Davlat tilini rivojlantirish departamenti davlat tilida ish yuritish

H ujjatlar y ig ‘m ajildlarini rasm iylashtirish
Doimiy va uzoq vaqt saqlanadigan hamda shaxsiy tarkib 
bo‘yicha hujjatlar у ig‘maji Id lari to‘liq rasmiylashtiriladi, unda 
quyidagilar nazarda tutiladi: hujjatlar yig‘majildlarini tikish 
va muqovalash, hujjatlar yig‘majildidagi varaqlami tartib 
raqamlari bilan belgilash, hujjatlar yig‘majildini tasdiqlovchi 
varaqni tuzish, zarur hollarda hujjatlarning ichki ro‘yxatini 
tuzish, hujjatlar yig‘majildi muqovalari rekvizitlarini rasmiy­
lashtirish.
Hujjatlar yig‘majildlari varaqlari qora qalam bilan yoki 
raqamlagich bilan varaqning yuqoridagi o ‘ng burchagiga, 
hujjat matniga tegib ketmasdan, «bet» (b) so‘zisiz va tinish 
belgilarisiz tartibi bilan belgilanadi.
Doimiy va uzoq vaqt saqlanadigan hujjatlar yig‘majildi 
muqovasi belgilangan shakl (9-ilovaga qarang) bo‘yicha ras­
miylashtiriladi.
Doimiy va uzoq saqlanadigan hujjatlar y ;.g‘majildlari 
muqovalaridagi yozuvlarga, yil tugagach, aniqlil:lar kiritiiadi: 
hujjatlar yig‘majildlari muqovasidagi sarlavhalaming tikilgan 
hujjatlar mazmuniga muvofiqligi tekshiriladi, zarur hollarda 
hujjatlar yig‘majildi sarlavhalariga qo‘shimcha m a’lumotlar 
kiritiiadi.
Muqovadagi sana hujjatlar yig‘majildining yuritila bosh- 
langan va tugallangan yiliga muvofiq kelishi kerak, hujjatlar 
y ig ‘majildi yuritila boshlaganidan oldingi yillarga oid hujjat­
lar mavjud bo‘lgan hujjatlar yig‘majildida sana ostiga «...
yil­
larga doir hujjatlar mavjud
» deb yozib qo‘yiladi.
Bir necha jildlar (qismlar)dan iborat b o‘lgan hujjatlar 
yig‘majildlari muqovalariga har qaysi jild (qism) hujjatlari- 
ning oxirgi sanasi qo‘yib chiqiladi.
Aniq kalendar sanasi belgilanganda yil, kun, oy к о ‘rsa­
tiladi. Kun va yil arab raqamlarida belgilanadi, oy nomi so‘z 
bilan yoziladi.
471

---

Hujjatlar ustida ishlash tartiboti
Tashkilot (uning tarkibiy bo‘linmasi) nomi hujjatlar 
qamrab oladigan davr davomida o ‘zgarganda yoki hujjatlar 
yig‘majildi boshqa tashkilot (tarkibiy b o ‘linma)ga berilganda 
muqovaga ushbu tashkilot (tarkibiy bo‘linma)ning yangi nomi 
yozib qo‘yiladi.
Doimiy va uzoq vaqt saqlanadigan hujjatlar y ig ‘majildlari 
muqovalaridagi yozuvlar aniq, o ‘chmaydigan qora siyoh yoki 
tush bilan yozilishi lozim.
Hujjatlar yig‘majildi oxirida alohida varaqqa tasdiqlovchi 
yozuv joylanadi, unda hujjatlar yig‘majildining raqamlangan 
varaqlari soni raqam va so‘z bilan ko‘rsatiladi. Tasdiqlovchi 
yozuv uni tuzgan xodim tomonidan lavozimi va tuzgan sana- 
sini ko‘rsatgan holda imzolanadi.