Menejment faoliyatida muloqotning o’rni. Kommunikatsiya

Menejment faoliyatida muloqotning o’rni.
Kommunikatsiya
20-30-yillarda klassik, ma'muriy boshqaruv maktabi vakillari 20-asr boshqaruv funktsiyalari munosabati orqali boshqaruv faoliyati mazmunini ochib berdi. Beshta boshqaruv funksiyasi birlashtiruvchi (integratsiyalashgan) jarayonlar orqali yagona boshqaruv jarayoniga bog'langan bo'lib, ular boshqaruv faoliyatining ikki yo'nalishi bilan ifodalanadi: aloqa, qaror qabul qilish.
Aloqalarni ko'rib chiqing. Odamlarning har qanday birgalikdagi faoliyati ular o'rtasidagi muloqotni, ya'ni u yoki bu ma'lumotlar almashinuvini nazarda tutadi.
Muloqot - bu ikki yoki undan ortiq odamlar o'rtasida ma'lumotlarni uzatish va qabul qilish jarayoni. Ushbu jarayonni bog'lash deb atash kerak. Aynan u odamlarga o'z sa'y-harakatlarini muvofiqlashtirish, birgalikda harakat qilish, tashkilot maqsadlariga erishish imkonini beradi. Aloqa jarayoni qanchalik yaxshi tashkil etilgan bo'lsa, tashkilot shunchalik barqaror, samarali va raqobatbardosh bo'ladi. Ayrim menejerlar tomonidan bu jarayonning ahamiyatini yetarlicha baholamaslik odatda kompaniya uchun nafaqat yo'qotishlarga, balki ba'zan uning bozordagi faoliyatini butunlay to'xtatishga olib keladi.
Axborot almashinuvi har qanday boshqaruv funktsiyalarini (rejalashtirish, tashkil etish, motivatsiya, nazorat, etakchilik) amalga oshirishda zarurdir. Bu ongli qarorlar qabul qilishning eng muhim shartidir, shaxslararo munosabatlarda va tashkilot imidjini shakllantirishda katta rol o'ynaydi. Shunday qilib, axborot almashinuvi boshqaruv faoliyatining deyarli barcha turlarining eng muhim tarkibiy qismi hisoblanadi. Shuning uchun barcha darajadagi menejerlar ish vaqtining ko'p qismini (50-90%) aloqaga sarflashlari ajablanarli emas.
Boshqaruv tashkilotidagi kommunikatsiyalar murakkab, ko'p bosqichli tizim bo'lib, tashkilotning o'zini ham, uning elementlarini ham, tashqi muhitni ham qamrab oladi. Keling, ushbu tizimni batafsil ko'rib chiqaylik va tashkilot qanday tashqi va ichki aloqalarni amalga oshirishidan boshlaylik.
Tashqi aloqalar. Bu tashkilot va uning tashqi muhiti o'rtasida ma'lumot almashishdir. Har qanday tashkilot tashqi muhit bilan o'zaro aloqada mavjud. Va bu muhitning qaysi omillariga (iste'molchilar, raqobatchilar, davlat nazorat organlari, jamoatchilik fikri va boshqalar) tashkilotning ishiga va uning natijalariga eng katta ta'sir ko'rsatishi, uning aloqalari tabiati va usullari bog'liq.
Tashkilotlar tashqi muhitning asosiy elementlari bilan turli xil aloqa vositalariga ega. Shunday qilib, masalan, firmalar tovarlar va xizmatlar ishlab chiqarishning mavjud va potentsial iste'molchilari bilan birinchi navbatda reklama va tovarlarni bozorda ilgari surishning boshqa vositalari (savdo ko'rgazmalari, to'g'ridan-to'g'ri pochta, shaxsiy savdo va boshqalar) orqali aloqa qiladilar, shuningdek, turli xil xizmatlarni o'tkazadilar. sotsiologik so'rovlar.
