|
11. Xizmat yuzasidan xatlar yozish va telefonda gaplashish
etiketi
11.1.Xatlarni yozishga quyiladigan etik talablar
Aziz o’quvchilar, biznes shunday faoliyatki, u bilan ko’p masalalar
bevosita uchrashuvlarda ziyofat stoli atrofida hal qilinsa, ba’zilari esa,
ayniqsa hamkorlar o’rtasida aloqa o’rnatilgandan keyin, xatlar va telefon
orqali hal qilinadi. Bundan tashqari yuzma–yuz uchrashuvlarni tashkil
qilishda ham xat va telefonning ahamiyati o’ta katta.
Xat yozishda ham, telefonda gaplashishda ham jamiyatda
qo’llaniladigan etiket qoidalariga rioya qilinishi lozim. Ushbu bandda
77
xizmat xatlarini yozishga quyiladigan asosiy etiket talablari ko’rib
chiqiladi.
Biznesmenlar o’zlarining faoliyatlari davrida va har xil mazmunlarda
hamkorlarga, yuqori tashkilotlarga va boshqa yuridik va jismoniy
shaxslarga turli xil xatlarni yozishlari mumkin, masalan, murojaat xatlari,
olingan
xat–xabarlarga
beriladigan
javob
xatlari,
taklifnomalar,
shikoyatnomalar, rezyume va tavsiyanomalar kabi xatlar yozilishi
mumkin.
Yoziladigan xatlarning turlaridan va mazmunidan qat’iy nazar,
ularda xatni o’qiydigan kishiga ko’rsatilayotgan hurmat xat matni yozilgan
qog’ozdan va konvertdan boshlab unda yozilgan matn mazmunidan va uni
qog’ozda joylashtirish tartibidan, adresatga murojaat qilish shaklidan
yaqqol ko’rinib va sezilib turilishi kerak.
Xizmat yuzasidan yoziladigan rasmiy xatlarga qo’yiladigan etik
talablar xatlar yozish bo’yicha amaldagi standartlarga asos qilib olingan.
Ularga ko’ra xatlar yuridik shaxsning emblemasi tasvirlangan, uning to’liq
nomi, pochta va telegraf manzillari, telefoni, faksi, elektron adresi va bank
rekvizitlari to’liq ko’rsatilgan blankada yozilish lozim. Blanka qog’ozlari
juda ham yuqori sifatli, toza oq va yaxshi kesilgan bo’lishi kerak. Blanka
qog’oziga qo’yiladigan bunday talablar xatni olib o’qiydigan shaxsga
ko’rsatilayotgan hurmat belgisini bildiribgina qolmasdan xat yozgan shaxs
to’g’risida ma’lumotlar olish va kelajakda u bilan hamkorlik aloqalarini
mustahkamlash va javob xatlarini yozish uchun ham asos bo’lib xizmat
qiladi. Muhim ahamiyatga ega bo’lgan xatlar buklanmasdan sifatli
qog’ozlardan tayyorlangan katta konvertlarga solinib yuboriladi. Katta
konvert faqat xatning muhimligini bildiribgina qolmasdan adresatga
bo’lgan katta izzat–hurmatini ham bildiradi.
Etik talablar adresatga murojaat qilishda ham, gaplarni tuzishda ham,
matnni blankada joylashtirishda ham va xatni yozib tugallashda ham o’z
ifodasini topishi shart. Xat yuborilayotgan yuridik tashkilot rahbarining
yoki jismoniy shaxsning familiyasi blanka qog’ozining o’ng tomonidan
korxona yoki shaxs rekviziti pastida ko’rsatiladi. Keyin esa blankaning
o’rtasida yoki chap tomonidan boshlab, xushmuomalali mazmunda
adresatga
murojaatnoma
yoziladi,
masalan,
“Hurmatli Ro’ziqul
Normaxmatovich”. Murojaat so’zlaridan keyin undov belgisi qo’yilib, xat
matni abzasdan katta harf bilan boshlanadi.
