English for Writing Research Papers

20.18   Write a good letter / email to accompany  
your manuscript
If your English is poor in your email, the editor may suspect that the English will 
be poor in the manuscript too. This is not a good start. To learn how to write effec-
tive emails, see the companion volume: English for Academic Correspondence and 
Socializing.
20.19   Final check: spelling. Don’t underestimate  
the importance of spelling mistakes
I cannot overestimate the importance of doing a final spell check as the very last 
thing you do before submitting your manuscript.
Poor  spelling  is  considered  to  be  a  huge  embarrassment  in  the  English-speaking 
world.  Children  spend  many  years  learning  correct  spelling,  and  adults  have  been 
humiliated because of incorrect spelling (remember US Vice President Dan Quayle?). 
Consequently, rightly or wrongly spelling is a major issue in international journals.
Referees have been known to initially reject a manuscript on the basis of incorrect 
spelling alone (though I suspect that sometimes this is for political reasons!).
In any case, referees do not like to see spelling mistakes, and some may think that 
there  is  an  implicit  relation  between  not  taking  time  to  check  your  spelling  and 
 possibly  not  checking  your  data!  Make  sure  you  choose  the  correct  version  of 
English - US or UK - corresponding to your chosen journal. Their style guide for 
authors should in any case tell you which spelling system they require.
Spelling  checkers  only  pick  up  words  that  are  not  contained  in  their  dictionaries. 
Mistakes and typos like the ones below would not normally be found because they are 
words that are in the dictionary (though not with the meaning that the author intended).
The company was funded in 2010. (founded)
The samples were weighted and founded to be 100 g. (weighed, found)
It was different form what was expected. (from)
Be careful of: choose / chose / choice, filed / field / filled, then / than, through / trough, 
use / sue, with / whit.
There  is  a  tendency  to  ignore  Word’s  (and  other  software’s)  red  underlining  of 
technical words. Just because such words are not in the software’s dictionary, does 
not necessarily mean that you have spelt them correctly.

---

308
20 The Final Check
Spell checkers may not be perfect, but they are very useful. Grammar checkers are 
also likely to find a few mistakes that you may not have noticed. They will help you 
find errors connected with subject verb agreement, word order, punctuation (before 
which
 and and, and with hyphenation between words), unnecessary passive forms 
etc. Obviously the grammar check can only make suggestions, but Word’s grammar 
check found several mistakes in the draft of this book.