Tashkilot davlat nazorati va tartibga solish ob'ekti bo'lib, tegishli organlarga (statistika, soliq, byudjetdan tashqari jamg'armalar) muntazam ravishda turli hisobotlar, ma'lumotnomalar, ma'lumotlar va hokazolarni taqdim etadi.Lobbichilardan foydalangan holda, ayrim siyosiy partiyalar, harakatlar, guruhlar va alohida deputatlarni qo'llab-quvvatlaydi. , ularning manfaatiga hissa qo'shgan holda, yirik tashkilotlar ulardan nafaqat zarur ma'lumotlarni oladi, balki qonunchilikka, barcha darajadagi qonun chiqaruvchi tomonidan qabul qilingan normativ-huquqiy hujjatlar mazmuniga ta'sir qiladi.
Jamoatchilik fikrida tashkilotning ijobiy imidjini yaratishga katta e'tibor qaratiladi, buning uchun yirik tashkilotlarda maxsus jamoatchilik bilan aloqalar bo'limlari ("jamoatchilik bilan aloqalar") tashkil etiladi, ularning mutaxassislari turli xil vositalardan foydalangan holda buning uchun zarur bo'lgan ma'lumotlarni tarqatadilar.
Ichki aloqalar. Ular tashkilot elementlari o'rtasida amalga oshiriladigan ma'lumotlar almashinuvi sifatida tushuniladi. Tashkilot ichida axborot almashinuvi boshqaruv darajalari (vertikal aloqa) va bo'limlar (gorizontal aloqa) o'rtasida amalga oshiriladi.
Vertikal kommunikatsiyalar. Ularning yordami bilan ma'lumotlar boshqaruvning yuqori pog'onasidan pastga yoki pastga o'tkaziladi. Shunday qilib, tashkilot xodimlari yangi strategik va taktik maqsadlar, ustuvorliklarning o'zgarishi, ma'lum bir davr uchun aniq vazifalar, qoidalar, ko'rsatmalar, ishlash standartlaridagi o'zgarishlar va boshqalar to'g'risida xabardor qilinadi.
Ushbu axborot oqimlariga parallel ravishda har qanday tashkilotda ma'lumotlar qarama-qarshi yo'nalishda - ierarxiyaning pastki sathlaridan yuqoriga yoki ko'tarilish yo'nalishida uzatiladi. Uning yordami bilan menejment tashkilotdagi ishlarning haqiqiy holati, qabul qilingan qarorlar natijalari, yuzaga keladigan qiyinchiliklar, muammolar va ularni hal qilish bo'yicha takliflar haqida bilib oladi.
Gorizontal aloqa. Tashkilot o'z vazifalarini muvofiqlashtirishi kerak bo'lgan bir nechta bo'limlardan iborat bo'lganligi sababli, bu ularni bir-biri bilan ma'lumot almashishga majbur qiladi. Gorizontal axborot almashinuvi tashkilotning teng elementlarini bog'laydi, ular o'rtasida hamkorlik va muvofiqlashtirish munosabatlarini shakllantiradi.
Gorizontal va vertikal yo'nalishdagi aloqa samaradorligi har xil. Gorizontal kanallar orqali yuborilgan xabarlarning samaradorligi ancha yuqori - u 90% ga etadi. Vertikal kanallar orqali yuborilgan ma'lumotlar yo'qoladi va ko'proq darajada buziladi: korxona rahbariyatidan kelayotgan ma'lumotlarning atigi 20-25% ishchilarga etib boradi va ular tomonidan to'g'ri tushuniladi. Pastdan yuqoriga yuborilgan xabarlar ham unchalik samarali emas. Vertikal va gorizontal xabar oqimlari o'rtasidagi samaradorlikdagi farqni bir qancha sabablar bilan izohlash mumkin. Menejmentning bir darajasida ishlaydigan odamlarning qarashlari ko'proq o'xshashdir, ular yuqori darajada ishlaydiganlarga qaraganda ko'proq o'z tengdoshlari bilan erkin va ochiq gaplashishga psixologik moyildirlar. Gorizontal oqimlar ko'pincha rasmiydan ko'ra norasmiydir. Bundan tashqari, gorizontal xabarlar mazmuni asosan muvofiqlashtiruvchi xarakterga ega bo'lsa, vertikal xabarlarning mazmuni tartibli xarakterga ega.
