Самоучитель Microsoft Access 2013

Глава 3 
Область навигации 
Область навигации (рис. 3.6) служит для отображения объектов открытой базы 
данных и выполнения работ с ними. Действия, которые можно выполнить с объек-
том, представлены как командами ленты, так и командами его контекстного меню. 
Команды контекстного меню позволяют открывать объект в нужном режиме, уда-
лять, переименовывать, экспортировать, просматривать его свойства и выполнять 
некоторые другие действия.
Кнопка выбора категории
Группы выбранной категории
Рис. 3.6. 
Область навигации со встроенными группами объектов 
Все объекты базы данных в области навигации делятся на категории, которые,
в свою очередь, содержат группы. На рис. 3.6 показаны группы встроенной катего-
рии 
Тип объекта
(Object Type), для которой выбран фильтр
Все объекты Access 
(All Access Objects). Эта категория группирует компоненты базы данных по их ти-
пам — таблицы помещаются в группу 
Таблицы
(Tables), формы — в группу 
Фор-
мы
(Forms) и т. д.
Область навигации можно использовать для упорядочения объектов по типу, дате 
создания, дате изменения, связанной таблице (на основе зависимостей объектов), 
а также в пользовательских категориях и группах.
Пользовательские категории и группы объектов базы данных (рис. 3.7) позволяют 
объединить объекты, например, по функциональному назначению. Это облегчает 
пользователю работу с базой данных и может быть использовано вместо приме-
нявшихся ранее кнопочных форм. 
Включить в область навигации новую категорию можно в окне 
Параметры нави-
гации
(Navigation Options), открывающемся соответствующей командой контекст-
ного меню при щелчке правой кнопкой мыши в пустом пространстве нижней части 
области навигации. Для добавления категории воспользуйтесь кнопкой 
Добавить 
элемент
(Add Item). Соответствующие кнопки позволят переименовать или уда-
лить категорию. В этом же окне можно добавить, переименовать или удалить груп-
пу из категории (рис. 3.8). 
Для добавления объектов в группу следует закрыть окно 
Параметры навигации
(Navigation Options), в области навигации перейти в созданную категорию, напри-
мер, 
Поставка товаров
, в фильтре по группам выбрать 
Показать все
. Далее
в группе 
Неназначенные объекты
(Unassigned Objects) выбрать нужный объект и

---

Создание базы данных 
97 
Рис. 3.7. 
Область навигации
с пользовательской категорией 
Поставка
товаров
и группами 
объектов 
Рис. 3.8. 
Окно 
Параметры навигации
с пользовательской категорией 
Поставка
товаров
и ее группами 
по контекстному меню включить его в нужную группу. Если группа не была созда-
на к этому моменту, можно создать ее командой этого же контекстного меню. 
После того как группы наполнены объектами, можно в созданной категории рабо-
тать с объектами всех групп или применить фильтр по группам и работать с объек-

---

98 
Глава 3 
тами выбранной группы. Для того чтобы в категории не отображалась группа 
Не-
назначенные объекты
, следует в окне 
Параметры навигации
снять флажок 
с соответствующей строки. 
Элемент области навигации 
Поиск 
(Search) позволяет произвести быстрый поиск 
объектов в больших базах данных. По мере ввода текста группы, которые не со-
держат объектов, удовлетворяющих условию поиска, сворачиваются. Чтобы пре-
кратить поиск и восстановить свернутые группы, следует нажать кнопку 
Очистить 
строку поиска
(Cliar Search String) 
, расположенную в конце строки 
Поиск 
(Search). 
Для отображения поля 
Поиск
(Search) щелкните правой кнопкой мыши в пустом 
пространстве области навигации и в контекстном меню выберите пункт 
Строка 
поиска 
(Search Bar). 
Объекты в каждой группе могут отображаться с разной степенью подробности. На-
пример, выбор в контекстном меню группы команды 
Просмотр | Сведения
(View 
By | Details) позволяет отобразить для каждого объекта группы дату его создания 
и изменения. 
Область навигации нельзя скрыть за другими окнами, но можно свернуть, восполь-
зовавшись кнопкой 
Открыть/закрыть границу области переходов
(Shutter Bar 
Open/Close Button) 
, размещенной в ее правом верхнем углу.
Область документов 
Каждый открываемый в любом режиме объект базы данных отображается в облас-
ти документов. Предусмотрено два вида представления объекта в области докумен-
тов: 
Перекрывание окон
и 
Вкладки
. 
Перекрывающиеся окна объектов могут занимать всю область документов, прини-
мать любые размеры или сворачиваться до размеров заголовков, отображаемых 
внизу области документов. Для перехода к другому документу достаточно щелчка 
мыши на нем. Если не все документы видны в окне, для перехода к другому доку-
менту можно использовать команду 
Перейти в другое окно
(Switch Windows) 
(рис. 3.9), размещенную в группе 
Окно
(Window) на вкладке ленты 
Главная
(Home).
Начиная с Access 2007, открытые объекты базы данных могут размещаться на раз-
личных вкладках области документов (рис. 3.10). Ярлычки вкладок используются 
для переключения между открытыми объектами. При использовании вкладок каж-
дый объект занимает всю область документов и исключается возможность одно-
временного просмотра ряда объектов. Команда 
Перейти в другое окно
(Switch 
Windows) делается недоступной. 
Переход из режима использования вкладок документов к режиму перекрытия окон 
и обратно осуществляется путем настройки параметров Access. 
Щелкните на вкладке 
ФАЙЛ
, а затем на открывшейся странице выполните коман-
ду 
Параметры 
(Options). В левой области диалогового окна 
Параметры Access

