Самоучитель Microsoft Access 2013

Глава 6 
Рис. 6.14. 
Окно для оформления столбцов списка 
Рис. 6.15. 
Окно выбора поля источника значений для поля формы 
Далее введите надпись поля со списком — 
Код покупателя 
(рис. 6.17). 
Нажмите кнопку 
Готово
(Finish). В результате будет создано новое поле со спи-
ском 
КОД_ПОК
. Замените поле с кодом покупателя на созданное мастером поле со 
списком. Использование поля со списком покупателей в режиме формы иллюстри-
рует рис. 6.10. Если потребуется настройка ширины столбцов списка, в окне 
свойств поля со списком в строках 
Ширина списка
(List Width) и 
Ширина
столб-
цов
(Column Width) задайте подходящие значения. 

---

Разработка интерфейса для ввода, просмотра и корректировки документов 
273 
Рис. 6.16. 
Выбор поля формы, в которое вводится значение из списка 
Рис. 6.17. 
Определение подписи поля со списком 
Создание поля со списком в режиме конструктора 
Мастер создает новое поле со списком. В режиме конструктора можно преобразо-
вать существующее поле в поле со списком.
В подчиненной форме ПЛАН ПОСТАВОК преобразуйте поле 
КОД_ТОВ
(код товара) 
в поле со списком. Для этого выберите в контекстном меню этого поля команду 
Преобразовать элемент в 
(Change To) и далее строку — 
Поле со списком 
(Combo 
Box). 

---

274 
Глава 6 
Затем откройте свойства поля (рис. 6.18). На вкладке 
Данные
(Data) в строке 
Дан-
ные
(Control Source) будет указано поле, которое будет заполняться в форме — 
КОД_ТОВ
. Выбором в строке 
Источник строк
(Row Source) таблицы ТОВАР указы-
вается, что из ее записей надо формировать список. В строке 
Тип источника строк
(Row Source Type) автоматически появляется
Таблица или запрос
(Table/Query), а 
в строке 
Присоединенный столбец
(Bound Column) — 1. Таким образом, чтобы 
сформировать поле со списком, может оказаться достаточным преобразовать обыч-
ное поле и выбрать его источник строк. 
О
БРАТИТЕ ВНИМАНИЕ
Список поля будет включать значения первого указанного в структуре таблицы столб-
ца. В приведенном примере таким полем является поле 
КОД_ТОВ
(код товара) — ключ 
таблицы ТОВАР, поэтому список поля будет построен правильно. Если же на первом 
месте в структуре таблицы окажется другое поле, список будет содержать неверные 
значения. В таком случае нельзя в качестве источника строк выбирать таблицу. Нужно 
с помощью построителя запросов или вручную записать в качестве источника строк 
инструкцию SQL, выбирающую из таблицы нужное поле — в данном случае поле с ко-
дом товара. 
Рис. 6.18. 
Определение свойств 
создаваемого поля со списком 
без использования мастера 
Если в списке необходимо отображать два столбца — код товара и наименование,
в конце строки свойства 
Источник строк
(Row Source) щелкните на кнопке
Построитель запросов 
(Query Builder). Добавьте в бланк запроса таблицу ТОВАР 
и включите в запрос ее поля 
КОД_ТОВ
и 
НАИМ_ТОВ
. Закройте окно построителя выра-
жений, подтвердив сохранение инструкции SQL созданного запроса и обновление 
свойства. Теперь в строке 
Источник строк
будет записана инструкция SQL: 
SELECT ТОВАР.КОД_ТОВ, ТОВАР.НАИМ_ТОВ FROM ТОВАР; 

