Raqamli manbalarni turkumlashtirish muammolari

Arxivlar doirasida xujjatlarni turkumlash

Arxivlar doirasida xujjatlar arxiv jamgarmalari buyicha turkumlashtiriladi. Arxiv jamgarmasi —bu ma`lum tashkilot, idora, korxona eki ayrim shaxs faoliyati natijasida vujudga kelgan arxiv xujjatlaridir. Arxiv jamgarmalari xajmi jixatidan katta eki kichik bUlishi mumkin. Masalan, 1—15 ta ish jildidan iborat arxiv jamgarmasi xam bUlishi mumkin.

Arxiv jamgarmasi doirasida xujjatlarni turkumlash

Arxiv jamgarmasi doirasida xujjatlar yigma jildlar bUyicha turkumlashtiriladi. Arxiv jamgarmasi shu jamgarmani tashkil kilgan idora faoliyat ko’rsatgan davrni, ya`ni tashkil kilingan kundan to tugatilgan kungacha bo’lgan xujjatlarni o’z ichiga oladi. Arxiv jamgarmasiga arxiv kollektsiyasi xam kiradi va jamgarma Urnida xisobga olinadi. Arxiv kollektsiyasi arxiv jamgarmasiga bir idora xujjatlari emas. Kollektsiyada bir necha idoralar Xujjatlari bo’lishi mumkin.

Hujjatlarning ma’lumotlari

• Boshqa hujjatlarning ma’lumotlari esa tor amaliy maqsadlar doirasidan chiqmaydi. Bu hujjatlar ayrim ma’muriy, tashkiliy va xo’jalik masalalarini aks ettirgan holda, asosan muassasaning operativ faoliyatini ta’minlashga qaratilgandir.
• Ular tarixiy manba sifatida muhim ahamiyatga ega emas. Shunday hujjatlar ham borki, ular bir necha kun davomida o’z ahamiyatini yo’qotadi. Shuning uchun ham hujjatlarni ekspertizadan o’tkazish shart.

Hujjatarni aniqlash va saralab olish

Muassasa va tashkilotlarda qimmatli ilmiy ma’lumotlarga ega bo’lgan hujjatlar nisbatan oz qismni tashkil etadi. Ekspertiza chog’ida avvalo ilmiy ahamiyatga ega bo’lgan hujjatarni aniqlash va saralab olishga e’tibor beriladi.

Ekspertizaning birinchi va eng asosiy vazifasi

• Ekspertizaning birinchi va eng asosiy vazifasi – qaysi hujjatlar qimmatli ma’lumotlarga ega ekanligini aniqlash va ularni davlat arxivlariga topshirishdan iboratdir. Demak, ekspertizaning bu vazifasi davlat arxivlarini yangi hujjatlar bilan to’ldirib borish bilan bog’liqdir. Hujjatlarni saralash chog’ida hujjat qaysi davlat arxiviga yuborilishi va qaysi fondda saqlanishi ham aniqlanadi.
• Boshqacha qilib aytganda, ekspertiza jarayonida har bir davlat arxivining yo’nalishini e’tiborga olgan holda ular saqlanayotgan fondlarning hujjatlar tarkibi aniqlanadi.