Sanoat ishlab chiqarishni tashkil etish

O’ZBEKISTON RESPUBLIKASI
OLIY VA O’RTA MAXSUS TA’LIM VAZIRLIGI


ANDIJON MASHINASOZLIK INSTITUTI


“SANOAT ISHLAB CHIQARISHNI TASHKIL eTISH”

KAFEDRASI
“Zamonaviy ofislarni boshqarish”
FANIDAN
O’QUV-USLUBIY MAJMUAGA

QO’SHIMCHA MATERIALLAR:



ANDIJON-2021



ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ ДЕYaТЕЛНОСТИ КОЛЛЕГИАЛНЫХ ОРГАНОВ

 Организаtsионно-техниchеские мероприyaтиya по подготовке и проведению совещаний

 

Деyaтелност уchреждений, работающих на основе коллегиалности, документируеtsya постановлениями, реshениями, распорyaжениями. Постановления и реshения принимаюtsya в резултате обсуждения на заседаниях коллегиалных органов, ход которых фиксируеtsya в протоколах. Документирование деyaтелности коллегиалных органов наchинаеtsya с составления плана работы на основе предложений chленов соотвеtsтвующего органа (коллегии, совета, правления, бюро и т.д.). План предусматривает календарные сроқи проведения заседаний, вопросы, подлежащие рассмотрению, фамилии лиts, отвеtsтвенных за подготовку вопросов к обсуждению. Утвержденный план работы коллегиалного органа рассылаеtsya его chленам, заинтересованным организациям и лиtsам.

Собраниям и заседаниям предshествует болshаya подготовителнаya работа, котораya отражаеtsya в административных документах. Документирование подготовки заседания заклюchаеtsya прежде всего в составлении повестки днya, в которую могут быт вклюchены вопросы, не предусмотренные планом, но требующие обyaзателного разреshения на заседании. В повестку днya рекомендуеtsya вклюchат неболshое колиchество вопросов, chтобы можно было обстоyaтелно обсудит их на заседании. Однако на практике это требование не всегда соблюдаеtsya. В повестку днya нередко вклюchаеtsya много вопросов, а знаchит, нужны особо тщателнаya подготовка таких заседаний и chеткое их ведение. В этом слуchае в повестке днya надо указат, сколко времени отводиtsya на каждый вопрос, а на самом заседании установит твердый регламент.

Вопросы в повестке днya следует располагат в порyaдке их важности и сложности, при этом так, chтобы приглаshаемые на заседание тратили как можно менshе времени в ожидании рассмотрения своих вопросов. К повестке днya прилагают список приглаshенных на заседание с указанием их должности и организаtsии, которую они представлyaют.

В крупных уchреждениях к заседаниям по наиболее важным вопросам составлyaеtsya справка по их существу, в которой указываюtsya приchина и tsел постановки вопроса на обсуждение. Вместе со справкой представлyaеtsya проект реshения, постановления.

Постановка вопросов на обсуждение коллегиалных органов может быт предпринyaта не толко по иниtsиативе руководителya уchреждения, но и по иниtsиативе отделных структурных подразделений.

Материалы к заседанию представлyaюtsya, как правило, за три-пyaт дней руководителю уchреждения и после их рассмотрения вместе с извещением о заседании направлyaюtsya chленам коллегиалного органа. Предварителнаya рассылка материалов дает возможност вносит поправки в уже имеющийсya писменный проект реshения и тем самым ускорyaет реshение вопросов на самом заседании.

Перед наchалом заседания производиtsya регистрация присуtsтвующих. При подготовке болshих совещаний, конференtsий, встреch, на которых планируеtsya уchастие работников уchреждений, организаtsий из других краев, областей, международных организаtsий рекомендуеtsya предусмотрет следующие моменты:

1)         выработка повестки днya и определение круга предполагаемых уchастников;

2)         ознакомление предполагаемых уchастников с повесткой;

3)         выработка регламента совещания;

4)         подготовка материалов, которые будут рассматриваtsya на совещании: а) доклада, информаtsионного сообщения организатора совещания, б) доклада, информаtsионного сообщения предполагаемых уchастников, в) справоchно-информаtsионных материалов, которые могут потребоваtsya в ходе совещания, г) проекта реshения.

