|
3.3. Muzokara va suhbatlarga tayyorgarlik hamda o‘tkazish
yo‘llari
Xizmat ko‘rsatish sohasining falsafasi servis faoliyatining jami-
yat va inson hayotidagi ijtimoiy ahamiyatini ochib beradi. Xizmat
ko‘rsatish sohasining falsafasini bu sohaning kasbiy majburiyatlari
yoki axloqiy qoidalari ro‘yxati bilan tenglashtirish mumkin emas.
59
Servis sohasining falsafasi xizmat turlarini ishlab chiqaruvchilari
va iste’molchilarini teng huquqli hamkorlar deb olib qaraydi,
ular ning umumiy maqsadlarini aniqlaydi va ular uchun umumiy
bo‘lgan ma’naviy qadriyatlarni (masalan, mijoz har doim haq)
shakllantiradi. Natijada tartibga solingan harakatlar va servis
faoliyatining barcha ishtirokchilarining o‘zaro bir-birini yaxshi
tushunishi o‘z navbatida xizmat ko‘rsatish jarayonining samara-
sini yaxshigina oshiradi. Bunday vaziyatda firmada yaxshi kayfi-
yat hukmronlik qiladi. Eng muhimi esa bunday xush kayfiyatdan
mijozlar ham bahramand bo‘lishadi va ularni yana bir bor shu
firmaga murojaat etishlariga sabab bo‘ladi.
Uchrashuv yoki muzokara to‘g‘risida kamida 2–3 kun ol-
dindan kelishib olish qabul qilingan, bunda muhokama uchun
kiritiladigan masalalar, shuningdek, uchrashuvning davomlili-
gini oldindan aniq lab olish kerak. Bu daqiqalarda esa tomonlar
muhokama uchun zarur ma’lumotlar to‘g‘risida, shuningdek,
hujjatlar yoki og‘zaki deklaratsiyalar to‘g‘risida kelishib oli-
shadi. Muzokaralarning boshlanish vaqtiga ikkala tomon ham
so‘zsiz rioya etishi qabul qilingan.
Ish uchrashuvlari, ayniqsa, muzokaralar maxsus ajratilgan va
moslashgan xonada (zalda) o‘tkaziladi. Muzokaraning har bir
ishtirokchisi oldiga ishtirokchining familiyasi, ismi va otasining
ismi, u vakil bo‘lsa firma yoki tashkilot nomi ko‘rsatilgan yozuv
taxtachalarini qo‘yib qo‘yish maqsadga muvofiqdir.
Joylar (stullar) yetishmasligi holatlari bo‘lmasligi shart.
Zarur hollarda muzokaralarga maxsus ajratilgan (tashrif etil-
gan) xodimlar (mutaxassislar) xizmat ko‘rsatishadi.
Ishtirokchilar stollar ustidan qog‘ozlar va yozuv-chizuv uchun
kerakli narsalarni topa olishlari lozim. Shuningdek, stollar ustiga
salqin ichimliklarini ham qo‘yish o‘rinlidir. Oz miqdorda pishi-
rilgan narsalar bilan choy va kofelar qo‘yish ham tavsiya etiladi.
Rasmiy qabullar odatda yirik ko‘rgazmalar, konferensiyalar
ochilishi va savdo shartnomalarini imzolash davrlarida uyush-
tiriladi. Rasmiy qabul tashkil etish rejalashtirilgan bo‘lsa, u qaysi
shaklda bo‘lishdan qat’i nazar alohida tayyorgarlikni talab qila-
di. Avval qabul turi aniqlanadi, so‘ngra tadbirni o‘tkazishdan
ko‘zlangan maqsad, o‘tkaziladigan joyi, mehmonlar ro‘yxati,
taklifnomalarni tarqatish tartibi, stollar joylashuvi rejasi, ular-
60
ni jihozlash, nutqlar va xizmat ko‘rsatish masalalari bilan
shug‘ullaniladi. Qabul bayram kunlari o‘tkazilmaydi.
Mehmonlarga 1–2 hafta oldin taklifnoma jo‘natiladi. Taklifno-
ma tipografik usulida tayyorlanadi. Oldin har bir taklif etiluvchiga
og‘zaki maslahat solib ko‘riladi, rozi bo‘lsa taklifnoma jo‘natiladi.
Katta e’tiborni mehmonlarning joylashuviga qaratish zarur.
Bu masalada har bir mehmonning xizmat va ijtimoiy holatini
qattiq nazarda tutish lozim. Ularning stoldagi joylarini hisobga
olish zarur.
Mehmonlarni stolga joylashtirish tartibi quyidagicha:
Eng e’tiborli mehmon uy bekasining o‘ng tomoniga, eng
e’tiborli mehmonning oilasi uy egasining o‘ng tomoniga joyla-
shadi. Qolganlari lavozimi, yoshi bo‘yicha bitta erkak, bitta ayol
tarzida joylashadilar.
Umuman rasmiy yoki uydagi barcha qabullarda ishtirok etish-
da o‘zini tutishning asosiy qoidalariga amal qilish quyidagicha:
Erkaklar: oyoqni almashtirib o‘tirmaydi, shimni paypoq dara-
jasidan yuqoriga ko‘tarmaydi.
Ayollar: o‘tirganda ko‘ylak va yubkani ko‘tarmaydi, past kres-
loga o‘tirganda oyoqni almashtirmaydi. Tizzani bir-biriga juftla-
gan holatda bir tomonga qaratib, oyoqni bir joyda ushlab turadi.
Qabulning bosh qoidalaridan biri, bu aniqlik, nafaqat o‘z
vaqtida kelish, balki chiroyli, o‘z vaqtida kuzatilishi hamdir.
Qabul davrida barcha mehmonlar uchun qiziqarli bo‘lgan vo-
qea va hodisalar haqida gap olib borish kerak. Iloji boricha ish
yuzasidan suhbatlashuv, tortishuvlaridan yiroq bo‘lishiga harakat
qilish lozim.
Muzokara davomida yoki u yakunlangandan so‘ng mehmon-
larni tushlik yoki kechki ovqatga taklif etish yaxshi odat.
Barcha mamlakatlarda yaxshi odat aniqlikning belgisi hisob-
lanadi. Qabulga 15 daqiqagacha kechikib kelishga ruxsat etiladi.
O‘ndan uzoq vaqt kech qolib ketish o‘ta qo‘pol hurmatsizlik
hisoblanadi. Agar kechikib kelishga uzrli sabab bo‘lsa, oldindan
ogohlantirib qo‘yiladi, kechirim so‘raladi. Muddatdan oldin ke-
lish ham yaxshi odat emas, mezbonlarni noqulay holatga tu shi-
rib qo‘yish mumkin.
Ish uchrashuvlari tashkil etilishini to‘laligicha tashabbuskor
tomon yoki kelishuv bo‘yicha qabul qiluvchi tomon bo‘lib qoluv-
61
chi tomonlardan biri o‘z zimmasiga oladi. Ko‘pincha muzokaralar
kokteyl, lanch, kechki ovqatlanish va qabulning boshqa turlari
shunday tartibli tadbirlar shaklida o‘tkaziladi.
Lanch (2-nonushta) odatda soat 9.30 va 10 lar o‘rtasida uyush-
tiriladi va 1–1,5 soat davom etadi (nonushtaninng o‘ziga 45–60
daqiqa va choy yoki kofe uchun 15–30 daqiqa).
Do'stlaringiz bilan baham: |
