Study Notes management accounting acca f2

Features of computeri
s
ed inventory control systems:
a) 
Data must be inputted into the system: 
For example details relating to receiving goods may be 
entered directly to the computer and after that goods received note will be printed & signed as evidence 
of the transaction. Some systems may be devices such as bar code reader. 
b) 
Inventory master file is maintained: 
This file contains details of every type of inventory and frequently 
updated as defined by the company. It also contains details of inventory movement (receipt, issue or 
return) over a period but this will depend on the type of system used. 
 
Two types of systems are generally used for recording inventory movement:
1. Batch systems:
Transactions relating to a certain defined period are grouped separately and then master file is 
updated only. 
2. On line systems:
Each transaction may be input to the master file directly. In this system inventory records are 
continuously updated which will help in monitoring & controlling inventory. (The system may 

---

F2 Management Accounting
Page 14 of 147 
generate purchase orders automatically once the quantity in stock has fallen to reorder level) 
c) 
System will generate outputs: 
Outputs can be generated in any form depending upon users 
1) Hard copy
(like GRN) 
2) Visual display unit
(like current inventory level or details about a particular transaction can be just 
viewed on screens). 
3) Printed reports
STOCKTAKING
➢
A stock taking is the counting and recording of the physical quantities of each item of stock at regular 
interval (monthly or annually) and the checking the balance against the stock record.
 
➢
If all receipts and issues of stocks are correctly recorded, then total quantity counted should agree with 
the balance in the bin card and stock ledger account.