Reja: Hujjat shakli. Tashkiliy va ma'muriy hujjatlarning rekvizitlari

2.Hujjatlar tizimlari
Hujjatlar tizimi - bu muayyan faoliyat sohasida qo'llaniladigan o'zaro bog'liq hujjatlar to'plami.
Har qanday tashkilot yoki korxonani boshqarishda o'xshash va takrorlanuvchi hujjatlar ishlab chiqiladi. Shu sababli, aks ettiruvchi hujjat tizimlarini yaratish mumkin bo'ldi muayyan turdagi faoliyati (masalan, buxgalteriya, moliyaviy, yuridik, tibbiy va boshqalar), keyin esa ularni standartlashtirish va unifikatsiya qilish zarurati.
Yagona hujjat tizimi - bu ma'lum bir faoliyat sohasida (boshqaruv, moliya va boshqalar) ishlaydigan yagona qoidalar va talablarga muvofiq yaratilgan hujjatlar shakllari to'plami. Birlashtirish vazifasi qo'llaniladigan hujjatlarning xilma-xilligini kamaytirish, ularning shakllari, tuzilishi, tili va uslubini (hujjatlarni boshqarishda), shuningdek ularni qayta ishlash, hisobga olish va saqlash jarayonlarini (ish yuritishda) yagona shaklga keltirishdir. .
Hujjatlarni birlashtirish hujjatlarni qayta ishlashning murakkabligini kamaytirishni, bir xil nomdagi va tegishli boshqaruv funktsiyalari uchun turli xil hujjat tizimlarining ma'lumotlarga mos kelishiga erishishni va kompyuter texnologiyalaridan samaraliroq foydalanishni ta'minlaydi.
Yagona boshqaruv hujjatlari tizimlari quyidagilar asosida ishlab chiqilgan:

• 
  yagona printsip hujjatlar shakllarini qurish;
  
• 
  har bir hujjatlashtirish tizimiga kiritilgan hujjatlar turlarini tartibga solish;
  
• 
  har bir hujjat turi uchun rekvizitlar va ko'rsatkichlar to'plamini belgilash;
  
• 
  hujjatlar rekvizitlarini tayyorlash va rasmiylashtirishning yagona qoidalarini belgilash;
  
• 
  qo'llaniladigan terminologiya va belgilarning birligi.
  

Hujjatlarni birlashtirish bo'yicha ishlar quyidagilarni o'z ichiga oladi:

• 
  tegishli hujjatlashtirish tizimlari uchun mas'ul vazirliklar va idoralar tomonidan amalga oshiriladigan yagona hujjatlashtirish tizimini (UDS) ishlab chiqish;
  
• 
  axborotning ishonchliligini saqlash va uni yanada rivojlantirish maqsadida USDD va Texnik-iqtisodiy hujjatlarning sanoat tasnifini (OKTE) joriy etish;
  

Hujjatlarning birlashtirilgan shakllarining vaqt jadvali hujjatlarni tizimlashtirish mumkin bo'lgan jadval shaklida tuziladi: funktsiyalar va vazifalar (boshqaruv, rejalashtirish, hisobot va boshqalar) va tarkibiy bo'linmalar bo'yicha. Jadvallar foydalaniladigan hujjatlar shakllari sonini kamaytirish, ularni birlashtirish va ular bilan ishlash qulayligi uchun zarurdir.
Hujjatlarning yagona shakllarining vaqt jadvalini tuzish (tashkilot doirasiga muvofiq unga o'zgartirishlar kiritish) ish yuritish xizmati tomonidan amalga oshiriladi.
Jadvalda quyidagi ustunlar mavjud.

1. 
   Hujjat shaklining nomi.
   
2. 
   Hujjat shakli kodi (ko'ra Butunrossiya tasniflagichi korxonalar va tashkilotlar - OKPO).
   
3. 
   Hujjat tasdiqlangan sana.
   
4. 
   Nashr chastotasi.
   
5. 
   Hujjatni tayyorlash uchun mas'ul bo'lgan tarkibiy bo'linma.
   
6. 
   Hujjat kim tomonidan tasdiqlangan?
   
7. 
   Hujjatning bajarilishini nazorat qilish uchun javobgar.
   
8. 
   Shakllarning yillik tiraji va boshqalar.
   

Umumiy shaklning tafsilotlari:

• 
  11 - hujjat sanasi;
  
• 
  14 - tuzilgan yoki nashr etilgan joy.
  

Muayyan turdagi hujjatning shakli, tashkilotning ta'sis hujjatlariga qarab, xatdan tashqari, 01 (02 yoki 03), 08, 10, 14 tafsilotlarini va kerak bo'lganda hududlar chegaralari uchun chegara belgilarini o'z ichiga oladi. Tafsilotlar 11, 12, 18, 19-da joylashgan.
, bo'sh hujjatlar uchun qog'oz etarlicha sifatli bo'lishi kerak, matn yaxshi o'qilishi mumkin. Shakllar A4 va A5 formatida bo'lishi mumkin, tafsilotlarni burchak va uzunlamasına joylashtirish bilan bo'lishi mumkin. Hujjatning shakli to'g'ri chegaralarga ega bo'lishi kerak. Tashkilot, uning tarkibiy bo'linmalari, mansabdor shaxs uchun quyidagi turdagi shakllar belgilanadi:
umumiy shakl;
blanka;
muayyan turdagi hujjat shakli.
Ushbu turdagi shakllarning har biri o'ziga xos tafsilotlarga ega.
Xatlar uchun maxsus shaklni ishlab chiqish, boshqa hujjatlardan farqli o'laroq, xatlarda tashkilotlarning - xat oluvchilarning manzil ma'lumotlarini ko'rsatishi bilan bog'liq (rekvizit 15).
Muayyan turdagi hujjatlarning shakllari umumiy shakl asosida ishlab chiqiladi. Agar tashkilotda ushbu turdagi hujjatlar soni qo'llanilsa, bunday shakllarni yaratish maqsadga muvofiqdir. Bunday holda, umumiy shakl 10-rekvizit bilan to'ldiriladi (hujjat turlarining nomi).
Umumiy shakl, tashkilotning ta'sis hujjatlariga qarab, 01 (02 yoki 03), 08, 11, 14 rekvizitlarini o'z ichiga oladi.
GOST quyidagi turdagi shakllarni o'rnatadi Tashkilot, uning tarkibiy bo'linmasi va mansabdor shaxslari uchun tashkiliy-ma'muriy hujjatlar:
· har qanday turdagi hujjatlarni ishlab chiqarish uchun umumiy shakl (xatdan tashqari);
· blanka;
· muayyan turdagi hujjat shakli (xatdan tashqari).
Tarkibiy bo'linma va mansabdor shaxs uchun hujjatlar shakllari, agar ushbu bo'linma rahbari yoki aniq mansabdor shaxs shaklni imzolash huquqiga ega bo'lsa, tuziladi.