---

Разработка интерфейса для ввода, просмотра и корректировки документов 
275 
В окне свойств поля на вкладке 
Макет
(Format) замените значение свойства поля 
Число
столбцов
(Column Count) с 
1
на 
2
. Кроме того, установите ширину столбцов 
и ширину списка, указав, например, 2 см, 5 см и 7 см соответственно. 
Для создания нового поля со списком без помощи мастера надо перетащить в фор-
му элемент управления 
Поле со списком 
(Combo Box), когда кнопка 
Использо-
вать
мастера 
(Use Control Wizards) не активна. 
Вычисления в документе 
Вычисления в форме могут осуществляться как в каждой записи формы, так и для 
группы записей, при формировании итоговых величин. Расчетные величины только 
отображаются в вычисляемых полях формы. Для сохранения результатов в таблице 
базы данных может быть использован макрос или процедура на VBA.
Рассчитайте в форме ДОГОВОРЫ С ПОКУПАТЕЛЯМИ значения стоимости зака-
занного товара в каждой строке подчиненной формы, а также общую стоимость 
заказанного в договоре товара. Разместите соответствующие вычисляемые поля, 
как предусмотрено в макете формы. 
З
АМЕЧАНИЕ
Если в форме отображается поле 
СУММА_ПОСТ
из таблицы ПОСТАВКА_ПЛАН, помес-
тите вычисляемое поле рядом. Сравните введенные в поле 
СУММА_ПОСТ
данные с рас-
четными и при необходимости подправьте. Если поле 
СУММА_ПОСТ
пусто, скопируйте 
в него рассчитанное значение, и оно сохранится в поле таблицы. 
Чтобы произвести вычисления на основе данных одной записи, создайте в подчи-
ненной форме вычисляемое поле и запишите туда выражение 
=КОЛ_ПОСТ*ЦЕНА
. Для 
этого откройте подчиненную форму в режиме макета и, нажав на вкладке ленты
Конструктор
(Design) в группе 
Элементы управления
(Controls) кнопку 
Поле
(Text Box), поместите этот свободный элемент управления, не связанный с источ-
ником данных, в конце строки данных. Проследите, чтобы при вставке элемента в 
конец строки данных рядом с существующим полем появилась желтая вертикаль-
ная линия. Это позволит вставить новый столбец непосредственно в макет формы. 
Откройте свойства нового поля и в строку 
Данные
(Control Source) на одноимен-
ной вкладке запишите выражение. При этом можно воспользоваться построителем 
выражений. Можно переключиться в режим конструктора и ввести выражение не-
посредственно в элемент управления 
Свободный
(Unbound). Выражение должно 
начинаться со знака равенства. В качестве операндов выражения чаще всего ис-
пользуются имена полей, константы, а в качестве операторов — знаки арифметиче-
ских операций.
Вычисление итоговых значений для группы записей подчиненной формы может 
быть выполнено с помощью встроенных статистических функций только в области 
примечания подчиненной формы. Для подсчета общей стоимости договора создай-
те в этой области свободный элемент управления и запишите туда выражение, со-
держащее статистическую функцию подсчета суммарной стоимости товаров 
=Sum(КОЛ_ПОСТ*ЦЕНА)
. В качестве аргумента статистической функции нельзя исполь-

---

276 
Глава 6 
зовать имена других вычисляемых элементов управления формы. Ссылаться можно 
только на имена полей, т. к. они являются источником данных. 
Для отображения результата вычисления в основной форме создайте там вычис-
ляемый элемент управления и запишите выражение 
=[ПЛАН ПОСТАВОК].Form![Поле8] 
Это выражение является ссылкой на элемент управления 
Поле8
в подчиненной 
форме, содержащий общую стоимость товаров. Общий формат такой ссылки при-
веден выше. 
Чтобы элементы управления из области примечаний подчиненной формы не ото-
бражались при просмотре формы, установите в свойстве примечания 
Вывод
на эк-
ран
(Visible) значение 
Нет
. 
Перейдите в режим просмотра в форме и убедитесь, что результаты расчетов ото-
бражаются правильно. 
Работа с документами 
Форма ДОГОВОРЫ С ПОКУПАТЕЛЯМИ
предназначена для ввода, просмотра, 
корректировки и удаления данных о договорах. В основной форме отображаются 
данные из одной записи таблицы ДОГОВОР, дополненные данными из таблицы 
ПОКУПАТЕЛЬ. В подчиненной форме выводятся связанные с договором записи из 
таблицы ПОСТАВКА_ПЛАН. Эти записи дополнены данными из таблицы ТОВАР. 
Чтобы начать работу с формой, выберите ее в области навигации и в контекстном 
меню выполните команду 
Открыть 
(Open).
Для просмотра и корректировки данных конкретного договора сделайте нужную 
запись текущей. Для этого воспользуйтесь созданными в форме кнопками 
Преды-
дущий договор
и 
Следующий
договор
или стандартными кнопками перехода по 
записям, предусмотренными как для основной, так и для подчиненной формы. 
При большом числе записей используйте команду поиска нужной записи. Для этого 
установите курсор на поле с номером договора и нажмите кнопку 
Найти 
(Find)
в соответствующей группе вкладки 
Главная
(Home). В диалоговом окне 
Поиск и 
замена
(Find and Replace) задайте номер нужного договора. После нажатия в этом 
окне кнопки 
Найти далее 
(Find Next) в форме отобразятся данные о заданном до-
говоре. 
В
НИМАНИЕ
! 
Грубой ошибкой является попытка перейти к нужной записи путем ввода нового зна-
чения в поле идентификации текущей записи — например, нового значения номера 
договора в форме ДОГОВОР. Такие действия могут привести лишь к изменению зна-
чения идентификатора в текущей записи. 
Для просмотра договоров в порядке возрастания или убывания его номеров устано-
вите курсор на поле с номером договора и нажмите кнопку 
Сортировка по воз-
растанию
(Sort Ascending)
или
Сортировка по убыванию
(Sort Descending)

