Millised on infosüsteemi arendamise riskid

TARTU ÜLIKOOL

Pärnu kolledž

Ettevõtluse osakond

Annika Merelaid, Liis Loorents, Jana Harjus

AÜEP2
MILLISED ON INFOSÜSTEEMI ARENDAMISE RISKID

Referaat

Juhendaja: lektor Taavi Tamberg

Pärnu 2010

Iga päev kasutame süsteeme, mille üheks komponent on tarkvara. Mõnikord oleneb sellest meie sissetulek, kui kasutame tarkvaravahendeid tööks või müüme seda tarkvara (Tepandi 1999: 3).
Meie pidevalt globaliseeruvas maailmas pööratakse infosüsteemidele esitatavatele nõudmistele üha suurenevat tähelepanu. Formaalselt on kõrged nõudmised mõistetavad! Vaadates inimeste argielus infosüsteemide üha laienevat rakendamist on mõistetav, et kõik kasutajad ja omanikud on huvitatud aina enam vigadeta infosüsteemide arendamisest. Muutuvad vajadused ja võimalused. Ühtlasi muutub keskkond, muutuvad klientide vajadused, suurenevad organisatsioonide kogemused ja ressursid ning teaduse ja tehnika saavutused kujundavad maailma ümber.
Igasugune tegutsemine, sh mõjutegurite rakendamine süsteemide etteantud olekute saavutamiseks (või säilitamiseks), süsteemide või mistahes asjade loomine, tegevuses hoidmine jms nõuab vältimatult selleks vajalikke ressursse. Pole maailmas mitte midagi võimalik teha ilma ilma selleks vastavat energiat või energiaga võrdväärset massi kulutamata (Lorents 2006: 182).
Paraku aga kaasneb infosüsteemide arendamisega mitmeid riske. Inimene suudab talle esitatud ülessannet täita ja lahendada loominguliselt, kuid infosüsteem suudab seda teha täpselt nii nagu talle inimese poolt käsk ette antakse. Piltlikult öeldes järgitakse infosüsteemi kasutamisel täpselt kehtestatud reegleid. Uus süsteem võib muutuda liiga keeruliseks. Tuleb arvestada sellega, et infosüsteemi puudutav info asetseb elektroonilistes dokumentides kuskil andmekogus. Samuti ei tohi ära unustada kus need asetsevad ja milliste eesmärkide saavutamiseks neid kasutada.

Üheks riskifaktoriks on uue infosüsteemi alahindamine. Võib kujuneda olukord, kus potensiaalsed kasutajad ei oma selget nägemust ja põhjalikke materjale, kuidas konkreetselt antud süsteemi peaks või saaks oma ettevõtte jaoks ära kasutada.

