36
Hujjatlar qimmatini ekspertiza qilayotgan shaxs DAF hujjatlari tarkibini
bilishi, jumladan qaysi hujjat qaysi arxivlarda saqlanishini yaxshi bilishi zarur. Aks
holda davlat arxiviga qabul qilinishi zarur bo’lgan hujjatlarni aniqlashda xatolikka
yo’l qo’yilishi mumkin.
Hujjatlarni ekspertizadan o’tkazish ishi bir necha bosqichda amalga
oshiriladi. Birinchi bosqichda hujjatlar vujudga kelishi bilanoq ularning qiymatiga
baho berilib, bu hujjatlarni saqlashning taxminiy muddatlari beligilanadi.
Ikkinchi bosqichda muassasa arxivlarida vaqtinchalik saqlanayotgan
hujjatldar yo’q qilinadi va davlat arxivlariga topshirilishi kerak bo’lgan hujjatlar
saralab olinadi.
Uchinchi bosqichda doimiy saqlash uchun hujjatlar uzil kesil tanlab olinadi.
Bu ish davlat arxivlarini yangi hujjatlar bilan to’ldirib borish jarayonida amalga
oshiriladi. Bu bosqichda ekspertizaning vazifalari quyidagilardan iborat:
tarmoqlararo dublikasiyalarga yo’l qo’ymaslik, arxiv fondining to’laligini
ta’minlash va kerak bo’lganda ayrim yetishmayotgan hujjatlarni topish.
Ekspertizada arxiv fondlari xujjatlarini kompleks ravishda baholash
muhimdir. Bu holda bir-biriga tashkiliy yo tarixiy jihatdan yangi bo’lgan
fondlarning hujjatlari bir vaqtda ekspertizadan o’tkaziladi.
Ekspertiza ishlariga hujjatlar ro’yxati (perechenp) asos qilib olinadi. Bu
ro’yxatda hujjatlarning nomi, ularni saqlash muddatlari, shuningdek davlat
arxiviga o’tkazilishi shart bo’lgan hujjatlar ko’rsatib o’tiladi.
Hujjatlarni saqlash muddatlarini belgilash ekspertizaning mas’liyatli
ishlaridan biridir. Muassasalarda odatda ikki xil hujjatlar guruhi yig’iladi: 1)
muassasaning o’zida yaratilgan hujjatlar; 2) boshqa tashkilotlardan olingan
hujjatlar. Eng avvalo birinchi guruhga kirgan hujjatlarni saqlash muddatlarini
aniqlash kerak. Chunki, shu guruh hujjatlari mazkur tashkilotning faoliyatini ochib
beradi. Ular orasida mazkur muassasa faoliyati davomida yaratilgan qarorlar,
bayonnomalar (protokollar), farmonlar, farmoyishlar, istiqbolli va yillik rejalar,
hisobotlar, yo’riqnomalar, nizomlar, maromnomalar, ma’ruza, tavsiflar,
qurilishlarning texnikaviy loyihalari, ilmiy asarlar, badiiy asarlar, kinos’yomkalar
hamda audio- va videokassetalarning originallari va boshqalar ayniqsa muhimdir.
Muassasaning asosiy faoliyati yuzasidan yuqori va quyi tashkilotlar rahbarlari
bilan olib borilgan yozishmalar ham doimiy saqlanadigan hujjatlar qatoriga kiradi.
Birinchi guruhga kiruvchi boshqa hujjatlar uchun esa vaqtinchalik saqlash
muddatlari belgilanadi.
Ikkinchi guruh hujjatlari esa tamoman boshqacha yondashuvni talab qiladi.
Bu guruh hujjatlari yuqori tashkilotlarning ijro etish uchun yuborgan hujjatlardan,
quyi tashkilotlarning hisobot hujjatlaridan va mazkur muassasa bilan hamkorlik
qilayotgan tashkilotlarning maktublaridan iboratdir. Bu hujjatlarning aksariyat
ko’pchiligi uchun vaqtinchalik saqlash muddatlari belgilanadi. Bu muddatning
uzoq yoki yaqin bo’lishi hujjatdagi ko’rsatmani bajarilishi yoki bu hujjatdan
foydalanish vaqti bilan belgilanadi.
37
Hujjatlar qiymatini ekspertiza qilish ishlari ekspert
komissiyalari va ekspert-tekshiruv komissiyalari
zimmasiga yuklatiladi. Bu komissiyalar doimiy amal
qiluvchi maslahat organlari hisoblanadi. Muassasalar
va arxivlarda ekspert komissiyalari, arxivlarni boshqarish organlarida esa ekspert
tekshiruv komissiyalari tashkil etiladi.
Muassasaning ekspert komissiyasi rahbarning buyrug’iga binoan eng
malakali xodimlar hisobidan tashkil etiladi. Rais etib rahbar xodimlarning biri
tayinlanadi. Muassaslarning ekspert komissiyalari har yili saqlanishi kerak bo’lgan
hujjatlarni va yo’q qilinishi lozim bo’lgan hujjatlarni aniqlaydilar. Doimiy va uzoq
saqlanishi kerak bo’lgan hujjatlar talabga muvofiq ravishda rasmiylashtiriladi, yo’q
qilinishi zarur bo’lgan hujjatlarga dalolatnoma tuziladi. Mazkur dalolatnomalarda
ekspert komissiyasining tarkibi, yig’majildlarning sarlavhasi, ro’yxat tartibi, yo’q
qilinishi kerak bo’lgan hujjatlarning miqdori ko’rsatiladi.
Arxivlardagi ekspert komissiyalarining vazifalari muassasa komissiyalariga
nisbatan kengroqdir. Arxivlarning ekspert komissiyalari arxiv sohasiga muvofiq
ravishda saqlanishi kerak bo’lgan hujjatlar kategoriyasini aniqlaydi, fondlar
tarkibining to’laligini belgilaydi va yetishmayotgan hujjatlarni topish uchun chora-
tadbirlar ishlab chiqadi. Komissiya arxivga kelayotgan barcha hujjatlarni
sinchiklab o’rganadi. Uning xulosasiga tayanib arxivlarga yangi hujjatlar qabul
qilib olinadi. Ekspert-tekshiruv komissiyalari arxivlarni boshqarish muassasalari
(respublika Bosh arxiv boshqarmasi, viloyat arxiv bo’limlari) qoshida tashkil
etiladi. Ular muassasa va davlat arxivlarida ekspertizalar o’tkazish va arxivlar
fondlarini yangi hujjatlar bilan to’ldirish masalalari bo’yicha asosiy ilmiy-metodik
markazlar vazifasini bajaradi. Ekspert tekshiruv komissiyalari arxivlar va
muassasalardagi ekspert komissiyalari faoliyati ustidan nazorat qiladi.
O’zbekiston Respublikasi Bosh arxiv boshqarmasi huzurida tashkil etilgan
Markaziy ekspert tekshiruv komissiyasi viloyatlar va respublika markaziy
arxivlarida faoliyat ko’rsatayotgan ekspert komissiyalari ishini yo’naltiruvchi va
nazorat qiluvchi organdir. Markaziy ekspert-tekshiruv komissiyasi ekspertiza
ishlarida va davlat arxivlarini to’ldirish jarayonida paydo bo’ladigan bahsli
masalalarni hal etadigan oliy organ hisoblanadi.
Do'stlaringiz bilan baham: 
