Fundamentals of Management, 8th ed

Managing Contingent and Temporary Workers

Given the widespread use of

contingent and temporary workers, HR managers must understand how to use such

employees most effectively. In other words, they need to understand how to manage

contingent and temporary workers. One key is careful planning. Even though one of

the presumed benefits of using contingent workers is flexibility, it is still important to

integrate such workers in a coordinated fashion. Rather than having to call in workers

sporadically and with no prior notice, organizations try to bring in specified numbers

of workers for well-defined periods of time. The ability to do so comes from careful

planning.

A second key is understanding contingent workers and acknowledging both their

advantages and their disadvantages. In other words, the organization must recognize

what it can and cannot achieve from the use of contingent and temporary workers.

Expecting too much from such workers, for example, is a mistake that managers

should avoid. Third, managers must carefully assess the real cost of using contingent

workers. We noted earlier, for example, that many firms adopt this course of

action to save labor costs. The organization should be able to document precisely its

labor-cost savings. How much would it be paying people in wages and benefits if

they were on permanent staff? How does this cost compare with the amount spent

on contingent workers? This difference, however, could be misleading. We also

noted, for instance, that contingent workers might be less effective performers than

permanent and full-time employees. Comparing employee for employee on a direct-

cost basis, therefore, is not necessarily valid. Organizations must learn to adjust the

direct differences in labor costs to account for differences in productivity and

performance.

Finally, managers must fully understand their own strategies and decide in

advance how they intend to manage temporary workers, specifically focusing on

how to integrate them into the organization. On a very simplistic level, for example,

an organization with a large contingent workforce must make some decisions

about the treatment of contingent workers relative to the treatment of permanent,

full-time workers. Should contingent workers be invited to the company holiday

party? Should they have the same access to such employee benefits as counseling

services and child care? There are no right or wrong answers to such questions.

Managers must understand that they need to develop a strategy for integrating

contingent workers according to some sound logic and then follow that strategy consistently

over time.

50