---

Разработка интерфейса для ввода, просмотра и корректировки документов 
277 
в группе 
Сортировка и фильтрация
(Sort & Filter) на вкладке ленты 
Главная 
(Home). 
Рассмотрим ввод в базу данных нового документа "Договор". Для загрузки данных 
о новом договоре через форму ДОГОВОРЫ С ПОКУПАТЕЛЯМИ нажмите на 
нижней панели кнопок перехода по записям кнопку 
Новая
запись
(New (blank) 
record) 
. Текущей становится пустая запись источника основной формы — таб-
лицы ДОГОВОР и пустая запись источника подчиненной формы — таблицы 
ПОСТАВКА_ПЛАН. 
В главной форме заполните обязательные поля: номер договора (ключ таблицы 
ДОГОВОР) и код покупателя (поле связи с таблицей ПОКУПАТЕЛЬ), а также поле 
даты, загружаемой в таблицу ДОГОВОР. Справочные поля из таблицы 
ПОКУПАТЕЛЬ автоматически отобразятся после ввода кода покупателя. 
С полем типа данных 
Дата/время
(Date/Time) связывается календарь. В форме при 
выборе поля с датой заключения договора справа от него отображается значок ка-
лендаря. Выбранная в календаре дата вводится в поле 
ДАТА_ДОГ
. Однако если для 
поля определена маска ввода, календарь недоступен для использования. Если маска 
ввода была задана в свойствах таблицы, она автоматически наследуется полем в 
форме. Если после создания формы удалить маску в поле таблицы, она сохранится 
в поле формы. Для удаления маски в поле формы откройте свойства поля и очисти-
те соответствующую строку на вкладке 
Данные 
(Data). 
З
АМЕЧАНИЕ
При наличии календаря сохраняется возможность ручного ввода даты в поле. 
Сформированная запись автоматически сохранится в таблице ДОГОВОР при пере-
ходе в подчиненную форму. 
Поле суммы по договору может быть рассчитано и введено в таблицу ДОГОВОР 
после ввода данных в подчиненной форме. 
З
АМЕЧАНИЕ
Сохранить новую запись можно, выполнив команду 
Сохранить
(Save) в группе 
Запи-
си
(Records) на вкладке ленты 
Главная 
(Home) или просто щелкнув мышью на облас-
ти выделения записи. 
Перейдите к формированию записей в подчиненной форме. В каждой новой записи 
введите значения обязательных полей — кода товара (ключевое), месяца поставки 
(ключевое), а также полей — минимальная партия поставки и количество. После 
ввода кода товара справочные данные — наименование, единица измерения и цена 
из таблицы ТОВАР — отобразятся автоматически. Сформированная запись сохра-
нится в таблице ПОСТАВКА_ПЛАН при переходе к другой записи. 
Если в строке подчиненной формы создано вычисляемое поле для расчета стоимо-
сти поставки по каждому товару, значение стоимости будет автоматически вычис-
лено после заполнения полей Цена и Количество. 
Если в примечании подчиненной формы создано вычисляемое поле для расчета 
общей стоимости поставки, и на него сделана ссылка в вычисляемом поле основной 

