Denov tadbirkorlik va pedagogika

 
7. 2- rasm. Majlis ishtiroqchilarining holatini uning davomiyligiga bog’liqligi 
Majlisni oxirida qabul qilingan qarorlarni taqrorlash, yakunni chiqarish va 
nima, kim tomonidan va kaysi vaqtga qadar qilinishi kerakligini aniqlab olish 
kerak. Majlis ijobiy ruhda va iloji boricha ma‘lum vaqtda tugashi kerak. 
Agar majlisni rejalashtirishda ustivorliklar to‘g‘ri ma‘lum bo‘lsalar, unda eng 
muhim vazifalar, qoidaga ko‘ra, majlisning boshida muxokama qilinadilar, oxirida 
esa faqat kam ahamiyatlilar. 
Majlisni yakunlashda eng muhim ma‘lumotlar va natijalarga ega qisqacha 
bayonnoma tuzish kerak, majlis oxirida uni ishtirokchilarga tarqatish kerak. 
Vaqti vaqti bilan bo‘lsa ham majlis natijalariga qaytish zarur, shu jumladan 
ishtirokchilari so‘rovi yo‘li bilan: 
Majlisning mavzui va maqsadi yetarlicha aniq bo‘ldimi? 
Ishtirokchilardan har biri kun tartibi va boshqa materiallarni o‘z vaqtida 
oldimi? 
Majlisning maqsadiga erishildimi? 
Qancha vaqtdan samarasiz foydalanildi? 
Bundan tashqari, qabul qilingan qarorlar barcha tegishli bo‘lganlar 
tomonidan bajarilayotibdimi yoki yo‘qmi, nazorat qilish kerak. Bajarilmagan 
vazifalar va hal qilinmagan muommolar keyingi majlis kun tartibining birinchi 
bandi bo‘lishi kerak. 
Keluvchilar oqimini boshqarish
ham muhim amiyatga ega, u hammadan 
avval keraksiz va ma‘lum qilinmagan keluvchilardan o‘zini chetga tartishga 
qaratilgan. Rahbarlar ishlarni begona masalalarga chalg‘itmasdan o‘ylab 
ko‘rishlari uchun vaqtga ega bo‘lishlari kerak. Agar har kanday kishi va haftaning 
har qanday kunida va kunning har qanday vaqtida shaxsan yoki telefon bo‘yicha 
menejer bilan muloqat qilishga da‘vogarlik qilsa, bu yo‘l qo‘yib bo‘lmaydigan 
ortiqchalik hisoblanadi. Bu narsa sodir bo‘lmasligi uchun quyidagilar tavsiya 
etiladi: 

---

120 

kotibga kelishlar muddati va sanasini oldindan muvofiqlashtirish va unga 
rioya qilishni topshirish; 

kotibning yozuv stolidan o‘ziga xos to‘siq sifatida foydalanish, uni hech kim
―Men Sizga nima qilishim mumkin?‖, ―U Sizga qo‘ng‘iroq qilishi mumkinmi?‖ 
so‘rovlarini olmasdan, chetlab o‘ta olmaydi; 

―osoyishta soat‖ni kiritish, masalan, ish kunining boshida, bu vaqtda sizni 
hech kim bezovta qilmasligi kerak; 

umumiy qabul soatlarini, hamda alohida rahbarlar uchun qabulning ma‘lum 
qabul soatlarini belgilash; 

keluvchilarni turgan holda qabul qilish va salomlashish vaqtida kelishning 
ustivorligi yoki zaruriyatini belgilash. 
Ma‘lum qilinmagan keluvchilar bilan muloqat qilish usullari siz- ning 
yetarliga vaqtga ega bo‘lishingiz, keluvchi bilan qanday munosabatda 
ekanligingiz, uning bilan oldingi muloqotlardan qanday tajriba olgan -ligingizga 
bog‘liq bo‘ladi. hammadan avval, uning kelishining sabablari ha- qida so‘rash 
kerak. Javobga ko‘ra u bilan suhbatni o‘zingizning xodimingiz yoki boshqa 
bo‘limga topshiring. Agar masalaga kamroq vaqt sarflash bilan hal qilish mumkin 
bo‘lsa, suhbatni davom ettiring yoki uchrashuv haqida kelishib oling. Ammo eng 
yaxshisi- qat‘iy ma‘lum qabul soatlariga o‘rgatishdir. 
Kabulga tayyorgarlik ko‘rish uchun quyidagilar zarur: 

keluvchidan kelishning maqsadini aniqlash; 

suhbatning davomiyligini oldindan belgilash; 

agar mo‘ljallangan maqsadga rejalashtirilgan vaqt davomida erishishning 
iloji bo‘lmasa, suhbatni boshqa vaqtga ko‘chirish; 

xususiy axborotni qabul oxirida bayon qilish; 

suhbatga tayyorlanish va kerakli hujjatlarni tayyor holda ushlab turish. 
SHunday qilib, menejerning shaxsiy ishini ratsionnallashtirish uning 
faoliyatining samaradorligini oshirishga imkon beradi,jamoani muvaffaqiyatli
boshqarish uchun shart-sharoitlar yaratadi.