Mitarbeiter/innen in den Gemeinden zuständig sind. Das ejw unterstützt die Jugendarbeit vor Ort, die Verantwortung liegt jedoch in den Gemeinden.

zu b: Diskutiert wurde im Vorfeld die Gewichtung: Was soll definitiv Fachbereich werden und somit die Kraft eines Jugendreferenten bekommen?

Subsidiar betrachtet muss das Jugendwerk im Bereich Teenagerarbeit personell investieren, da im Jugendbereich die Gemeinden wenig anbieten können. Multiplikatorische Argumente sprechen eher für den Kinder- und Jungscharbereich, da hier die größere Zahl an Ehrenamtlichen tätig ist und fachliche Unterstützung gut gebrauchen kann. Der Freizeitenbereich wird verstärkt durch Ehrenamtliche betrieben, die begleitet werden müssen. Und durch den jährlich heftigen Anmeldeansturm hat er eine deutliche Eigendynamik entwickelt.

zu c: Die geschäftsführenden und leitenden Aufgaben sollten nicht nur einem Referenten übertragen werden. Dieses Aufgabenfeld würde bei einer Person einen zu großen – und damit inhaltlich lähmenden – Raum einnehmen, ihn in diesem großen Kirchenbezirk leicht überfordern und das kollegiale Verhältnis der Jugendreferenten untereinander gefährden.

zu d: Darin enthalten sich auch Einzelzuständigkeiten, die je nach persönlichen Möglichkeiten untereinander verteilt werden (Posaunenarbeit, Ten Sing etc.)

Konkrete Ergebnisse aus diesem Themenbereich:

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  Diese Gliederung der Dienstaufträge wurde mit den Jugendreferenten gemeinsam erarbeitet, mit der Zeitmatrix versehen, die Distriktgrenzen denen der Pfarrer/Innen angepasst, im BAK beraten und beschlossen. Teils arbeiten die Jugendreferenten schon auf diese Arbeitsgliederung hin. Anlage 4
  
• 
  Die dritte, derzeit unbesetzte Jugendreferentenstelle wurde im September 2002 ausgeschrieben. Im Besetzungsgremium wurde mit Vertreter/innen des Kirchenbezirks zuvor eine neue Stellenbeschreibung bereits nach dem neuen Konzept entworfen. Die wichtigste inhaltliche Veränderung daraus: Die neue Jugendreferentin (wir bevorzugen aufgrund der „Quote“ eine weibliche Mitarbeiterin) wird die Gemeinden im Bodenseekreis beraten.
  

4 Rück – und Ausblick

In einer ersten Zwischenauswertung des „notwendigen Wandels“ wurden die in der ersten Sitzung vereinbarten Ziele erneut ins Blickfeld genommen und mit dem jetzigen Stand verglichen:

a. Zusammenarbeit

Unter den Mitgliedern der Steuerungsgruppe (= de facto – Vorstand) herrscht ein reger Austausch. Der Bezirksarbeitskreis ist jedoch an dem Erneuerungsprozess bisher wenig beteiligt.

Eine zentrale Geschäftsstelle in Ravensburg wird positive Folgen für die Zusammenarbeit der Hauptamtlichen haben.

b. Identifikation mit dem Bezirk

Nach wie vor zeichnen sich hier keine weitreichenden Lösungen ab. Der Bezirk ist zu groß für eine Beheimatung der Ehrenamtlichen. Das Jugendwerk wird sich wohl damit zufrieden geben müssen, nicht milieubildend, sondern milieuunterstützend tätig zu sein. Lediglich die Freizeitarbeit scheint besondere Chancen zur Stärkung eines Wir-Gefühls zu bieten.

Im BAK und „harten Kern“ des Jugendwerks lassen sich Ziele einer „primären Identifikationsstufe“ formulieren: Jugendliche und Kinder sollen persönlich reifen, gemeinschaftsfähig werden, Glaube an Gott als tragfähig erleben, Neues erleben und den Horizont erweitern. Gemeinden sollen in ihrer Jugendarbeit unterstützt werden und die Angebote des Jugendwerks wahrnehmen. Das Image von Kirche soll verbessert und Kirche als Chance erlebbar sein.

Eine „sekundären Identifikationsstufe“ findet man in Vorbereitungsteams für einzelne Veranstaltungen oder Freizeiten. Auch hier gelten die Ziele noch, doch die meisten ehrenamtlichen Mitarbeiter-Innen sind gern projektweise tätig und lösen sich auch leicht wieder ab. So wollen sie es auch. Sie wollen aber nicht bis in ein Leitungsgremium vorrücken.

Als „tertiäre Identifikationsstufe“ sind Neueinsteiger erkennbar, denen die jeweilige Aktion gefällt, mit der sie Jugendwerk kennen gelernt haben. Die Ziele kennen sie zunächst noch nicht und hätten zum Teil auch Schwierigkeiten damit.

Auf der überschaubaren Ebene der Fachbereiche könnte sich leichter Identifikation mit einem Teilbereich und speziellere Planungskompetenz entwickeln. Diese Funktion könnten Fachausschüsse erfüllen, deren Rückbindung an den BAK den Einblick in die Gesamtkonzeption garantiert.

Der Beratungsprozess „Notwendiger Wandel“ hat im Bezirksjugendwerk weitreichende Überlegungen freigesetzt, die sich in der Praxis zu bewähren haben.

Die endgültige Verabschiedung der Beschlüsse erfolgt im November 2002 durch die Delegiertenversammlung des Jugendwerks und die Synode des Kirchenbezirks.

Die Steuerungsgruppe

Ravensburg, den 5. November 2002

zu 3.1: Dienstanweisung für Sachbearbeiter-In und Schreibkraft Anlage 1

zu 3.2: Geschäftsordnung des Vorstands Anlage 3

zu 3.3: Arbeitsaufteilung und Fachbereiche der Jugendreferenten Anlage 4

zu 3.1: Ausbau der Büroräume Anlage 2

Stand 5. November 2002 Seite