Самоучитель Microsoft Access 2013

Глава 3 
Рис. 3.29. 
Окно для выбора варианта вставки объекта 
объекта
(Object Type:) выберем 
Bitmap Image
и отметим переключатель 
Создать 
из файла
(Create from File). 
В открывшемся окне (рис. 3.30) нужно ввести имя файла с фотографией. Для поис-
ка файла можно воспользоваться кнопкой 
Обзор 
(Browse), по которой выведется 
диалоговое окно, позволяющее просмотреть диски и папки и выбрать необходимый 
файл. 
Рис. 3.30. 
Окно для выбора вставляемого объекта из файла 
В
НИМАНИЕ
! 
Флажок
Связь
(Link) по умолчанию не отмечен и, следовательно, содержимое файла 
будет введено в поле как внедренный объект. Увидеть содержимое поля можно через 
форму или отчет. Дальнейшие изменения в файле не будут отражаться на встроен-
ном объекте. Для ввода в поле 
связанного
объекта
надо установить флажок 
Связь 
(Link). Это сэкономит место в базе данных и даст возможность отображать все изме-
нения, вносимые в файл другими приложениями. 
Результат заполнения таблицы представлен на рис. 3.28, где в соответствующем 
поле указан вид объекта — 
Bitmap Image
. Для просмотра внедренного объекта
в создавшем его приложении достаточно в соответствующем поле установить кур-
сор и щелкнуть двойным щелчком кнопки мыши.

---

Создание базы данных 
131 
Для отображения содержимого поля в виде значка, представляющего файл с доку-
ментом, надо в окне вставки объекта (см. рис. 3.30) установить флажок 
В виде 
значка 
(Display As Icon). Значок может быть использован для представления свя-
занного объекта. 
Размещение вложений 
Добавим поле вложения в таблицу базы данных ТОВАР. Access 2007–2013 предос-
тавляет два способа добавления поля вложения в таблицу. Такое поле можно доба-
вить в режиме таблицы или в режиме конструктора. В любом режиме для поля дос-
таточно выбрать тип данных 
Вложение
(Attachment). В режиме таблицы в строке 
заголовка поля вложения отображается значок скрепки, и в него нельзя ввести 
текст. В режиме конструктора можно изменить имя поля и в свойстве поля ввести 
подпись, например, 
Поле вложений
, которая заменит значок скрепки в заголовке 
поля вложения.
З
АМЕЧАНИЕ
Преобразовать поле вложения в поле с другим типом данных невозможно. Такое поле 
можно только удалить. 
Для добавления и изменения вложений служит диалоговое окно 
Вложения 
(Attachments) (рис. 3.31). Это диалоговое окно можно открыть двойным щелчком 
в поле вложения в таблице. Файлы вложений сохраняются в базе данных. 
Рис. 3.31. 
Окно для управления файлами в поле вложений 
На рис. 3.31 в окне 
Вложения
(Attachments) перечислены добавленные файлы, а в 
поле вложений указано их число. 
Вложения можно просматривать и редактировать, нажав в окне 
Вложения
кнопку 
Открыть
(Open). Для открытия вложения используются программы, в которых 
создавались эти файлы, или программы, поддерживающие файлы такого типа. На-

---

132 
Глава 3 
пример, при открытии вложенного в таблицу рисунка BMP запускается программа 
просмотра фотографий Windows, при открытии документа Word запускается при-
ложение Word, и работа с документом происходит в этом приложении. Если при-
ложение Word не установлено на компьютере, откроется диалоговое окно с пред-
ложением выбрать программу для работы с файлом. 
Для рисунка, открытого в программе просмотра, выполните команду 
Открыть
и 
выберите программу, с помощью которой можно выполнить редактирование ри-
сунка. 
Отредактируйте открытый файл средствами открывшей его программы. Сохраните 
внесенные в файл изменения и завершите работу программы. При этом все измене-
ния вложенного файла сохранятся во временной копии файла на жестком диске 
в папке временных файлов Интернета. 
Чтобы сохранить изменения в базе данных, вернитесь в Access и в диалоговом окне 
Вложения
(Attachments) нажмите кнопку 
OK
. Окно закроется, и появится сообще-
ние с предложением сохранить вложенный файл (рис. 3.32), нажмите кнопку 
Да
. 
Рис. 3.32. 
Сообщение
при завершении работы с вложениями 
Любой из файлов или все файлы, вложенные в поле записи, можно сохранить на 
жестком диске или в сети. В диалоговом окне 
Вложения
(Attachments) щелкните 
соответственно кнопку 
Сохранить как
(Save As) или 
Сохранить все
(Save All).
В диалоговом окне 
Сохранить вложения
(Save Attachment) выберите папку для 
нового расположения файла или всех файлов вложения и нажмите кнопку 
Сохра-
нить
(Save). 
При использовании поля вложений в форме или отчете на элементе управления 
отображаются и могут просматриваться без использования дополнительного про-
граммного обеспечения вложения таких форматов графических файлов, как BMP, 
PNG, GIF, JPEG, JPG, TIFF, TIF и ряда других, непосредственно поддерживаемых 
Access. Для неграфических файлов на элементе управления отображается значок 
программы, создавшей файл. Для элемента управления в форме, так же как и в таб-
лице, доступно окно 
Вложения
(Attachments) со всеми его командами управления. 
В формах и отчетах для перехода по файлам и вызова окна 
Вложения 
используется 
прозрачная мини-панель инструментов 
, вызываемая щелчком мыши в 
элементе управления. 

