Raising the Bar: Impacts and Implementation of the New Heights Program for Expectant and Parenting Teens in Washington, dc

Linking data sources 
Before we linked the DCPS student records with the DC DOH vital statistics records, we 
dropped from the sample students in the DCPS data whose birth dates fell outside of the 
observed range of birth dates in the DC DOH data. Additionally, before linking the DCPS 
records with the DC DOH vital records, we standardized key data elements for linkage across 
files. For example, date of birth was stored as a numeric variable and first and last name were 
stored as character variables with matching case and leading and trailing blanks and punctuation 
removed. Common abbreviations were standardized in home addresses, and zip codes were 
restricted to five digits. The DC DOH vital records data contained multiple records (rows in the 
data file) for the same person to indicate teens who gave birth multiple times. Before linking the 
records, we created an ID within the vital records data to identify all of an individual’s records.
We used exact and approximate matching to link DC DOH data to student records. We 
conducted multiple rounds of matching, starting with strict matching criteria, performing the 
match, removing linked records for review, and then repeating the process with a less strict 
matching criteria. We manually reviewed a random sample of 25 percent of matched records 
from each round of matching to determine the quality of the match. We deemed the following 
three rounds of matching criteria to have high quality matches (93 percent or more of randomly 
sampled matches were correct):
1.
Exact first name, exact last name or maiden name, and exact date of birth 
2.
Combination of approximate first name, approximate last or maiden name, exact date of 
birth, and exact address
3.
Approximate first name, approximate last name, and exact date of birth
However, we rejected the following criteria due to low quality matches (34 percent or fewer 
of randomly sampled matches were incorrect): 
1.
Approximate last name and exact date of birth 
2.
Approximate maiden name and exact date of birth
We merged DCPS and DC DOH data into DC DHS data using the unique DCPS student 
identifier. Table B.1 summarizes the data elements in each data file used for linkage and 
analysis. 
B.4 

---

APPENDIX B: ADMINISTRATIVE DATA PREPARATION