37
xodimlari amalga oshiradilar.
Biznes hujjatlarini yurituvchi yoki kotiba kelib tushgan barcha hujjatlar va
boshqa hujjatlarni kirim jurnallarida albatta qayd qilishlari, ularni o’z egalariga
topshirishda kirim kitoblariga belgilashlari va imzo orqali topshirishlari lozim.
Hujjat egalariga topshirishda devonxonadagi shkaf xonachalaridan xam
foydalanish mumkin. Chunki ularning xonalarida korxona, tashkilot, bo’lim
nomalri, rahbarlari yoki ayrim shaxs familiyalari yozilgan bo’ladi. Bu ishlarni
bajarilishini albatta devonxona boshlig’i nazorat qilib borishi zarur. Chunki xat-
hujjatlar o’z vaqtida egalariga topshirilmoy qolishi va yo’qolishi xam mumkin.
Qabul qilingan (kirib kelgan) hujjatlar bilan ishlash texnologiyasi 1-rasmda
keltirilgan.
Qabul qilingan hujjatlarga birlamchi ishlov berish xatlarni jo’natishning
to’g’ri amalga oshirilganligini tekshirishni o’z ichiga oladi. shaxsiy (“SHaxsan
o’ziga” belgisi bo’lgan) korrespondlentsiyalardan boshqa barcha xatlarning
konvertlari ochib ko’riladi. So’ngra quyidagilarni tekshirib ko’rish zarur:
konvertga solingan xatning manzilgoxi to’g’ri ko’rsatilganligi;
hujjatdagi varaqlar soni;
hujjatga qilingan ilovalarning mavjudligi.
Ilovalar yoki xatning varaqlari yo’q bo’lgan xollarda bu haqda xat
yuboruvchiga ma’lum qilinadi hamda shu hujjatning o’ziga va qabul qilinuvchi
hujjatlarni qayd qilish jurnalining “Izoxlar” grafachiga yozib qo’yiladi.
Konvertlar qoidaga ko’ra yo’q qilinadi. Xat yuboruvchining manzilgoxini
hamda xat junatildgan va olingan vaqtni faqat konvert bo’yicha bilish mumkin
bo’lgan yoki konvertda “Konfidentsial”, “SHoshilinch” belgilari mavjud bo’lgan
xollar bundan mustasno.
Qabul qilinuvchi hujjatlarni avvaldan ko’rib chiqish sekretar-referent
tomonidan hujjatlarni qayd qilinuvchi va qayd qilinmaydigan turlarga taksimlash
maksadida amalga oshiriladi. Belgilashda hujjatga ma’lum bir belgilar qo’yiladi,
masalan, boshqaruv lavozimidagi shaxslarni belgilash (01-bosh direktor, 02-
kadrlar bo’yicha menedjer va xokazo). Ba’zi bir belgilar aylana ichiga olinishi yoki
boshqa turdagi belgi qo’yilishi mumkin.
Ilovalar yoki xatning varaqlari yo’q bo’lgan xollarda bu haqda xat
yuboruvchiga ma’lum qilinadi xamda shu hujjatning o’ziga va qabul qilinuvchi
hujjatlarni qayd qilish jurnalining "Izoxlar" grafasiga yozib quyiladi.
Konvertlar qoidaga ko’ra yo’q qilinadi, xat yuboruvchining manzilgoxini
xamda xat junatilgan va olingan vaqtni faqat konvert bo’yicha bilish mumkin
bo’lgan yoki konvertda "Konfidsntsial", "SHoshilinch" belgilari mavjud bo’lgan
38
xollar bundan mustasno.
Qabul qilinuvchi hujjatlarni avvaldan ko’rib chiqish sekretar-referent
tomonidan hujjatlarni qayd qilinuvchi va qayd qilinmaydigan turlarga taksimlash
maksadida amalga oshriladi. Belgilashda hujjatga ma’lum bir belgilar quyiladi,
masalan, boshqaruv lavozimidagi shaxslarni belgilash(01 -bosh direktor, 02 -
qadrlar bo’yicha menedjer va xoqazo). Ba’zi bir belgilar aylana ichiga olinishi
yoki boshqa turdagi belgi quyilishi mumkin.
Hujjatni qayd qilish - hujjatga indeks (nomer) raqami berish va uni hujjatga
yozib quyish xamda bu to’g’ridagi qisqacha ma’lumotlarni jurnal(kartochka)ga
yoki kompyuter xotirasiga kiritish demakdir. Hujjatlarni qayd qilish zaruriyati
ularning butunligini saqlash,operativ tarzda qidirib topshi va nazorat qilishda
namoyon bo’ladi. Hujjatlarni qayd qilishning bir necha xil shakllari mavjud:
-markazlashtirilgan - qayd qilishning boshqa shakllariga nisbatan eng
samarali usul;
-firmaning hujjatlari bo’yicha yagona ma’lumotlar markazi yaratishga imkon
beradi;
-qayd qilishning yagonatartibini urnatadi;
*
markazlashtirilmagan - hujjatlarni tuzilgan va bajarilgan joylarda
(struktura bo’linmalarida) qayd qilishni nazarda tutadi;
*
aralash-hujjatlarning bir qismi markazlashtirilgan tarzda, boshqa qismi
esa strukura bo’linmalarida qayd qilinadi.
Katta bulmagan tijorat korxonalarida hujjatlarni qayd qlish asosan
markazlashtirilgan tarzda amalga oshiriladi.
Hujjatlarni qayd qilish bir marta amalga oshirilishi lozim, ya’ni qayd qilingan
hujjat firma ichida harakatlanganda ikkinchi marta qayd qilinishi mumkin emas.
Hujjatlarni qayd qilishda ular bir necha guruxlarga bulinib, ularninghar biri
aloxida qayd qilinadi:
* kirim hujjatlar;
* chikim hujjatlar;
* ichki hujjatlar;
* tijorat shartnomalari;
* "Konfidentsial" belgili hujjatlar va xoqazo.
Rasm-2.
Do'stlaringiz bilan baham: 