---

278 
Глава 6 
части формы, после сохранения записи в подчиненной форме в главной форме ото-
бразится общая сумма по договору. 
З
АМЕЧАНИЕ
Для расчета стоимостей с сохранением результата в соответствующих полях таблиц 
ПОСТАВКА_ПЛАН и ДОГОВОР должны быть подготовлены процедуры обработки со-
бытий на VBA. 
Рассмотренные ранее способы перехода по записям формы не обеспечивают поль-
зователя достаточно удобным интерфейсом для выборки нужных документов. При 
работе с формами — электронными аналогами документов — пользователю часто 
необходимо иметь средства, обеспечивающие быстрый поиск нужного документа 
по заданным условиям отбора. Например, могут задаваться условия отбора для вы-
борки документа по его номеру или по заданному временному диапазону дат.
В общем случае целесообразно предусмотреть выборку по заданному идентифика-
тору объекта (товара, покупателя, склада, договора и т. п.) или по диапазону коли-
чественных показателей. 
Выборка документа по его идентификатору 
Рассмотрим организацию выборки нужного договора по заданному номеру. Преду-
смотрим возможность ввода номера договора в диалоге с пользователем. 
Для этого в источнике записей главной формы ДОГОВОРЫ С ПОКУПА-
ТЕЛЯМИ — запросе на выборку из записей двух взаимосвязанных таблиц — в по-
ле номера договора 
НОМ_ДОГ
определим параметр запроса 
[Номер договора]
(рис. 6.19). Представленное на рисунке окно построителя запросов открывается при
Рис. 6.19. 
Источник записей главной формы ДОГОВОРЫ С ПОКУПАТЕЛЯМИ 

---

Разработка интерфейса для ввода, просмотра и корректировки документов 
279 
щелчке на соответствующем значке в строке свойства формы 
Источник записей
(Record Source). 
Теперь при открытии формы будет выводиться диалоговое окно (рис. 6.20) для 
ввода значения параметра запроса (
Номер договора
). 
Рис. 6.20. 
Диалоговое окно ввода значения параметра запроса 
После ввода нужного номера договора в форме будут доступны данные соответст-
вующего договора. Однако для перехода к просмотру другого договора потребует-
ся заново открыть форму. 
Для удобства пользователя желательно создание такого интерфейса, который обес-
печит возможность выбора документа при постоянно открытой форме. Для этих
Рис. 6.21. 
Форма для выборки договора по выбираемому из списка номеру в режиме конструктора 

---

280 
Глава 6 
целей может быть подготовлена форма интерфейса, в которую встраивается форма 
документа. Форма интерфейса должна включать элемент управления, который 
обеспечивает ввод значения параметра запроса. 
Создадим пустую форму (без источника записей), воспользовавшись командой 
Конструктор
форм
(Form Design) в группе 
Формы
(Forms) на вкладке ленты 
Соз-
дание
(Create), и присвоим ей имя 
Выборка договоров
. Создадим в форме, открытой 
в режиме конструктора, с помощью мастера элемент управления — поле со спи-
ском. Выберем в качестве источника формирования значений списка таблицу 
ДОГОВОР и ее поле — номер договора. Полю со списком в его свойствах дадим 
имя, совпадающее с названием параметра запроса, — 
Номер договора
(см. рис. 6.19). 
В надписи поля запишем обращение к пользователю: 
Введите номер договора
. Пе-
ретащим из окна базы данных форму ДОГОВОРЫ С ПОКУПАТЕЛЯМИ в область 
данных формы 
Выборка договоров
. Полученная составная форма в режиме конст-
руктора приведена на рис. 6.21. 
Удалите надпись встроенной формы ДОГОВОРЫ С ПОКУПАТЕЛЯМИ. В свойст-
вах макета формы 
Выборка договоров
Область выделения
(Record Selectors), 
Поло-
сы прокрутки
(Scroll Bars), 
Кнопки перехода
(Navigation Buttons)
выберите зна-
чение 
Нет
. 
В режиме формы при выборе из списка номера нужного договора он отобразится 
во встроенной форме ДОГОВОРЫ С ПОКУПАТЕЛЯМИ (рис. 6.22). 
Рис. 6.22. 
Интерфейс, обеспечивающий выборку нужного договора в поле со списком 

---

Разработка интерфейса для ввода, просмотра и корректировки документов 
281 
Выборка документа по диапазону дат 
Для формы с именем ДОГОВОРЫ С ПОКУПАТЕЛЯМИ предусмотрим возмож-
ность ввода пользователем диапазона дат заключения договоров и выборки соот-
ветствующих договоров. Для этого подготовим интерфейс, обеспечивающий вы-
борку документов по диапазону дат, по аналогии с подготовкой интерфейса, рас-
смотренной в предыдущем примере. 
В запросе — источнике записей главной формы (см. рис. 6.19) удалим ранее задан-
ный параметр запроса 
[Номер договора]
и зададим в поле даты заключения догово-
ра 
ДАТА_ДОГ
два параметра запроса. Параметры определим в выражении 
Between 
[ДатаНачальная] And [ДатаКонечная]
, записанном в условии отбора. 
Как в предыдущем примере, создадим форму без источника записей, в которой 
разместим два свободных поля, не связанных с каким-либо источником данных.
В свойствах одному полю дадим имя параметра 
ДатаНачальная
, второму — 
Да-
таКонечная
. Надписи полей изменим на 
Дата начала периода
и 
Дата окончания 
периода
соответственно. Перетащим из окна базы данных форму ДОГОВОРЫ 
С ПОКУПАТЕЛЯМИ в область данных формы. 
Рис. 6.23. 
Интерфейс, обеспечивающий выборку документов по диапазону дат 

