Maxsus talim vazirligi samarqand davlat universiteti

Kayd kilish – nazorat kartochkasi (old tomoni)

Korrespondent
Xujjat tartib rakami	Xujjat muddati	Kelib tushgan vakti	Kiruvchi tartib rakami
Kiskacha mazmuni
Rezolyusiya va xujjat kimga yuborilganligi
Ijro etish vakti

(orka tomoni)

Ijro etuvchi		Muddati		CHikuvchi №
Kimga				Ish nomeri №
Kim tomonidan berilgan
Ijro etilganligi xakida belgi
Xujjatlarni junatish				Varraklar Soni

Kullanilayotgan indeksatsiya tizimining samaradorligi kup jixatdan uning barkarorligiga boglik buladi. Agar indekslarning ishlab chikilgan tizimi amalda uzini oklasa, undan keyinchalik xam foydalanish mumkin. SHartli belgilarni kayta kurib chikish firma faoliyati keskin tarzda uzgargan xoldagina maksadga muvofikdir.
Amaliyotda xujjatlarni kayd kilishning ikki shakli - jurnal va kartochkalardan foydalaniladi. Kupincha, ayniksa, kichik firmalarda kirim va chikim xujatlarni aloxida kayd kilish uchun jurnallar kullaniladi. Xujjatlar xajmi kam bulganda jurnallardan bir necha yil davomida foydalanish mumkin.
Xujjatlarni kartochkada kayd kilish xujjatlar xajmi katta bulgan xolda ayniksa samarali buladi. CHunki bu narsa kartochkalarning bir nechta nusxasini birdaniga chop etish va kontragent korxona, shartnoma turi va shu kabi begilar buyicha tasniflab kartotekalarga joylashtirish imkonini yaratadi. Xujjatlarni kayd kilishning kartochka tizimidagi kamchilik bu kartochkalarning yukolib kolish extimolidir.
Jurnal va kartochkalardagi xujjatlarni kayd kilish bulimlari bir-biridan unchalik fark kilmaydi.
Xar bir firma uz xoxishiga kura xujjatlar aylanishining uziga xos xususiyatlarini aks ettiruvchi bulimlarning optimal tarkibini tanlab olishi mumkin.
Kirim yoki chikim xujjatlarni kompyuter yordamida kayd kilishda xam jurnal yoki kartochkalardagi bulimlardan foydalanish mumkin. Kompyuterda xujjatlarni kidirish jurnalni ketma-ketlikda (“varakma-varak”) kurib chikish yoki turli “kalit” (muallif, korrespondent, bajaruvchi, sana va xokazo) buyicha kidirish yordamida amalga oshiriladi. Elektron kayd kilish kartochkasidan foydalanishda barcha ma’lumotlar ekrandagi bir varakka joylashtiriladi.
Kirim xujjatlar kayd kilingandan sung “filtratsiya” kilinadi. Firma raxbariga fakat aloxida ish kogoziga joylashtirilgan eng muxim va shoshilinch xujjatlargina kurib chikish uchun takdim etilishi lozim. Raxbarning ishtirokini talab kilmaydigan boshka xujjatlar raxbarning muovinlariga, struktura bulinmalariga yoki bajaruvchilarning uziga berilishi mumkin.
Xujjatlarni oldindan kurib chikish jarayonida firma raxbariga takdim etiluvchi xujjatlar kushimcha ma’lumotlarni (avvalgi yozishmalar, shartnomalar, normativ xujjatlar va xokazo) talab kilish darajasi aniklanadi. Bu ma’lumotlar sekretar-referent tomonidan tayyorlanadi xamda kirim xujjatlar bilan birgalikda firma raxbariga beriladi. Agar sekretar-referentning vazifalari doirasiga kelib tushgan xujjatlar tugrisida doklad kilish xam kirsa, uning uzi xam ushbu ma’lumotlar bilan tanishib chikishi lozim.
