Study Notes management accounting acca f2

 
DOCUMENTS
 
FOR
 
RECORDING
 
MATERIAL
An important item purchased by manufacturing business is materials. These are kept in warehouses or in 
stores. Two types of stock records that are used: 
1. Bin Card 
➢
 
It is maintained by stores department (can be manual or computerised). 
➢
 
It records the quantity of material and its description (name, stock code, stock unit, bin number, 
references of the documents used in stock issues, receives and returns). 
➢
 
Balance of the quantity of stock on hand after each stock movement. 
➢
 
BIN CARDS DO NOT HAVE THE AMOUNT/COST OF STOCK. 
2. Stock Ledger Account 
➢
 
It is maintained by accounts department (can be manual or computerized) and this would enable the 
amount of free stock to be monitored. 
➢
 
Stock ledger accounts carry all the information that is in bin cards such as goods received note, 
material requisition, material return note details etc but 
they also have the value/cost of stock 
units. 
This means that total cost of each issue, receipt and that of the balance amount is shown in 
the store ledger accounts. 
 
BIN cards are kept in the store but the store ledger accounts are kept in the costing/accounts 
department or a separate stores office where a cost bookkeeping clerk maintains them. 
Important:
Bin cards and store ledger accounts are kept by separate departments so comparing them to 
check if the quantity of stock shown by each match can be a good control to ensure that the records are 
correct. 
Computerized inventory control system:
Now days many inventory control systems are computerised.