Конспект лекций по дисциплине «Бухгалтерский учет и Аудит»

3.
Учет расчетов с подотчетными лицами. 
Расчеты с подотчетными лицами возникают при оплате мелких хозяйственных 
расходов и расходов по служебным командировкам. Следовательно, подотчетными лицами 
являются работники, получившие авансом наличные суммы денежных средств на 
предстоящие административно-хозяйственные и командировочные расходы. 
Перечень лиц, имеющих право получать в кассе наличные деньги под отчет, 
утверждается руководителем предприятия. Размер выдаваемой суммы ограничен: выдача 
наличных денег на хозяйственные нужды предусматривается сметой предприятия; сумма 
выдачи на командировочные расходы зависит от срока командировки и ее места 
назначения. При выдаче денег на командировочные расходы подсчитываются расходы на 
оплату проезда (в оба конца), суточных и квартирных (найма жилья). 
За время нахождения в служебной командировке работнику сохраняется заработная 
плата по месту основной работы. 
Выдача аванса под отчет на командировку оформляется приказом руководителя и 
командировочным удостоверением. После расчета бухгалтерией причитающихся сумм 
оформляется расходный кассовый ордер. 
Указанные суммы на командировочные расходы в пределах норм и сверх 
установленных норм, в зависимости от целевого назначения, включаются либо в 
производственные затраты, либо в расходы периода. Так, если затраты на командировку 
относятся к производственному процессу, то они согласно ст. 1.5.2. Положения о составе 
затрат относятся на себестоимость продукции, работ и услуг. А командировочные расходы 
управленческого персонала относятся к расходам периода (ст. 2.2.12.Положения о составе 
затрат). 
Дополнительные выплаты, производимые по решению руководителя предприятия в 
порядке исключения, связанные с командировками сверх норм возмещения, 
предусмотренных законодательством, увеличивают налогооблагаемую базу. 
После выполнения поручения подотчетное лицо обязано предоставить в 3-дневный 
срок в бухгалтерию авансовый отчет о произведенных расходах. К авансовому отчету 
прилагаются все оправдательные документы, подтверждающие расходы (счета магазинов, 
товарные чеки, проездные билеты), и командировочное удостоверение. 
Выданная под отчет сумма имеет строго целевой характер, передача и перепоручение 
подотчетных сумм кому-либо другому запрещается. Аванс выдается только в том случае, 
если подотчетное лицо не имеет задолженности по ранее выданным авансам. 
После возвращения из командировки надлежаще оформленное командировочное 
удостоверение сдается в бухгалтерию, а отчет об израсходованных суммах не 
представляется. 

---

113 
Срок командировки определяется приказом руководителя предприятия, а фактическое 
пребывание в командировке определяется по отметкам в командировочном удостоверении о 
дне прибытия и выбытия из мест командировки, заверенным подписями и печатями. При 
этом день выбытия в командировку и прибытия из нее считается за полный день. 
Все операции с подотчетными суммами учитываются в бухгалтерии предприятия на 
счетах 4220 «Авансы, выданные на служебные командировки», 4230 «Авансы, выданные на 
общехозяйственные расходы», 4290 «Прочие авансы, выданные персоналу». Это - активные 
счета, дебетовое сальдо которого показывает сумму задолженности подотчетных лиц 
предприятию. 
Если сумма, израсходованная подотчетным лицом больше полученного аванса, 
разница отражает задолженность предприятия подотчетным лицам и учитывается по дебету 
счетов для учета затрат и кредиту счета 6970 «Задолженность подотчетным лицам». 
При журнально-ордерной форме бухгалтерского учета движение подотчетных сумм и 
расчетов с подотчетными лицами учитывается в журнале-ордере №7, который представляет 
собой комбинированный регистр с линейной формой записи. Это значит, что на каждую 
выданную под отчет сумму в журнале-ордере отводится одна строка и каждый раз, когда 
представляется авансовый отчет, сдается в кассу неиспользованная сумма или получаются 
деньги в погашение перерасхода, записи по этим операциям будут произведены по этой же 
строке. 
Основанием для записи в журнале-ордере №7 являются расходные кассовые ордера на 
сумму, выданную под отчет, утвержденные авансовые отчеты – на израсходованную сумму, 
приходные кассовые ордера – на возвращенную сумму. 
Если предприятие занимается внешнеэкономической деятельностью, то может 
возникнуть 
необходимость 
учета 
расходов 
по 
загранкомандировкам. 
Оплата 
загранкомандировок производится по нормативам, в соответствии с «Порядком выдачи 
средств на командировочные расходы при командировках работников министерств, 
ведомств, предприятий и организаций за пределы Республики Узбекистан» утвержденным 
Министерством финансов Республики Узбекистан 7.02.2000 года №16 (рег. №932 от 
05.06.2000г.). Командировочные расходы в иностранных валютах могут быть включены в 
зависимости от целевого назначения или в себестоимость продукции, работ и услуг (счет 
2010), или в расходы периода (счет 9420), или в стоимость приобретенного импортного 
оборудования (счет 0720), нематериальных активов (группа счетов 0400), материалов 
(группа счетов 1000), товаров (группа счетов 2900) с кредита счета 4220 «Авансы, 
выданные на служебные командировки». Записи на счетах производятся как по видам 
валют, так и в суммовом эквиваленте. Остатки валют в отчете также переоцениваются с 
отнесением результата на счет 9540 «Доходы от валютных курсовых разниц» или на счет 
9620 «Убытки от валютных курсовых разниц».