Firma xodimiga yoki strukturaviy bulinmasiga junatilgan xujjatlar oldindan kurib chikilmaydi va belgi kuyilmasdan adresatga topshiriladi.
Firma raxbari xujjatlarni kurib chikish jarayonida ushbu xujjat buyicha amalga oshiriladigan choralarni bajaruvchi shaxsni kursatishi, anik va muayyan kursatmalar berishi va bajarish muddatini kursatishi lozim. Bu kursatmalar rezolyusiya kurinishida xujjatning uziga yozib kuyiladi.
Ustxat (rezolyusiya) dan olingan ma’lumotlar (bajaruvchining shaxsi, bajarish muddati) sekretar-referent tomonidan kayd kilish jurnali yoki kartochkasiga kushimcha ravishda kiritiladi. Ustxat xujjatni nazoratga olish uchun asos bulib xizmat kilishi mumkin. Agar ustxatda bir nechta bajaruvchi kursatilgan bulsa, xujjat ruyxatdagi birinchi turgan mas’ul shaxsga topshiriladi.
Xujjatlarni kurib chikishda shunday tavsiyanomalarga rioya kilish kerakki, natijada unga kura xujjatlarning utishini tezlashtirish, xujjatlar bilan ishlashda muammolarning yuzaga kelmasligi, ularni uz vaktida va sifatli bajarilishiga imkon yaratilshi zarur. Raxbar xujjatlarni kelib tushgan kuni (kechi bilan ertasiga) kurib chikishi va shu kunning uzida kotibaga kaytarib berishi lozim.
Ba’zi bir raxbarlarning olingan va imzolangan xujjatlar nusxasidan iborat “devonxonaga” egalik kilishga intilishi ularning boshkaruv malakasi pastligi yoki uz sekretar-referentiga ishonmasligidan darak beradi. Bu xolda xujjatlar betartib saklanib, ularni kidirib topishda kiyinchiliklar tugdiradi. Bunday “devonxonalar” bulmasligi lozim.
Xujjatlar raxbarning ustxati bilan bajarish uchun mas’ul bulgan shaxsga topshirilib, bu xakda kirib keluvchi xujjatlarni kayd kilish jurnaliga xujjatni olish sanasi kursatilgan xolda yozib kuyiladi. Xujjat bajaruvchi shaxslar urtasida xarakatda bulganda tilxat yozish shart emas, "KT" ("Konfidensial") belgili xujjatlar bundan mustasno.
Xujjatni bajarishni bir nechta bajaruvchilar tomonidan operativ tarzda amalga oshirish maksadida sekretar-referent xujjatni bir necha nusxada kupaytiradi va bajaruvchilarga tarkatadi. Xujjat buyicha masala xal etilguncha xujjatlar bajaruvchi shaxs ixtiyorida buladi, xujjat buyicha ishlar bajarib bulingach (xujjatga javob tayyorlansa, muayyan vazifa yoki xarakat bajarilsa), xujjatga bajarilganlik va ishga kiritib kuyganlik tugrisida belgi kuyiladi. SHundan sung xujjatlar javob nusxalari bilan birga ish kogoziga tikib kuyish uchun sekretar-referentga beriladi.

Конвертларни кабул килиш, текшириш

Очик конвертларни, куйилмаларни текшириш

Олдиндан куриб чикиш (саралаш, белгилаш)

Хатларни “Шахсий” белгиси остида фирма ишчиларига бериш

Хужжатни келиб тушганли

гини кайд этиш (кирувчи штамп)

Руйхатга олиш

Бошкарувчига хужжатларни (маъруза)ни бериш

Хужжатларни бошкарувчи томонидан куриб чикилиши (резалюция)



Резолюциядан кайд килиш журнали ёки карточкасига маълумот (ахборот) киритиш

Хужжатларни ижро этувчига бериш

Хужжатларни ижро этилишини назорат килиш

Хужжатларни ижро этиш

Хужжатларни хизмат папкасига тикиб куйиш