Keerukate toodete puhul on toote/teenuse nõuetele vastavust raske kontrollida, seepärast on siin oluline, et arendusprotsess oleks jälgitav ja vastaks samuti kindlatele nõuetele (Tepandi 1999: 48).
Valesti planeeritud tegevused, lisaks veel kliendi ning pakkuja üksteisest mitte arusaamine toovad lisakulusid. Eeltoodust lähtuvalt ei tohiks firma ära unustada oma ettevõtte kasumi teenimise eesmärke. Vahel on siiski vaja kasutada ka inimressursse.
Kuid samas see, mida te tahate, et inimene teeks, peab talle reaalsete võimaluste piires maksimaalselt arusaadav olema (Lorents 2006: 324).
Näiteks teenindussfääris töötavad klienditeenindajad on teatud info hulga töötlemisega tulemuslikumad. Nad töötavad paindlikult. Lisaks nende oskus sotsiaalselt lävida potensiaalsete klientidega. Antud faktorid on kindlasti olulised, sest neid kasutades müüks toode paremini ja rohkem. Ettevõtte tagasiside seisukohalt on see oluline.
Tekkivaid probleeme lahendab lõppkokkuvõttes ikkagi inimene. Siinjuures ei maksa unustada mittetäielikkuse ja ettemääratuse printsiipi, mille kohaselt kõike arvesse võtta ja ette näha pole niikuinii võimalik. Seda enam, et inimene on keeruline (Lorents 2006: 314).
Kuid ta on sotsiaalselt arenenud ning on selliseid situatsioone oma elus ennegi läbi elanud ja just see on ettevõtte jaoks väärtus. Mõistagi pole vältimatu olukord, kus uus süsteem ei õigusta ennast. Seetõttu on infosüsteemi kaardistamiseks ja arendamiseks vaja osata olemasolevat infot ettevõtte jaoks tööle panna. Organisatsioonid ei oska alati määratleda, mil määral oma ettevõtte struktuuri infosüsteemi ja inimeste vahel jagada. Olukorras kus haigestub süsteemi loomisel meeskonnaliige, kelle tõttu arendamise edasine tegevus pole võimalik peab olema varuplaan eelnevalt välja mõeldud.
Seetõttu ongi üsna loomulik, et mida olulisemat rolli võiks üks või teine inimene mingis süsteemis mängida, seda paremini peaksid eelnevalt teada olema tema omadused, võimalikud “tõrked“ ja nende vältimise-ületamise viisid (Lorents 2006: 310).
Teisest küljest vähene töötajate kogemus võib ettevõttele oma infosüsteemide rakendamisel takistusi tuua. Mõnikord peab korraldama töötajatele koolitusi ettevõttes kasutatavate infosüsteemide korraldamiseks ning kasutamiseks. Näiteks kasutatakse infosüsteemide arendamisel ja loomisel ka välistööjõu abi. Selliselt suurenevad kulud, kuna teadaolevalt väljavahetamisega kaasnevad suured kulutused. Vanad tehnoloogiad, mille eest on palju makstud, muutuvad kasututeks, ning uutega kaasnevad uued kulud.
Infosüsteemide arendamisel ja innovatsioonide teostamisel tuleb aina rohkem pöörata tähelepanu ka turvalisusele. Tõenäoliselt võib uue infosüsteemi arendamine põhjustada pöörduvaid kahjustusi vanale. Igasugused lahendused antud valdkonnas tekitavad omakorda märkimisväärseid väljaminekuid. Kuid vaadates organisatsiooni üldiseid eesmärke ja tegevusvaldkonda on vajalik turvalisust väärtustada infosüsteemide arendamisel.
Iga ettevõte peab silmas pidama oma turvalisuse kaitset. Konkreetsed käitumisreeglid, esile kerkida võivate ohtude ennetamine aitab minimaliseerida organisatsiooni siseseid infosüsteemi arendamise riske. Näiteks kui infoandmebaas peaks kaduma, siis info säilimiseks peab saama tagada info täienemise ja taastumise.
Süsteem ehk struktuur on elus, kui ta ise või tema osad on võimelised muutuma ning seejuures iseendaga sarnaseid struktuure taaslooma (Lorents 2006: 281).
Keerukaks teeb olukorra seegi, et sagenenud äärmuslikud kliimamuutused soosivad erinevate loodusõnnetuste teket. Looduskatastroofid on hävitanud terveid tsivilisatsioone takistades infosüsteemide kasutamist.
Anttud öö koostamisel on toetutud eeskätt autorite elukogemusele ja lisaks veel majandusinfosüsteemide loengul kuuldud materjalidele. Töö autorid peavad igasuguste infosüsteemide väljatöötamist ja ellu rakendamist eluliselt tähtsaks tänasel päeval, kuid kindlasti veelgi tähtsamaks edaspidi.
Lähtudes eelpool nimetatud materjalidest leiavad antud töö autorid, et erinevaid infosüsteemi arendamise riske ei pruugita alati reaalselt osata hinnata. Konkreetse infosüsteemi loomine on pikaldane protsess. Info süsteemi suurus peab olema funktsionaalne- jõudluse määratlemine on oluline tegevus. Võib öelda, et tuleb jälgida teostatavust, lisaks on vajalik piisav rahastamine, riigistruktuuride koostöö ja veel palju muid tegemisi.

VIIDATUD ALLIKAD

Lorents, P. 2006. Süsteemide maailm. TTÜ Kirjastus.

Tepandi, J. 1999. Tarkvara kvaliteet ja standardid. Tallinn: TTÜ Kirjastus.