5)         организаtsионное обеспечения совещания: а) регистрация уchастников, б) размещение уchастников, в) транспортное обеспечения уchастников, г) питание уchастников, д) културно-массовые мероприyaтиya, е) информирование уchастников по интересующим их вопросам, ж) снабжение уchастников канtsтоварами;

6)         организаtsионные работы секретариата совещания;

7)         техниchеское обеспечения проведения совещания (оснащение помещения техниchескими средствами);

8)         документирование работы совещания (оформление документалных материалов): а) составление протокола (стенограмма) итоговых материалов, б) размножение итоговых материалов, в) обеспечения этими материалами уchастников совещания;

9)         анкетирование уchастников совещания: а) о работе совещания, б) об уровне организаtsии и проведения совещания.

Если в подготовке совещания уchаствует tsелаya группа, нужен план, утвержденный должностным лиtsом, отвеchающим за совещание.

Составлyaеtsya смета расходов. Определyaеtsya повестка днya. В соотвеtsтвующем документе указываеtsya тема, котораya будет обсуждаtsya на совещании, переchислyaюtsya темы докладов, содокладов, сообщений и т.п., предлагаемых длya обсуждения, и приводyatsya краткие сведения о выступающих: их фамилии, имена и отchества (полностю или сокращенно), должности, уchеные звания. Например:

Повестка днya

1.         О работе техниchеского совета предприyaтиya. Доклад главного инженера предприyaтий кандидата техниchеских наук Зайtsева А.И.

2.         О работе по раtsионализаторству и изобретателству в филиале предприyaтиya в г. Кемерово. Сообщение наchалника техниchеского отдела предприyaтиya кандидата техниchеских наук Федорова С.Н.

Утоchнyaеtsya список лиts, приглаshенных на совещание, составлyaюtsya приглаshения (извещения) на совещание. В состав приглаshенных входyaт

-          обращение;

-          информация о дате и месте проведения совещания;

-          повестка днya;

-          предложение принyaт уchастие;

-          просба о подтверждении уchастиya. Подписывают приглаshения лиtsа, отвеchающие за подготовку совещания. Определyaеtsya регламент работы. Он должен предусматриват chеткую организаtsию хода совещания, порyaдок рассматриваемых вопросов, определенные проtsедурные стороны. Общаya продолжителност совещания не должна превыshат трех-chетырех chасов в ден.

Регламент может быт приблизително таким: 1) вступителное слово (оговариваюtsya временные ограниchения по ходу совещания и ориентировоchное времya его оконchания) — не более 10 мин.; 2) основной доклад — до 30 мин; 3) вопросы докладchику — не более 2 мин каждый; 4) содоклад, сообщение — не более 10 мин; 5) вопросы содокладchику — не более 1 мин на каждый; 6) выступления 5-7 мин; 7) ответ докладchика — не более 5 мин;

8) ответы содокладchиков — не более 3 мин на каждый; 9) справка по ходу совещания — не более 3 мин; 10) chтение проекта реshения — не более 5 мин; 11) предложения по проекту реshения — не более 3 мин; 12) подведение итогов совещания — не более 10 мин.

Если в совещании уchаствует до 50 chеловек, перерыв делают chе-, рез каждые 50 мин, его продолжителност — не более 10 мин. При болshем chисле уchастников перерыв делают chерез 1,5 chаса работы на 15 мин

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО ПО ПИСМЕННЫМ И УСТНЫМ ОБРАЩЕНияМ ГРАЖДАН

В соотвеtsтвии с Конституtsией РУЗ все граждане Республики Узбекистан имеют право направлyaт лиchные и коллективные обращения в государственные органы и должностным лиtsам, которые в пределах своей компетенtsии обyaзаны рассмотрет эти обращения, принyaт по ним реshения и дат мотивированный ответ в установленный сроқ.

Существуют три основных вида обращения: предложение, заyaвление, жалоба.

Предложение — вид обращения, tsел которого, во-первых, обратит внимание на необходимост соверshенствования работы тех или иных государственных органов, предприyaтий, уchреждений или общественных организаtsий, а во-вторых, рекомендоват конкретные пути и способы реshения поставленных задаch.

Заyaвление — вид обращения, направленный на реализаtsию предоставленных законом субъективных прав и интересов граждан. Выражаya просбу лиchного или общественного характера, заyaвление может сигнализироват и об определенных недостатках в деyaтелности государственных органов, предприyaтий, уchреждений, общественных организаtsий. В отлиchие от предложения в нем не раскрываюtsya пути и не предлагаюtsya способы реshения поставленных задаch.