Rahbar va bo'ysunuvchi o'rtasidagi aloqa. Ushbu turdagi ichki aloqa tashkilotdagi barcha ma'lumotlar almashinuvining katta qismini tashkil qiladi va shaxslararo munosabatlar sohasida alohida o'rin tutadi. Shu sababli, rahbar-bo'ysunuvchi turdagi aloqalar rasmiy ravishda vertikal aloqa turlaridan biri bo'lsa-da, ularning alohida ahamiyati tufayli ularni alohida ko'rib chiqish odatiy holdir. Rasmiy aloqalar tashkilotning maqsadlariga erishish va rahbarlarning rasmiy buyruqlarini bajarishga yordam beradi.
norasmiy aloqalar. Rasmiy tuzilma bilan bir qatorda shaxsiy, norasmiy, tartibga solinmagan munosabatlarga asoslangan norasmiy tuzilma ham mavjud va shunga mos ravishda rasmiy, rasmiy kanallar orqali uzatiladigan ma'lumotlardan tashqari, norasmiy ma'lumotlar, boshqacha aytganda, mish-mishlar tarqaladi. norasmiy aloqalar orqali uzatiladi.
Norasmiy aloqa odamlarning muloqotga bo'lgan ehtiyojlarini qondirishga yordam beradi. Ular ko'pincha menejerlar tomonidan xodimlarning ba'zi taklif qilingan o'zgarishlarga munosabatini bilish uchun ishlatiladi. Norasmiy aloqaning o'ziga xos xususiyati - bu ma'lumot uzatishning ancha yuqori tezligi, sezilarli miqdordagi auditoriya va uzatilgan xabarlarning nisbatan past ishonchliligi.
Tashkilotda norasmiy kommunikatsiyalarning mavjudligi odatiy hodisa, lekin faqat ma'lum darajada. Shuni esda tutish kerakki, mish-mishlar doimo ma'lumot etishmasligining natijasidir va mish-mishlar, norasmiy ma'lumotlar almashinuvi orqali tarqatiladigan katta hajmdagi ma'lumotlar aloqa tizimining noqulayligi va samarasizligidan dalolat beradi.
Muloqot tashkilotning har bir elementiga kiradi. Ularning asosiy maqsadi axborot almashinuvida ishtirok etayotgan odamlarning o'zaro tushunishini ta'minlashdir. Ushbu jarayon to'qqizta tarkibiy elementni o'z ichiga oladi. Mana ularning ta'riflari:
♦ jo'natuvchi - boshqa tomonga murojaat yoki ma'lumot yuboruvchi tomon;
♦ kodlash - axborotni ramziy shaklda taqdim etish jarayoni;
♦ manzil - jo'natuvchi tomonidan uzatiladigan belgilar to'plami;
♦ axborotni tarqatish vositalari - murojaat jo'natuvchidan uzatiladigan aloqa kanallari (bu erda bugungi kunda elektron aloqaning tobora ommalashib borayotganini ta'kidlash kerak: televidenie, radio, kompyuter aloqalarining har xil turlari va boshqalar);
♦ shifrni ochish - qabul qiluvchi jo'natuvchi tomonidan uzatilgan belgilarga ma'no qo'shish jarayoni;
♦ boshqa tomon tomonidan yuborilgan murojaatni oluvchi;
♦ javob - qabul qiluvchining murojaat bilan bog'lanish natijasida yuzaga kelgan javoblari majmui;
♦ fikr-mulohaza - javobning qabul qiluvchi jo'natuvchi e'tiboriga havola qiladigan qismi;
♦ Interferentsiya - aloqa jarayonida atrof-muhitning rejasiz aralashuvi yoki buzilishning paydo bo'lishi, buning natijasida qabul qiluvchi jo'natuvchi tomonidan yuborilganidan farqli murojaatni oladi.
