Можно с полным основанием утверждать, что большая часть того, что происходит в организациях, является коммуникациями

ТЕМА 8. ПОВЫШЕНИЕ ЭФФЕКТИВНОСТИ ОТДЕЛЬНЫХ ФОРМ ДЕЛОВОГО ОБЩЕНИЯ

8.1. Повышение по эффективности диалога лицом к лицу.
8.2. Общение по телефону.
8.3. Эффективные письменные коммуникации.
8.4. Групповая дискуссия.
8.5. Организация совещаний.
8.6. Деловые переговоры.

В этой главе мы рассмотрим как повысить эффективность таких форм делового общения, как беседы лицом к лицу или по телефону, переписка, групповая дискуссия, совещания и переговоры.

8.1. Повышение эффективности диалога лицом к лицу

Прежде всего эффективность общения определяется тем, насколько точно получатель декодирует идею, содержащуюся в сообщении отправителя. Поэтому этап декодирования является центральным во всем процессе коммуникации: формулируя идею, кодируя ее, выбирая средство передачи, коммуникатор учитывает возможные барьеры, которые могут возникнуть при декодировании. Основными направлениями преодоления коммуникативных барьеров на этапе декодирования являются:
1. Организация процесса общения, исключающая физические факторы, вызывающие рассеяние внимания, т.е. нарушающие первую стадию процесса восприятия, такие как шум, телефонные звонки, присутствие посторонних лиц.
2. Эффективная самоподача и фасцинация.
3. Установление обратной связи.
4. Применение приемов активного слушания, техники постановки вопросов, способов фиксирования информации в процессе слушания.
5. Создание и поддержание благоприятной психологической обстановки.
Чтобы правильно декодировать сообщение необходимо, прежде всего, получить его в полном формате и неискаженном виде, а это обеспечивается вниманием получателя. Вместе с тем, внимание может быть отвлечено любым посторонним по отношению к данному взаимодействию стимулом. Поэтому к первой группе приемов, повышающих эффективность декодирования, относится правильная организация процесса общения, исключающая отвлечения, позволяющая «изолироваться» от посторонних стимулов. Развитые навыки активного слушания позволят получателю «изолироваться» от таких отвлекающих внимание стимулов, как посторонние мысли, обдумывание услышанной реплики, поиск аргументов.
Повышение эффективности общения – задача обоих партнеров, поэтому каждый из участников коммуникации может проявить целенаправленную активность в этом процессе. Так, эффективная самоподача, фасцинация и установление обратной связи предполагает активность отправителя, активное слушание – это техника управления общением получателем информации, а создание и поддержание хороших отношений – задача для двоих.
Большую роль в привлечении внимания партнера, исключении срабатывания негативных стереотипов играет самоподача – предъявление отправителем себя получателю с использованием разнообразных средств самовыражения и с учетом его социального статуса, ценностных ориентаций, возраста и пр. Самоподача - это управление вниманием наблюдателя, целенаправленное формирование впечатления о себе. Она предполагает глубокое знание закономерностей формирования первого впечатления и влияния этого впечатления на дальнейшее общение. Владение экспрессивными средствами – технологический аспект самоподачи. При самоподаче важно знать культурно закрепленный набор демонстрации превосходства или равенства в статусе, внешней привлекательности, выражения тех или иных состояний и уметь его реализовать в своем поведении и оформлении облика.