|
Axborot bilan ishlash, o’zini o’zi boshqarishning vazifasi sifatida, boshka
vazifalar o’rtasidagi muhim bog’lovchi bo’g’in bo’ladi.
Ish vaqti davomida menejerlarga axboratlar oqimi kelib tushadi. Natijada ular
vaqtning 80 % ga yaqinini o’qish, yozish, telefonda so’zlashish, majlislar va x.k ga
sarflaydilar. Buning ustiga ular kerak bo’ladigandan ancha ko’proq axborotlarni
oladilar, qayta ishlaydilar va tarqatadilar.Tadbirkorlik oborotida bo’lgan barcha
axborotlarning yarmisi ortiqcha bo’ladi. Shuning uchun axborotlarni ishlab chiqish
tartibga solinini va tizimlashtirilishi, kasbiy va hayotiy maqsadlarga qaratilishi kerak.
Demak, menejer ular bilan ishlashning ratsional usullariga ega bo’lishi kerak.
Bu hammadan avval o’qishga tegishlidir. O’qish uchun ishga doir xatlar,
gazetalar, farmoyishlar, xizmat xatlari ko’rinishidagi axborot oqimlari borgan sari
to’liqroq bo’lib bormoqda, natijada menejerlar vaqtning 30%ga yaqinini o’qishga
sarflamokdalar. Shuning uchun ratsional o’qish katta ahamiyatga ega, u tufayli
vaqtning ancha qismi tejaladi.
Majlislar va anjumanlar menejerlar faoliyatida muhim o’rin tutadilar.
Ular axborotlarni almashtirish, vaziyatlarni tahlil qilish, qarorlar qabul qilish
zaruriyati vujudga kelgan vaqtda o’tkazilishlari kerak. Bu masalalarni jamoviy hal
qilish samaraliroqdir, ammo vaqt va mablag’larni sarflanishi dastlabki solishtirma
tahlil talab qilingandan yuqoriroqdir. Majlisni tashkil qilishda uning maqsadi, kun
tartibi, ishtirokchilar doirasi, o’tkazish sanasi, vaqti, joyini belgilash, ko’rgazmali
axborotlarning zarur vositalari haqida harakat qilish zarur. Taklifnomalarni kamida
majlisdan bir hafta oldin jo’natish kerak. Bunda ishtirokchilarni uning vaqti, mavzui
va maqsadlari haqida iloji boricha aniqroq xabardor qilish zarur.
Majlisni aniq ma’lum vaqtda boshlash kerak. Hammadan avval ishtirokchilar
bilan kun tartibi, reglament, qarorlar qabul qilish tartibi kelishib olinadi.
Majlis vaqtida qo’yilgan maqsadlarga qanday erishilayotganligini nazorat qilish,
muammoni tahlil qilish, muqobil qarorlarni ilgari surish, ularni hal qilish yo’llarini
qidirish, ishtirokchilarni xabardor qilish va ularning faoliyatini muvofiqlashtirish
kerak.
Shu narsa ma’lumki, ko’p sonli odamlarning birgalikdagi aqliy faoliyatining
mavofiq faolligi, qoidaga ko’ra, 40 - 45 daqiqa davom etadi. Keyin majlisning
496
ko’pgina ishtirokchilarida e’tibor susayadi, shovqin, harakatlar, gaplar vujudga
keladi. Bunday holat 30 - 40 daqiqa davom etadi, shundan keyin muzokaralar yana
kuch bilan sho’’baiydi va “salbiy faollik davri” boshlanadi. U insonni
boshqarilmaydigan bo’lib qolishi, hamma narsaga asabiy va ishonmasdan
munosabatda bo’lishi bilan ta’riflanadi. Bu vaqtda qabul qilingan qarorlar odatda
ekstremizm bilan ajralib turadilar.Agar majlis tanaffussiz 2 soatdan ortiq davom etsa,
ishtiroqchilarning 90%dan ko’prog’i, faqat u tezroq tugashi uchun har qanday
qarorga rozi bo’ladilar.
Majlisni oxirida qabul qilingan qarorlarni taqrorlash, yakunni chiqarish va nima,
kim tomonidan va kaysi vaqtga qadar qilinishi kerakligini aniqlab olish kerak. Majlis
ijobiy ruhda va iloji boricha ma’lum vaqtda tugashi kerak.
Agar majlisni rejalashtirishda ustivorliklar to’g’ri ma’lum bo’lsalar, unda eng
muhim vazifalar, qoidaga ko’ra, majlisning boshida muxokama qilinadilar, oxirida
esa faqat kam ahamiyatlilar.
Majlisni yakunlashda eng muhim ma’lumotlar va natijalarga ega qisqacha
bayonnoma tuzish kerak, majlis oxirida uni ishtirokchilarga tarqatish kerak.
Vaqti vaqti bilan bo’lsa ham majlis natijalariga qaytish zarur, shu jumladan
ishtirokchilari so’rovi yo’li bilan:
Majlisning mavzui va maqsadi etarlicha aniq bo’ldimi?
Ishtirokchilardan har biri kun tartibi va boshqa materiallarni o’z vaqtida oldimi?
Majlisning maqsadiga erishildimi?
Qancha vaqtdan samarasiz foydalanildi?
Bundan tashqari, qabul qilingan qarorlar barcha tegishli bo’lganlar tomonidan
bajarilayotibdimi yoki yo’qmi, nazorat qilish kerak. Bajarilmagan vazifalar va hal
qilinmagan muommolar keyingi majlis kun tartibining birinchi bandi bo’lishi kerak.
Do'stlaringiz bilan baham: | 
