Самоучитель Microsoft Access 2013

Глава 3 
В
НИМАНИЕ
! 
Пользователь может начинать работу с базой при любом количестве созданных таб-
лиц еще до создания полной базы, отображающей все объекты модели данных пред-
метной области. База данных может создаваться поэтапно, и в любой момент ее мож-
но дополнять новыми таблицами и вводить связи между таблицами в схему данных, 
существующие таблицы могут дополняться новыми полями. 
На открывшейся после запуска Access странице (рис. 3.1) можно открыть сущест-
вующую базу данных или создать новую. Область, предназначенная для открытия 
файлов базы данных, размещена слева. Здесь отображается список 
Последние
(Recent), демонстрирующий недавно открывавшиеся базы данных. Эти базы могут 
быть открыты щелчком мыши на них. В конце строки с именем выделенной базы 
изображается значок кнопки. Щелчком на значке 
можно закрепить элемент (ба-
зу данных) в списке последних, а щелчком на значке 
открепить этот элемент от 
списка. Ниже размещена ссылка 
Открыть другие файлы
(Open Other Files).
В правой части стартового окна Access размещена область создания базы данных.
В ней представлены элементы для создания двух основных объектов Access: новой
Рис. 3.1. 
Стартовое окно Access 

---

Создание базы данных 
91 
пустой базы данных рабочего стола и пользовательского веб-приложения. Кроме 
того, область этой команды содержит многочисленные шаблоны баз данных, раз-
мещенные на вашем компьютере. Дополнительные шаблоны можно загрузить из 
Интернета, задав тему в поле 
Поиск шаблонов в сети
(Search for online templates). 
Шаблон — это готовая к использованию база данных, содержащая все таблицы, 
запросы, формы и отчеты, необходимые для выполнения определенной задачи. Эти 
готовые базы данных позволяют быстро создать приложения, ориентированные на 
поддержку широкого спектра задач. Такие стандартные приложения можно ис-
пользовать без какой-либо модификации и настройки либо, взяв их за основу, при-
способить шаблон к своим нуждам и создать новые таблицы, формы, отчеты и дру-
гие объекты базы данных. 
З
АМЕЧАНИЕ 
На рисунке в правой верхней части окна отображаются сведения из учетной записи, 
которая была создана при регистрации на сайте SharePoint, что необходимо для соз-
дания пользовательского веб-приложения. В списке 
Последние 
(Recent) отображена 
база данных 
App
, являющаяся веб-приложением Access 2013.
Создание файла базы данных Access 
Если для решения ваших задач использовать шаблон не имеет смысла, можно соз-
дать на компьютере базу данных с нуля. Поскольку Access хранит все таблицы ба-
зы данных, а также другие объекты в одном файле, прежде чем приступить к их 
созданию, необходимо создать файл пустой базы данных. 
Для создания файла новой локальной базы данных щелкните в области создания 
базы данных стартового окна Access на элементе 
Пустая база данных рабочего 
стола
(см. рис. 3.1). 
Пустая база данных рабочего стола
создается на вашем ком-
пьютере и ее нельзя опубликовать в Интернете. 
В открывшемся окне (рис. 3.2) введите имя файла в поле 
Имя файла
— например, 
Поставка товаров
.
Рис. 3.2. 
Определение имени и местоположения файла новой базы данных 

---

92 
Глава 3 
Задавая имя файла базы данных, следует иметь в виду, что оно не должно содер-
жать символов: \ / : * ? " < > |, а его предельная длина составляет 215 символов, 
включая пробелы.
Под именем отображается имя папки, в которой по умолчанию сохранится файл 
базы данных. Если надо сохранить файл в другой папке, щелкните на значке 
Поиск 
расположения для размещения базы данных
(Browse for a location to put your 
database)
(справа от поля ввода имени файла базы данных) и в окне 
Файл новой 
базы данных
(File New Database) откройте нужную папку (рис. 3.3).
Рис. 3.3. 
Окно выбора местоположения, имени и формата файла новой базы данных 
З
АМЕЧАНИЕ
Для смены папки 
Мои
документы
(My Documents), используемой по умолчанию для 
сохранения файлов новых баз данных, на вкладке 
Файл
(FILE) выполните команду 
Параметры 
(Options) и в открывшемся диалоговом окне на вкладке 
Общие
(Popular)
в разделе 
Создание
баз данных
(Creating databases) в поле 
Рабочий каталог 
(Default 
Database Folder), используя кнопку 
Обзор
(Browse), выберите путь к папке, в которой 
предполагается хранить новые базы данных. 
В окне 
Файл новой базы данных
(File New Database) в поле 
Тип файла
(Save as 
type) выберите формат создаваемой базы данных. По умолчанию формат файла 
имеет значение 
База данных Microsoft Office Access 2007-2013 
(Microsoft Office 
Access 2007-2013 Databases). В Access 2013 сохранился формат базы данных, впер-
вые принятый в Access 2007. Базы данных в формате Access 2007-2013 сохраняют-
ся в файлах с расширением 
accdb
. В предыдущих версиях базы данных сохранялись 
в файлах с расширением 
mdb
. 