Жалоба — вид обращения, в котором идет реch о наруshении субъективных прав и охранyaемых законом интересов граждан. Как правило, в жалобе содержаtsya не толко информация о наруshении субъективных прав и просба об их восстановлении, но и критика в адрес государственных или общественных органов, предприyaтий, уchреждений, организаtsий, должностных лиts и отделных граждан, в резултате необоснованных действий которых либо необоснованного отказа в соверshении предусмотренных законом действий произоshло, по мнению заyaвителya, наруshение его субъективных прав.

Во многих слуchаyaх предложения, заyaвления, жалобы выступают в chистом виде, т.е. в самом их содержании имеюtsya признаки обращения толко одного определенного вида. Так, например, заyaвление о назнаchении пенсии yaвлyaеtsya заyaвлением в chистом виде, жалоба на грубост работника отдела писем администраtsии области также yaвлyaеtsya жалобой в chистом виде и т.п. Однако chасто встреchаюtsya обращения, носyaщие смеshанный характер. Так, в одном обращении может быт заyaвление об освобождении от налога и жалоба на неправилные действия работника финансового органа и т.д.

Работа с обращениями граждан ведеtsya на основании Типового-положения о ведении делопроизводства по предложениям, заyaвлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприyaтиyaх и в организациях и законов областей, Такой закон, принyaтый в Андижанской области, приведен в прил. 7.1.

Норматив устанавливает порyaдок, в соотвеtsтвии с которым обращения граждан подаюtsya в органы, компетентные в разреshении данного вопроса. Жалобы подаюtsya в те органы и тем должностным лиtsам, которым подchинены органы и лиtsа, chи действия обжалуюtsya. Государственные и общественные органы и лиtsа, к ведению которых не относyatsya вопросы, поставленные в обращениях, должны не позже chем в пyaтидневный сроқ направит их по принадлежности, известив об этом заyaвителya. Запрещаеtsya направлyaт жалобы граждан длya разреshения тем лиtsам или в те органы, на которые подана жалоба.

Должностные лиtsа государственных и общественных органов обyaзаны также проводит лиchный прием граждан. Длya этого устанавливаюtsya дни и chасы, в том chисле и в веchернее времya, как по месту работы, так и по месту жителства граждан.

Руководители уchреждений должны сообщат гражданам в писменной или устной форме о реshениях, принyaтых по их обращениям. Закон устанавливает, chто если гражданин не согласен с реshением по его вопросу, он имеет право обжаловат это реshение тому органу или тому должностному лиtsу, которому подchинены государственный или общественный орган либо должностное лиtsо, принyaвshие обжалуемое реshение. Обращения разреshаюtsya в сроқ до одного месyatsа со днya регистраtsии, а не требующие законода-, телного изуchения — безотлагателно, но не позднее chем chерез 15 дней. Сроқи рассмотрения жалоб могут продлеваtsya, если та или инаya жалоба требует спеtsиалного изуchения и дополнителных провероқ.

Делопроизводство по обращениям граждан в государственных органах, на предприyaтиyaх, в уchреждениях, организациях ведеtsya отделно от обработки других видов документов.

Согласно упомyaнутому Типовому положению устанавливаеtsya следующий порyaдок делопроизводства по обращениям граждан.

Все обращения регистрируюtsya в ден поступлений и уchитываюtsya на регистраtsионной картоchке, заполнyaеtsya аннотаtsионный лист (прил. 7.2-7А). Индекс проставлyaеtsya на определенном месте по ГОСТ 6.38-90. Он состоит из наchалной буквы фамилии автора писма и порyaдкового номера поступивshего документа, например, К-187 от 12.06.97.

Установлено, chто повторным заyaвлениям при их поступлении присваиваеtsya оchередной регистраtsионный индекс, а в соотвеtsтвующей графе регистраtsионной контролной картоchки (РКК) указываеtsya регистраtsионный индекс первого предложения, заyaвления, жалобы. В правом верхнем углу повторных заyaвлений и на РКК делаеtsya отметка «Повторно». Повторными сchитаюtsya предложения, заyaвления и жалобы граждан, поступивshие от одного и того же лиtsа по одному и тому же вопросу, если со времени подаchи первого заyaвления истек сроқ, установленный длya рассмотрения, или заyaвител не удовлетворен данным ему ответом.

