Inson, xujjat, axborot, boshqarishning barcha pogonalarini, shu kabi ish
yunalishi,xajmi, shakli va boshqa bir kator sifatlari xam turlichadir. Shunday ekan,
xujjatlar turiga, tiliga, mazmuniga, xujjatlarning tegishliligiga , ularning tayyorlanish
xususiyati va qoidalarga, xujjatlarning xizmat mavkeiga karab kuyiladigan umumiy
talablar bilan bir katorda xar bir turkum xujjatlar oldiga kuyiladigan kupgina lisoniy
talablar xam mavjud. Muayyan turdagi xujjat , albatta , uziga xos lisoniy xususiyat va
sifatlar bilan belgilanadi. Bu xususiyat va chukur tasavvur qilmasdan turib,
mukammal xujjatchilikni yaratish xaqida gap xam bulishi mumkin emas. Shuning
www.qmii.uz/e-lib
14
Xozirgi xujjatshunosligidagi xujjatlar bir necha jixatlarga kura tasnif qilinadi.
Tasniflashda garchi mutlaqo bir xil guruxlashtirish mavjud bulmasada, xar qanday ,
bir qadar yagonalashgan guruxlashtirish bor.
Xujjatshunoslikdagi ana shu an‘anaga kura ish yuritish (munshaot)dagi
xujjatlar eng avvalo yaratilish urniga kura tasnif qilinadi, bu jixatdan ichki va tashqi
xujjatlar farqlanadi. Ichki xujjatlar ayni tashkilotning uzida tuziladigan va shu
tashkilot ichida foydalaniladigan xujjatlardir, muayyan tashkilotga boshqa tashkilot
yoki ayrim shaxslardan keladiganlari esa tashqi xujjatlardir.
Xujjatlar mazmuniga kura ikki turli buladi:
sodda xujjatlar (muayyan bir masalani uz ichiga oladi);
murakkab xujjatlar ( ikki yoki undan ortik masalani uz ichiga oladi).
Mazmuni bayonining shakli jixatidan xususiy (individual), namunali va qolipli
(trafaretli) xujjatlar farqlanadi. Matnning uziga xosligi, betakrorligi , xamisha xam bir
andozada bulmasligi xususiy xujjatlarning asosiy belgilaridir (masalan, xizmat
yozishmalari va shu kabilar). Bunday xujjatlarda xam muayyan doimiy tarkib mavjud
bulsa-da, bevosita mazmun bayoni bir qadar erkin buladi. Namunali xujjatlar
tashkilot faoliyatini boshqarishning muayyan bir xil vaziyatlari bilan bogliq , bir-
biriga uxshash va kup takrorlanadigan masalalar yuzasidan tuzilga matnlarni uz
ichiga oladi. Qolipli xujjatlar, odatda, oldindan tayyorlangan bosma ish qogozlariga
yoziladi, bunday xujjatlarda ikki turli axborot aks etadi, ya‘ni uzgarmas (oldindan
tayyor bosma matnda ifodalangan) va uzgaruvchi (xujjatni tuzish paytida mashinkada
yoki kulda yoziladigan) axborotlar; shuning uchun bu tur xujjatlarga nisbatan
kupincha “yozmok” emas, balki “tuldirmok” suzi ishlatiladi. Shu urinda aytish
kerakki, xujjatlarning qolipli turlarini kengaytirish ish yuritishni takomillashtirishdagi
istikbolli yullardan biridir.Chunki bunday qilish xujjat matnlarini bir xillikka olib
kelish va xujjat tayyorlash uchun ketadigan vaqt xamda inson mexnatini anchagina
tejash imkoniyatini beradi. Qolipli xujjatlar sirasiga, masalan, ish xaki yoki yashash
joyi xaqidagi ma‘lumotnomalar , ayrim dalolatnomalar, xizmat safarlari
gufoxnomalar va boshqa kuplab xujjatlarni kiritish munkin.
www.qmii.uz/e-lib
15
Xujjatlar tegishlilik jixatiga kura, xizmat yoki rasmiy xujjatlar va shaxsiy
xujjatlarga ajratiladi. Xizmat xujjatlari tayyorlanishiga kura tashkilot yoki
mansabdor shaxslarga tegishli bulsa, shaxsiy xujjatlar yakka shaxslar tomonidan
yozilib , ularning xizmat faoliyatlaridan tashqaridagi yoki jamoat ishlarini bajarish
bilan bogliq masalalarga tegishli buladi (masalan, shaxsiy ariza, shikoyat va xokazo).
Xujjatlarning tayyorlanish xususiyati va darajasi xam benixoya muxim. Bu
jixatiga kura xujjatlar quyidagi cha tasniflanadi: koralama; asl nusxa; ikkinchi nusxa
(dublikat); kuchirma. Aksar xujjatlar dastlab koralama nusxada tayyorlanadi, bu
xujjat muallifi, ya‘ni tayyorlovchining kul yozma yoki dastlabki mashinkalangan
nusxasidir. Bu nusxa tuzatilib, qayta kuchirilishi mumkin. Aytish lozimki, qoralama
xujjat xuquqiy kuchga ega emas. Asl nusxa xar qanday xujjatning asli, birinchi
rasmiy nusxasidir. Asl nusxaning aynan qayta kuchirilgan shakli nusxa deb yuritiladi,
odatda nusxaning ung tomonidagi yuqori burchagiga “namuna” degan belgi quyiladi.
Do'stlaringiz bilan baham: 