---

Создание базы данных 
133 
Как правило, в качестве вложений можно использовать файлы, созданные в любых 
программах Microsoft Office. Кроме того, вложениями могут служить файлы жур-
нала (LOG), текстовые файлы (TEXT, TXT) и сжатые ZIP-файлы. 
Ввод логически связанных записей 
Введем несколько логически взаимосвязанных записей в таблицы ДОГОВОР и 
ПОСТАВКА_ПЛАН. Логическая связь этих таблиц обеспечивается полем 
НОМ_ДОГ
— номер договора, входящий в структуру обеих таблиц. 
Объекты ДОГОВОР и ПОСТАВКА_ПЛАН связаны одно-многозначными отноше-
ниями. Связь таких таблиц реализуется в схеме данных с помощью ключа главной 
таблицы ДОГОВОР. В подчиненной таблице это поле связи является частью ее со-
ставного ключа. Пока не создана схема данных, в которой устанавливаются связи 
между таблицами и их свойства, система не может контролировать логическую 
взаимосвязь вводимых данных. Поэтому для получения целостной базы, в которой 
каждая запись подчиненной таблицы имеет логически связанную с ней главную 
запись, пользователю придется самому отслеживать взаимосвязи записей. При вво-
де подчиненной записи в таблицу ПОСТАВКА_ПЛАН необходимо проверять на-
личие в главной таблице ДОГОВОР записи с ключом, значение которого совпадает 
со значением поля связи (внешнего ключа) в подчиненной записи. То есть при до-
бавлении строки плана поставки для договора 
Д111
необходимо, чтобы договор 
с этим номером уже был представлен в таблице ДОГОВОР. 
При непосредственном вводе записей во взаимосвязанные таблицы полезно отобра-
зить на экране обе таблицы (рис. 3.33). 
Рис. 3.33. 
Таблицы ДОГОВОР и ПОСТАВКА_ПЛАН 

---

134 
Глава 3 
Для удобного отображения открытых таблиц можно воспользоваться одной из
команд меню 
Сверху вниз 
(Tile Horizontally)
Слева направо 
(Tile Vertically) или
Каскадом 
(Cascade) в списке кнопки 
Перейти в другое
окно 
(Switch Windows) на 
ленте 
Главная
(Home) в группе 
Окно 
(Window). 
Отображение записей подчиненных таблиц в главной таблице 
В Access имеется возможность при просмотре главной таблицы отображать записи 
подчиненных таблиц, называемых в этом случае 
подтаблицами
. Это позволяет 
пользователю при добавлении, удалении и изменении записей осуществлять кон-
троль корректности связей в отображаемой цепочке таблиц. Например, если ото-
бразить в таблице ДОГОВОР подчиненную таблицу ПОСТАВКА_ПЛАН, связь 
между которыми осуществляется по полю 
НОМ_ДОГ
(номер договора), то при запол-
нении таблицы ПОСТАВКА_ПЛАН невозможно допустить ошибку в поле 
НОМ_ДОГ
, 
т. к. оно даже не отображается в подчиненной таблице. Однако это никоим образом 
не помогает при заполнении других полей связи таблицы ПОСТАВКА_ПЛАН, та-
ких, например, как 
КОД_ТОВ
(код товара). 
При просмотре таблицы, для которой определена подтаблица, отображается стол-
бец со значками "плюс" в каждой записи (рис. 3.34). Достаточно щелкнуть на знач- 
Рис. 3.34. 
Отображение подчиненных записей подтаблицы в главной таблице 

---

Создание базы данных 
135 
ке "плюс" (+) в строке записи, чтобы отобразились записи подчиненной таблицы, 
связанные с текущей записью. При этом плюс на значке преобразуется в минус (–). 
Щелчком на минусе подчиненные записи закрываются. Таким образом могут быть 
открыты подчиненные записи каждой записи главной таблицы. Если открыть все 
записи главной таблицы, вы увидите все записи подчиненной таблицы (при усло-
вии, что для связи обеспечивается целостность), разбитые на подмножества, свя-
занные с конкретными записями главной таблицы. 
В таблице базы данных Access одновременно можно просматривать данные под-
таблиц восьми уровней. 
Для определения подтаблицы выполните команду 
Подтаблица
(Subdatasheet)
в списке кнопки 
Дополнительно
(More) на вкладке ленты
Главная
(Home) в груп-
пе 
Записи 
(Records). Отобразится окно 
Вставка подтаблицы
(Insert Subdatasheet) 
(рис. 3.35), в котором следует выбрать подчиненную таблицу или запрос и указать 
поля связи. 
Рис. 3.35. 
Окно для выбора подчиненной таблицы и поля связи с ней 
Если в главной и подчиненной таблицах поле связи имеет разные имена, то в окне 
Вставка подтаблицы
(Insert Subdatasheet) можно ввести имена полей связи, при 
составном ключе имена полей разделяются точкой с запятой. Если между таблица-
ми ТОВАР и ПОСТАВКА_ПЛАН не было установлено связи в схеме данных, 
Access автоматически добавит эту связь после утвердительного ответа пользовате-
ля в диалоговом окне (рис. 3.36). 
Открыть или закрыть все подчиненные записи можно, воспользовавшись командой
Подтаблица
| 
Развернуть все
(Subdatasheet | Expand All) или 
Свернуть все

---

136