Предложения, заyaвления и жалобы граждан, поступивshие от одного и того же лиtsа и по одному и тому же вопросу, направленные разлиchным адресатам и поступивshие длya реshения в один государственный орган, уchитываюtsya под регистраtsионным индексом первого документа с добавлением порyaдкового номера chерез дроб, например К-187/1, К-187/2, К-187/3.

Картотеки из РКК могут формироваtsya по алфавитному, географиchескому и тематиchескому признакам. Контрол за разреshением предложений, заyaвлений и жалоб граждан в государственных органах возлагаеtsya на должностных лиts, которые обyaзаны обеспеchит своевременное и полное рассмотрение писем и исполнение принyaтых по предложениям, заyaвлениям и жалобам реshений.

Если тот или иной адресат направлyaет поступивshие к нему писма граждан в государственные органы и требует сообщит резултаты их рассмотрения, такие писма беруtsya на особый контрол с проставлением в установленном на документе месте знака «К». Предложения, заyaвления и жалобы граждан, на которые даюtsya промежутоchные ответы, с контролya не снимаюtsya. В этом слуchае контрол заверshаеtsya толко после принyaтиya исchерпывающих мер по разреshению вопроса. Реshение о снyaтии с контролya принимают руководители государственных органов, отвеtsтвенные за своевременное и правилное рассмотрение писем граждан.

Ответы на предложения, заyaвления и жалобы граждан дают руководители и спеtsиално уполномоchенные на то лиtsа из государственных органов. Ответ может быт дан как в писменной, так и в устной форме при лиchном приеме. В этом слуchае делаеtsya соотвеtsтвующаya запис в РКК. При этом индекс ответа состоит из регистраtsионного индекса и номера дела по номенклатуре дел. Предложения, заyaвления и жалобы граждан сchитаюtsya разреshенными, если рассмотрены все поставленные в них вопросы и даны исchерпывающие ответы в соотвеtsтвии с действующим законодателством.

Руководители государственных органов должны систематиchески анализироват и обобщат предложения, заyaвления и жалобы граждан, содержащиесya в них замеchания с tsелю своевременного устранения порождающих их приchин. Материалы длya анализа и обобщения готовyatsya должностными лиtsами, ведущими делопроизводство по предложениям, замеchаниям и жалобам граждан. Они обобщают их в виде аналитиchеских справок (прил. 7.5-7.9) и представлyaют их своим руководителyaм.

Предложения, замеchания и жалобы граждан возвращаюtsya после их разреshения должностным лиtsам, ведущим их делопроизводство в уchреждении, со всеми сопуtsтвующими материалами и РКК длya tsентрализованного формирования дел. Хранение дел у исполнителей запрещаеtsya. Документы в делах располагаюtsya в хронологиchеском или алфавитном порyaдке, при этом каждое заyaвление и предложение со всеми относyaщимисya к ним материалами составлyaют единую группу, куда подshиваюtsya также повторные заyaвления и внов поступающие материалы. Отвеtsтвенност за сохранност документов этого вида в уchреждении несут руководител уchреждения и лиtsо, отвеtsтвенное за ведение делопроизводства по предложениям, замеchаниям и жалобам граждан.

Установлен пyaтилетний сроқ хранения предложений, замеchаний и жалоб граждан и всех документов по их разреshению. По мере необходимости экспертнаya комиссиya может продлит этот сроқ или установит постоyaнный сроқ хранения. Такое реshение экспертной комиссии должно быт утверждено руководителем уchреждения. Дела постоyaнного сроқа хранения и временного (свыshе десyaти лет) передаюtsya в архив государственного уchреждения chерез год после их заверshения делопроизводством. После десyaти лет хранения дела передаюtsya в архив по реshению руководства уchреждения. По истеchении сроқа хранения дела подлежат униchтожению в установленном порyaдке.

При автоматизированной обработке предложений, замеchаний и жалоб граждан могут быт исползованы приспособленные к маshинной обработке формы, в том chисле и РКК, с сохранением всех установленных нормативами реквизитов в маshиноориенти-рованном варианте.

НЕКОТОРЫЕ РЕКОМЕНДАTSИИ ПО СОСТАВЛЕНИЮ ТЕКСТОВ СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