Xatni yozishda blankaning chap tomonidan 2 sm, ung tomonidan esa
1 sm dan kam bo’lmagan masofa qoldirilishi shart, chunki yuborgan xatlar
adresatda hisobga olingandan keyin papkaga solinib saqlanadi. Papkaga
78
tikilgan xatning matni bemalol ko’rinib turilishi kerak. Bu ham adresatga
bo’lgan hurmatni bildiradi. Adresatning xatni qiynalmasdan o’qishi uchun
matn 1,5 – 2,0 intervalda teriladi. Birinchi abzasdan keyingi abzaslar
ulardan oldingi qatorning beshinchi harfining tagidan boshlanishi va
so’zlarni bir qatordan ikkinchi qatorga bug’in orqali ko’chirmaslikka
harakat qilinishi kerak.
Xat matnlarini tuzishga qo’yiladigan eng asosiy talablardan biri – xat
faqat adabiy tilda, u qaysi tilda bo’lishidan qat’iy nazar, grammatik va
orfografik xatolarsiz, shevalardan va jargon so’zlardan foydalanmasdan
yozilishi kerak. Aks holda sizning bilimdonligingiz va madaniyatingiz
to’g’risida, ayniqsa bo’lajak hamkorlarda, salbiy fikrlar tug’ilishi mumkin.
Ko’rsatilgandan tashqari xizmat yuzasidan yoziladigan xatlarda
ishlatiladigan so’zlar ravon, fikrlarni aniq ifodalaydigan, ya’ni har xil
ma’nolar bermaydigan bo’lishi kerak. Tuzilgan gaplar qisqa bo’lishi lozim,
chunki murakkab gaplarni boshidan oxirigacha o’qib yetguncha, ularning
boshlanishida berilgan ma’lumotlar esdan chiqib ketishi mumkin. Yana bir
narsa doimo esda bo’lish kerakki, xatlarda maxsus va murakkab atamalarni
ishlatmaslikka ham harakat qilish kerak, chunki ularning mohiyatini
hamma ham bir xil mazmunda va to’liq tushunavermaydi. Shuning uchun
ham xizmat yuzasidan yoziladigan xatlarda hamma uchun tushunarli
bo’lgan atama va so’zlardan foydalanish lozim.
Yuqorida xizmat yuzasidan yoziladigan xatlarga qo’yiladigan
talablar bo’yicha shuni ta’kidlash mumkinki, xizmat xatlari matni
xushmuomalali va xurmat tarzida yozilishi, uni o’qiydigan kishilarning
kayfiyatini buzmasligi, yozgan va o’qiydigan kishilar uchun tushunarli
bo’lishi va mamnuniyat bilan o’qilishi kerak.
Xizmat yuzasidan, ayniqsa hamkorlarga yoziladigan xatlar hamkorlik
qilganligi va uning davom etilishi to’g’risida minnatdorchilik bildirish
bilan tugallanishi lozim. Yana bir narsa esdan chiqmaslik kerakki, xatni
yozgan kishining imzosi va ismi–sharifi oxirgi gapning pastida o’ng
tomonda ko’rsatiladi va hurmat belgisini ifodalaydigan so’zlar bilan
tamom qilinadi, masalan, “Hurmat bilan Petr Xasanovich”.
Esingizda bo’lsinki, boshqa yuridik va jismoniy shaxslardan sizga
kelgan rasmiy xatlarning barchasi ro’yxatdan o’tkazilishi, zarur bo’lsa,
unga tegishli rezolyusiya qo’yilishi va xatlar papkalarga tikilib saqlanishi
kerak. Amaldagi qoidalar bo’yicha rezolyusiya kelgan xat matnining
ustida emas, boshqa qog’ozda yozilish kerak, chunki kelgan xat ustida
yozish xatni yozgan shaxsga nisbatan hurmatsizlikni bildiradi.
79
Barcha kelgan so’rov xatlarga albatta korxonada qabul qilingan tartib
va muddatda javob berilishi shart. Amaldagi qoidalarga ko’ra javob berish
muddati 3 kundan oshmasligi kerak. Bundan faqat so’rovi mukammal
ko’rilib va o’rganib chiqishni talab qiladigan xatlar istisno. Bari bir shu 3
kun muddat ichida so’rovga qachon javob berilishi ko’rsatilib, javob xati
yozilishi kerak.
Do'stlaringiz bilan baham: |