---

282 
Глава 6 
Для связи календаря с полями ввода дат диапазона выберите для каждого поля
в свойстве 
Формат поля 
(Format) на вкладке 
Макет
(Format) нужный формат, на-
пример 
Краткий формат даты
(Short Date). 
В режиме формы при вводе дат начала и конца диапазона во встроенной форме 
отобразятся выбранные договоры (рис. 6.23). 
Выборка документов с помощью фильтрации 
Используйте фильтры для выборки различных сведений из договоров. В открытой 
для работы с договорами форме установите курсор на поле с номером договора. 
Щелкните на кнопке 
Фильтр 
(Filter) в группе 
Сортировка и фильтр
(Sort & Filter) 
ленты 
Главная
(Home). В открывшемся окне откройте список 
Текстовые фильт-
ры 
(Text Filters). Для поля доступны эти фильтры, потому что поле имеет тексто-
вый тип данных. В списке щелкните на опции 
Содержит 
(Contains) — откроется 
настраиваемый фильтр (рис. 6.24). Введите нужный номер договора и нажмите 
кнопку 
ОK
. В форме отобразится выбранный договор. Открыть список 
Текстовые 
фильтры
можно также воспользовавшись контекстным меню поля.
Рис. 6.24. 
Диалоговое окно задания условия отбора для фильтра 
Чтобы снять фильтр с формы, используйте команду контекстного меню поля 
Снять фильтр с Номер договора
(Clear filter from НОМ_ДОГ). Если необходимо, 
задайте новые условия отбора по полю с номером договора. 
Чтобы отобрать договоры за заданный период, в контекстном меню поля с датой 
заключения договора откройте 
Фильтры
дат
(Date Filters). Список фильтров для 
дат позволяет осуществить выборку по самым разным критериям (рис. 6.25). 
О
БРАТИТЕ ВНИМАНИЕ
Итоговые данные по договору подсчитываются только для выбранных в результате 
фильтрации данных. 
Для отбора в договорах сведений только о заданном товаре используйте текстовый 
фильтр по полям с наименованием товара. Для отбора заданного товара, заказанно-
го в заданном месяце, не снимая фильтра с наименования товара, выполните 
фильтрацию по полю 
СРОК_ПОСТ
(срок поставки). Числовой фильтр по полю 
СРОК_ПОСТ
позволит отобрать данные в любом заданном интервале. При использо-
вании фильтров легко проверить запланированные поставки заданного товара в до-
говорах и, если необходимо, откорректировать или дополнить их новыми строками. 
Таким образом, использование фильтра позволит просматривать данные в различ-
ном представлении.

---

Разработка интерфейса для ввода, просмотра и корректировки документов 
283 
Рис. 6.25. 
Фильтры для выборки 
записей по полю с типом данных 
Дата/Время
Задание 6.1. Создание интерфейса для работы с документом "Накладная" 
Создайте многотабличную форму для ввода и корректировки в базе данных
накладных на отгрузку товаров. 
Подсхема для такой формы приведена на рис. 6.26. В результате загрузки в базу 
данных по накладным должны создаваться только записи таблиц НАКЛАДНАЯ
и ОТГРУЗКА. 
1.
Осуществите проектирование интерфейса для загрузки данных документа 
НАКЛАДНАЯ:
•
определите общую структуру составной формы в соответствии с подсхемой 
данных для формы, приведенной на рис. 6.26; 
•
разместите реквизиты в проекте формы так, чтобы обеспечить удобный ввод 
данных с документа, а также отображение справочной информации по дого-
вору, покупателю и товару.
2.
Выполните конструирование экранной формы, через которую будет осуще- 
ствляться ввод, добавление и изменение записей таблиц НАКЛАДНАЯ и 
ОТГРУЗКА. 
3.
Загрузите данные с документа НАКЛАДНАЯ
через построенную форму. 

---

284