---

Создание базы данных 
99 
выберите опцию 
Текущая база данных 
(Current Database). В разделе 
Параметры 
приложения
(Application Options) в группе 
Параметры окна документа
(Document Window Options) выберите 
Перекрывание окон
(Overlapping Windows) 
или 
Вкладки 
(Tabbed Documents). 
Рис. 3.9. 
Список команд кнопки 
Перейти в другое окно
и открытых документов 
Рис. 3.10. 
Пример набора вкладок документов. Активна вкладка с таблицей 
ДОГОВОР
Чтобы изменения этих параметров вступили в силу, необходимо закрыть и снова 
открыть базу данных. 
З
АМЕЧАНИЕ
Параметр вкладки документов относится к конкретной базе данных и должен устанав-
ливаться отдельно для каждой базы данных. В новых базах данных, созданных в 
формате Access 2007-2013, вкладки документов отображаются по умолчанию. В базах 
данных, созданных в предыдущих версиях Access, по умолчанию используются пере-
крывающиеся окна. 
Строка состояния 
Вдоль нижней границы окна Access размещена строка состояния, отображающая 
кнопки, с помощью которых удобно переключаться в различные режимы работы 
с активным объектом. 

---

100 
Глава 3 
Если в окне не отображается строка состояния, откройте окно параметров Access.
В его левой области выберите опцию 
Текущая база данных 
(Current Database).
В разделе 
Параметры приложения 
(Application Options) установите флажок 
Строка состояния
(Status Bar). 
Создание таблицы базы данных 
Как уже говорилось ранее, таблица содержит данные об одном информационном 
объекте или сущности — например, сведения о покупателях или товарах. Каждая 
запись (строка) в таблице включает данные об одном экземпляре сущности — на-
пример о конкретном покупателе. Запись состоит из полей (столбцов), каждое из 
которых включает один из атрибутов сущности, — таких как наименование, ИНН, 
адрес и телефон. Для однозначной идентификации записи в таблице определяется 
уникальный простой или составной ключ. База данных может содержать множест-
во таблиц. Разработка базы данных начинается с создания таблиц. 
Создание таблицы БД состоит из двух этапов. На первом этапе определяется ее 
структура: состав полей, их имена, тип данных каждого поля, размер поля, ключи, 
индексы таблицы и другие свойства полей. На втором этапе производится создание 
записей таблицы путем заполнения ее полей данными. 
В Access создание таблицы может быть выполнено в одном из двух режимов: 
в 
режиме конструктора
(Design View), позволяющем максимально полно опре-
делить структуру таблицы; 
в 
режиме таблицы
(Datasheet View), предназначенном, прежде всего, для созда-
ния, просмотра, поиска, корректировки ее записей и, кроме того, реализующем 
функции, обеспечивающие определение структуры таблицы. 
Рассмотрим основные параметры полей таблицы, которые могут быть заданы, вне 
зависимости от способа создания таблицы.
Имена полей и тип данных 
Для определения поля таблицы обязательно задаются 
Имя
поля
(Field Name) и 
Тип
данных
(Data Type).
Имя поля
(Field Name) — каждое поле в таблице должно иметь уникальное имя, 
удовлетворяющее соглашениям об именах объектов в Access. Оно является ком-
бинацией из букв, цифр, пробелов и специальных символов, за исключением 
точки (
.
), восклицательного знака (
!
), надстрочного знака (
`
) и квадратных ско-
бок (
[ ]
). Имя не может начинаться с пробела и содержать управляющие симво-
лы с кодами ASCII от 0 до 31. Максимальная длина имени 64 символа. 
Имена полей (элементов управления и объектов) могут содержать пробелы, но 
во избежание конфликтов имен в Microsoft Visual Basic для приложений целесо-
образно не использовать пробелы. 
Тип данных
(Data Type) — тип данных определяется значениями, которые 
предполагается хранить в поле, и операциями, которые будут выполняться

---

Создание базы данных 
101 
с этими значениями. В Access допускается использование двенадцати типов 
данных. Рассмотрим вкратце назначение и допустимые размеры данных всех 
типов, которые могут назначаться полям таблицы в Access. 
•
Текстовый
(Text) — используется для хранения текста или комбинаций
алфавитно-цифровых знаков, не применяемых в расчетах (например, код то-
вара). Максимальная длина поля 255 знаков. 
•
Поле МЕМО
(Memo) — используется для хранения обычного текста или 
комбинаций алфавитно-цифровых знаков длиной более 255 знаков. Поля
с этим типом данных в базах данных формата Access 2007 поддерживают 
также форматирование текста. Это единственный в Access тип данных, обес-
печивающий встроенную поддержку отображения и хранения форматиро-
ванного текста.
Максимальный размер поля — 1 Гбайт знаков или 2 Гбайт 
памяти (2 байта на знак)
при программном заполнении полей, и 65 535 знаков 
при вводе данных вручную в поле и в любой элемент управления, связанный 
с этим полем. 
•
Числовой
(Number) — служит для хранения числовых значений (целых или 
дробных), предназначенных для вычислений, исключением являются денеж-
ные значения, для которых используется тип данных 
Денежный
. Размер поля 
1, 2, 4 и 8 байтов или 16 байтов (если используется для кода репликации) за-
висит от типа чисел, вводимых в поле. 
•
Дата/время 
(Date/Time) — используется для хранения значений даты и вре-
мени в виде 8-байтовых чисел двойной точности с плавающей запятой. Целая