Kerakli ma'lumot yoki xabar axborot uzatish kanali orqali og'zaki, yozma yoki vizual shaklda uzatiladi. Shaklni tanlash ham ma'lumotning o'ziga, ham uning maqsadiga bog'liq. Axborot uzatish kanali quyidagilar bo'lishi mumkin:
♦ bir tomonlama, axborot faqat bir yo'nalishda uzatilganda;
♦ ikki tomonlama, axborot har ikki yo'nalishda uzatilganda.
Kanal ikkidan ortiq odamni yoki tashkiliy birliklarni bog'laydigan hollarda, aloqa tarmog'ining mavjudligi haqida gapirish kerak. Bunday tarmoqlarning bir nechta turlari mavjud. Eng keng tarqalgan aloqa tarmoqlarining diagrammalari quyida keltirilgan (16.1-rasmga qarang).
Aloqa tarmoqlarining eng keng tarqalgan sxemalari: "A" - bo'lim, bo'lim yoki xizmat boshlig'i; "B", "C", "G", "D" - unga bo'ysunadigan xodimlar.
Agar hal qilinishi kerak bo'lgan muammo oddiy bo'lsa, rulning ishonchliligi aniqlandi. Muammoni hal qilish o'zaro fikr almashish va doimiy fikr almashishga bog'liq bo'lsa, "g'ildirak" mos kelmaydi. Xatolarga yo'l qo'yiladigan odatiy ishlarni bajarishda "Julga" afzalroqdir.

Doira tarmog'i moslashish va ijodkorlikni talab qiladigan kamroq muntazam vazifalarda samaraliroq.

Aloqa tarmoqlarining samaradorligi axborotni bosib o'tadigan masofaning uzunligiga va shunga mos ravishda uni bosib o'tish uchun zarur bo'lgan vaqt va kuchga bog'liq. Masofa va vaqt qanchalik qisqa bo'lsa va kuch qanchalik ko'p bo'lsa, tarmoq shunchalik samarali bo'ladi.
To'g'ridan-to'g'ri uzatiladigan ma'lumotlar ham katta ahamiyatga ega. Samarali muloqotni ta'minlash uchun u: ishonchli, qimmatli, o'z vaqtida, to'liq va ixcham bo'lishi kerak.
Yomon muloqotning asosiy sabablaridan ba'zilari:
♦ axborotning yomon mazmuni va tuzilishi;
♦ axborot uzatishning noto'g'ri tanlangan shakli;
♦ xodimlarning ish joylarining noratsional joylashishi;
♦ qiyinchiliklar mavjudligi yoki fikr-mulohazalarning to'liq yo'qligi;
♦ xodimlarning noto'g'ri psixologik yoki motivatsion munosabati;
♦ xodimlarning psixologik va kasbiy mos kelmasligi;
♦ axborotning ahamiyatini yetarlicha tushunmaslik;
♦ yomon xotira.
Menejerlar ko'pincha xodimlar va hatto quyi bo'g'indagi menejerlar umuman korxonadagi ishlarning holati haqida bilishlari shart emas deb xato qilishadi. Tadqiqotlar shuni ko'rsatadiki, xodimlar ishlarning umumiy holatidan xabardorlikni eng muhim axloqiy omillar ro'yxatida birinchi o'rinlardan biriga qo'yadilar.
Psixologik munosabatning kamchiliklari quyidagilarda namoyon bo'ladi:
♦ fikrlash stereotiplari;
♦ oldindan o'ylangan tushunchalar;
♦ kimdir bilan noto'g'ri munosabatda bo'lish;
♦ e'tiborning etishmasligi va qiziqishning yo'qolishi;
♦ faktik materialning to'liq emasligi.
Zamonaviy aloqaning asosiy tamoyillari:
♦ muhimi ma'lumotni jo'natuvchining aytgani emas, balki qabul qiluvchining nimani tushunishi;
♦ O'tkazilayotgan ma'lumotlarning sifati uchun javobgarlik har doim jo'natuvchining zimmasida.
Shunday qilib, menejmentdagi asosiy bog'lovchi jarayonlardan birini aloqa - axborotni uzatish va qabul qilish jarayoni deb atash kerak.
Menejerning vazifasi tashkilotda samarali muloqot qilish uchun shart-sharoitlarni ta'minlashdir.