При разработке любого проекта следует управлять рисками. Управление рисками проекта включает в себя процессы, относящиеся к планированию управления рисками, их идентификации и анализу, реагированию на риски, а также контролю и управлению рисками в рамках проекта. Целями управления рисками проекта являются повышение вероятности возникновения и воздействия благоприятных событий и снижение вероятности возникновения и воздействия, неблагоприятных для проекта событий в ходе его реализации. Менеджмент рисков основывается на политике рисков организации. В нашем случае структура управления рисками проекта по обеспечению непрерывности функционирования сервиса электронной почты образовательного учреждения представлена на рис. 1.
Для того чтобы спланировать длительность проекта целесообразно начать с расстановки этапы.
Рис 1. Структура управления рисками проекта Для начала нами были определены ключевые этапы проекта по обеспечению непрерывности функционирования сервиса электронной почты образовательного учреждения. Ключевыми этапами проекта являются:
Правильное определение объема и длительность выполнения работ является решающим условием для реалистичного выполнения проекта. Для ряда работ при определении их длительности был использован метод экспертных оценок.
Кроме составления перечня работ, календарное планирование включает в себя также создание ресурсной модели проекта. В общем случае под ресурсами понимается все, что необходимо для реального выполнения работ проекта: исполнители (люди или механизмы), энергоносители, различные расходные материалы. На данном этапе нами определен состав исполнителей, и ответственных за результат работы или этапа. Кроме человеческих ресурсов, в проекте нам необходимы и материальные ресурсы.
Участники проекта – основной элемент структуры проекта, т.к. именно они обеспечивают реализацию его замысла. Поэтому мы определили необходимых участников проекта по обеспечению непрерывности функционирования сервиса электронной почты образовательного учреждения и определили их взаимодействие (рис.2).
Рисунок 2. Участники проекта по обеспечению непрерывности сервиса электронной почты образовательного учреждения
Для данного проекта нами было выделено два вида ресурсов: трудовые ресурсы (возобновляемые ресурсы – исполнители) и материальные ресурсы (не возобновляемые ресурсы, т.е. расходные материалы и энергоносители) (рис. 3).
Рис.3. Лист ресурсов проекта
Наличие подробного ресурсного плана проекта позволяет приступить к финансовому планированию. В результате может быть определена плановая стоимость отдельных рабочих пакетов и их сумм по иерархической цепочке вплоть до стоимости проекта в целом. Одновременно были построены графики расхода средств во времени.
Детальное финансовое планирование позволить не только получить четкое представление об истинной стоимости проекта, но и оптимизировать расходы. Вместе с тем финансовый учет дело – трудоемкое и, соответственно, достаточно дорогое. При анализе стоимости проекта обычно оценивается его бюджет (суммарные затраты на проект) и соотношение составляющих бюджета.
Применение методологии управления непрерывностью бизнеса в образовательных учреждениях позволит: быстро преодолевать кризисные ситуации, формировать и поддерживать репутацию ВУЗа, обеспечить оптимальный подход к быстрому восстановлению процессов в случае сбоев.