---

Создание базы данных 
93 
З
АМЕЧАНИЕ
Для изменения формата, выбираемого для новой базы данных по умолчанию, на 
вкладке 
Файл
(FILE) выполните команду 
Параметры 
(Options) и в открывшемся диа-
логовом окне на вкладке 
Общие
(Popular) в разделе 
Создание
баз данных
(Creating 
databases) в поле 
Формат файла по умолчанию для пустой базы данных 
(Default 
file format) выберите нужный формат. 
Закончив выбор, в окне 
Файл новой базы данных
(File New Database), щелчком по 
кнопке 
Создать
(Create) (см. рис. 3.2) завершите процесс создания пустого файла 
новой базы данных. В результате откроется окно созданной базы данных с пустой 
таблицей с именем 
Таблица1
(Table1) в режиме таблицы (рис. 3.4). Курсор нахо-
дится в первой пустой ячейке столбца 
Щелкните для добавления
(Click to Add). 
Теперь можно приступить к созданию этой таблицы и других объектов новой ори-
гинальной базы данных. 
Рис. 3.4. 
Окно пустой базы данных 
З
АМЕЧАНИЕ 
В предыдущих версиях Access можно было создавать проекты, предназначенные для 
работы с базой данных, размещенной на Microsoft SQL Server. В проекте создавались 
объекты, составляющие приложение пользователя, а база данных могла разрабаты-
ваться в среде проекта, но сохранялась на SQL-сервере.
Для создания нового проекта достаточно было при создании новой базы данных вы-
брать формат Microsoft Access Проекты (
*.adp
). При создании проекта определялась 
возможность подключения к существующей на сервере базе данных или создание но-
вой базы данных на сервере.
Окно Access 
Создание новой пустой базы данных в формате Access 2013 приводит к открытию 
окна Access, в заголовке которого записано: 
<
Имя БД
>: база данных
-
<полное 
имя базы данных с указанием местоположения файла и расширения> (Формат 
файлов Access)
. Реквизит 
<
Имя БД
> 
соответствует заданному в поле 
Имя файла 
(см. рис. 3.4).

---

94 
Глава 3 
Ниже следуют основные компоненты пользовательского интерфейса Access 2013, 
которые формируют среду работы с базой данных (см. также рис. 1.11).
Строка вкладок
определяет доступный функционал Access. Вкладки объеди-
няют логически связанные команды, ориентированные на задачу. С каждой 
вкладкой связана группа команд, представленная на соответствующей ленте. 
Исключением является вкладка 
ФАЙЛ
, выделенная цветом. Эта вкладка откры-
вает набор команд, отображаемых на отдельной странице (рис. 3.5) и примени-
мых ко всей базе данных: 
Сжать и восстановить
, 
Зашифровать с использова-
нием
пароля
, а также содержит ссылку для просмотра и изменения свойств
базы данных. 
Стрелка в верхнем левом углу страницы позволяет вернуться на предыдущее 
окно. 
Лента 
— это полоса в верхней части окна приложения, содержащая группы
команд выбранной вкладки. 
Область навигации.
Область в левой части окна Access, предназначенная для 
отображения и работы со всеми объектами открытой базы данных. Область на-
вигации появилась в Access 2007 и заменила окно базы данных предыдущих 
версий. 
Рис. 3.5. 
Представление команд, открываемых на вкладке 
ФАЙЛ

---

Создание базы данных 
95 
Лента 
Лента расположена в верхней части окна Access и отображает команды активной 
вкладки. Лента является основным элементом интерфейса в Access 2013, содержа-
щим все инструменты для работы с объектами базы данных. На ленте находятся 
все команды, которые до Access 2010 были размещены в различных меню и пане-
лях инструментов.
Четыре 
стандартные вкладки
: 
Главная 
(Home), 
Создание 
(Create), 
Внешние дан-
ные
(External Data) и 
Работа с базами данных 
(Database Tools) — отображаются
в окне Access и не зависят от выбранного объекта базы данных и режима работы
с ним. Команды на ленте каждой вкладки организованы в несколько групп, соот-
ветствующих подзадачам вкладки. Некоторые команды могут открывать другие 
элементы интерфейса, например, коллекции
или диалоговые окна. 
Остальные виды вкладок ленты являются 
контекстно-зависимыми
, соответствуют 
текущему активному объекту и режиму работы. Набор контекстных вкладок авто-
матически появляется в интерфейсе наряду со стандартными вкладками по мере 
необходимости.
Названия соответствующих контекстных вкладок выделены цве-
том.
Контекстные вкладки предоставляют команды для работы с выбранным объ-
ектом. 
В ряде случаев стандартный набор вкладок при переключении на конкретный вид 
или режим работы заменяется так называемыми 
программными вкладками
, напри-
мер, при предварительном
просмотре
отчета. 
Панель быстрого доступа 
Панель быстрого доступа — небольшая панель инструментов, на которую можно 
добавить самые нужные команды. Она может размещаться под лентой или над ней 
и обеспечивает доступ к командам одним нажатием кнопки. Первоначально панель 
содержит лишь команды 
Сохранить 
(Save), 
Отменить 
(Undo), 
Вернуть 
(Redo) и 
Настроить панель быстрого доступа
(Customize Quick Access Toolbar) . 
Панель быстрого доступа легко дополнить любыми командами и даже целыми 
группами. Для настройки панели можно использовать различные способы. Напри-
мер, воспользоваться соответствующей кнопкой
на панели быстрого доступа и вы-
брать некоторые команды из ее меню. При выборе опции 
Другие команды
(More 
Commands) открывается окно 
Параметры Access
(Access Options) с отображенной 
вкладкой 
Панель быстрого доступа
(Quick Access Toolbar), с помощью которой 
любую команду можно добавить на панель или удалить с нее. Кроме того, добавить 
на панель быстрого доступа любую команду ленты можно через контекстное меню 
этой команды. Удалить добавленную команду с панели быстрого доступа можно, 
выполнив команду 
Удалить с панели быстрого доступа
(Remove from Quick 
Access Toolbar) контекстного меню команды, размещенной на этой панели.

---

96