|
Процесс-ориентированный ответ на письмо № 2:
«Я согласен, что мы должны вернуться к этой про-
блеме . Вот что я предлагаю .
Где-нибудь на следующей неделе пришлите мне все,
что вы помните из нашего обсуждения этой пробле-
мы . По получении этого письма я заведу для этого
проекта сетевую папку и положу туда документ, в ко-
тором будет собрано то, что вы мне прислали, вкупе
с моими собственными воспоминаниями о нашей
прошлой дискуссии . В этом документе я выделю два-
три наиболее перспективных шага к дальнейшему
развитию .
Затем мы можем попробовать эти шаги на протяжении
нескольких недель, после чего сверим результаты .
Я предлагаю запланировать для этой цели телефонный
разговор где-нибудь через месяц . Ниже я перечисляю
даты и время, когда буду доступен для звонка . Когда
вы будете пересылать мне свои заметки, напишите
заодно сочетание даты и времени, которое наиболее
для вас удобно, и мы будем считать этот ответ под-
304
Часть II. Правила
тверждением встречи . Жду возможности углубиться
в эту проблему» .
¾
Процесс-ориентированный ответ на письмо № 3:
«Спасибо, что ответили мне . Я собираюсь прочесть
ваш черновик статьи и прислать вам отредактиро-
ванную версию, снабженную примечаниями, к пят-
нице (10-е число) . В этой присланной вам версии
я исправлю все, что смогу исправить сам, и отмечу
комментариями те места, где, по моим представле-
ниям, вы лучше меня сможете внести нужные ис-
правления . После этого у вас будет все необходимое,
чтобы отшлифовать окончательный вариант статьи
и отправить ее в издательство, поэтому я оставлю
это на вас . Вам нет необходимости отвечать на это
письмо или связываться со мной после того, как
я пришлю вам отредактированную версию, за ис-
ключением, разумеется, того случая, если у вас воз-
никнут дополнительные вопросы» .
Составление этих примерных ответов я начал с того, что
обозначил проект, стоящий за сообщением . Заметим,
что слово «проект» я здесь использую в самом широком
смысле — оно может относиться к чему-то большому,
несомненно являющемуся проектом, например к даль-
нейшей разработке научной проблемы (пример № 2),
но также легко применимо и к небольшим техническим
задачам вроде договоренности о встрече за чашкой кофе
(пример № 1) . Затем я потратил несколько минут на то,
чтобы продумать процесс, который приведет нас от теку-
щего состояния к желаемому результату при минимуме
переписки . Конечным шагом было написать ответ, в кото-
ром четко описывался этот процесс и место, где мы в нем
находимся . Приведенные примеры касаются ответов на
305
Правило № 4. Осушите мелководье
письма, но не должно быть сомнений, что тот же самый
подход применим и в случае, когда вы пишете новое со-
общение с чистого листа .
Процесс-ориентированный подход к электронной перепи-
ске может значительно смягчить воздействие этой техно-
логии на ваше время и внимание . Для этого имеются две
причины . Во-первых, он сокращает количество сообще-
ний в вашей папке входящих — порой весьма значительно
(даже такой простой вопрос, как соглашение о встрече за
чашкой кофе, может вылиться в полдюжины или десяток
сообщений на протяжении многих дней, если вы не будете
осторожны с ответами) . А это, в свою очередь, уменьшает
количество времени и умственных сил, которые вы тра-
тите на просмотр входящих писем .
Во-вторых, если позаимствовать термин у Дэвида Алле-
на, хорошее процесс-ориентированное письмо немедлен-
но «замыкает контур» в отношении текущего проекта .
Когда какой-либо проект инициируется отсылаемым
или полученным вами сообщением, он остается в вашем
мысленном ландшафте «на повестке дня» — в том смыс-
ле, что он был доведен до вашего внимания и в конце
концов вам необходимо с ним что-то сделать . Данный
метод замыкает эту болтающуюся цепочку, как только
она начинает формироваться . Благодаря тому что вы
проработали весь процесс, добавили в свой список за-
дач и календарь все связанные с ним обязательства со
своей стороны и довели сделанное до сведения другой
стороны, вы освобождаете голову для других вещей .
Чем меньше умственного мусора, тем больше умствен-
ных ресурсов остается свободными для углубленного
мышления .
306
Do'stlaringiz bilan baham: |
