Mavzu: Boshqaruv mehnati: ta'riflari, xususiyat1ari

Majlis ishtirokchilarining holatini uning davomiyligiga bog'liqligi
Vaqti vaqti bilan bo'lsa ham majlis natijalariga qaytish zarur, shu jumladan ishtirokchilari so'rovi yo'li bilan:
Majlisning mavzui va maqsadi yetarlicha aniq bo'ldimi?
Ishtirokchilardan har biri kun tartibi va boshqa materiallarni o'z vaqtida oldimi?
Majlisning maqsadiga erishildimi? Qancha vaqtdan samarasiz foydalanildi?
Keluvchilar oqimini boshqarish ham muhim amiyatga ega, u hammadan avval keraksiz va ma'lum qilinmagan keluvchilardan o'zini chetga tartishga qaratilgan.
O'z xodimlarini qabul qilish uchun ham qabul saotlarini belgilash zarur. Vujudga kelgan muammolarni aniqlash uchun muntazam ravishda qisqa operativ majlislarni o'tkazish zarur.
Agar majlis cho'zilib ketsa, keluvchi esa uni tugatishni istamasa, quyidagilar maqsadga muvofiqdir:
-umumiy xulosani aytish va suhbatni yakunlash;
-qo'l soatiga qarash;
-turish va keluvchini eshikkacha kuzatish;
-kotib bilan, u suhbatni uzib qo'yishi va keyingi ish haqida eslatishni kelishib olish;
-keluvchini suhbatgacha va uni yakunlashdan oldin sizni boshqa keluvchilar kutayotganligi va sizning vaqtingiz cheklanganligini xabardor qilish;
-oddiygina qilib, siz hozir suhbatni tugatishni istayotganligingizni aytish.
4. Menejer faoliyatini rejalashtirish va tashkil qilish uchun qurollar
Menejer ishini rejalashtirish va tashkil qilishda maxsus qurollardan foydalaniladi.
Vaqtning kundaligi - bu ishni boshqarishning uni soatlar bo'yicha bajarilishini rejalashtirish, umumiy maqsadning bir qismi sifatida kundalik vazifalarni belgilash va ulardan eng muhimlarini ajratishga imkon beruvchi vositadir.
Kundalik maxsus papka - tez taqqichdan tashkil topadi, unga foydalanuvchi ning istagi bo'yicha maxsus varaqachalar, grafiklar, jadvallar va moliyaviy hisobatlar solib qo'yilishi mumkin. Varaqachalarda yillik rejalar (uzok muddatli rejalar haftalar bo'yicha kiritilgan kataklarga ajratilgan setka) va barcha ishlar yarim saotgacha aniqlik bilan taqsimlangan kunlik rejalar mavjud bo'ladi. Shunday qilib, kundalik dasturning har bir bandini kengroq vaqtli vazafalar bilan solishtirish mumkin. Avval tegishli kataklarni to'ldirish va kerakli ishlarning ro'yxatini tuzish uchun qat'iyat va intizom talab qilinadi. Ammo bu ro'yxatni tuzish, oldinda turgan vazifalar va faoliyat turlarini ranjirovkalash mehnatni tashkil qilishni yaxshilash va vaqtdan foydalanishni ratsionallashtirishga yordam beradi.
Vaqtning kundaligi shaxsiy ishchi kartotekasidan iborat bo'lib, unga alohida varaqlar tikilgan va u o'zining ko'rgazmaliligi bilan qulaydir. U bir vaqtda stol kalendari, shaxsiy kundalik, yon daftarga, rajalashtirish va nazorat qilish quroli, manzillar ro'yxati, ma'lumotnoma va g'oyalar kartotekasi bo'ladi.
Vaqtning kundaligi yana har kuni foydalaniladigan barcha kunlik rejalar, xizmat daftari va varaqlarning ishchi jamlovchisidan iborat bo'ladi.
Vaqtning kundaligi - bu shaxsiy maqsadlarga erishish, vaqtdan samarali foydalanish uchun qo'shimcha vositadir. Uning yordamida nafaqat barcha qisqa va uzoq muddatli vazifalar haqidagi, balki barcha rejalar va loyihalar haqidagi to'liq tassavvurni olish mumkin.
Vaqtning kundaligi quyidagi tuzilishga ega. Kalendar qismida oylik, haftalik va kunlik rejalar uchun har xil ishchi daftarchalar joylashadi. Kunlik rejaga alohida ahamiyat beriladi: bir kunga bir varaq. Bu yerda yana tegishli oylar va xaftalar bo'yicha mulohazalar uchun varaqlar ham bo'ladi, ular muddatlarni boshqa davrlarga kuchirishni yengillashtiradilar. Bu varaqlarni foydalangandan keyin tikish mumkin.
Yangi "kiruvchi" kundalik varaqlarda haftalik va oylik varaqlardan barcha muddatlar ko'rsatilishi kerak. Ularga tegishli varaqlardan sanalar-to'lovlar, ta'tilga ketish kunlari, tug'ilgan kunlar, shu jumladan qo'l ostidagilarniki ham ko'chiriladi. Shunday qilib, kundalik muntazam ravishda to'ldirilgan holda hech nima yo'qolmaydi va esdan chiqmaydi.
Jahonda keng tan olingan menejer vaqtini rajalashtirish va boshqarishning bir necha aniq tizimlari mavjud. Ulardan biri - bu Yevropada 1 -reytingga ega "Taym Menejer" tizimidir. U birinchi marta Time Manager International kompaniyasi tomonidan ishlab chiqarilgan, bu kompaniya menejment va shaxsiy rivojlanish sohasida Yevropada yetakchi bo'lib, 1975 yilda Daniyada tashkil topgan.
Taym Menejerda hamma narsa ham mazmuni va ham shakli bo'yicha mayda-chuydasigacha o'ylab ko'rilgan. Bundan tashkari mahsulotning keng navlari tufayli Taym Menejerni har qanday shaxsiy so'rovlarga moslashtirish mumkin. Masalan, Taym Menejerning uchta bazaviy variantlari: standartli, maxsus va "rahbar" mavjud. Ularga kiruvchi blankalar va jihozlar majmuasini o'zgatirib va to'ldirib Taym Menejerning bu bazaviy variantlarni istalganini faoliyatning u yoki bu belgalangan turiga maxsus mo'ljallangan turli tumanligiga aylantirish mumkin. Masalan, savdo vakili, kotib, loyiha rahbari, ilmiy xodim, yuqori bo'g'in boshqaruvchisi va h.k.
Taym Menejerning har qanday bazaviy varianti majmuasi beshta asosiy elementlardan tashkil topadi:

• 
  halqali qisqichlarga ega papkalar;
  
• 
  blankalarning standart majmuasiga ega qutilar;
  
• 
  Taym Menejerdan foydalanish bo'yicha "Shaxsiy samadorlikka kalit" yo'riq nomalari;
  

• kompaniya mahsulotlari katologi; qo'shimcha blankalar namunalari.
Halqali mexanizmga ega papkalar turi Taym Menejerning variantiga ko'ra farqlanadilar. Qolgan elementlar uning barcha variantlarida bir xildadir.
Halqali mexanizmga ega papkada qo'yidagilar bo'ladi:

• 
  17 ta xat cho'p;
  
• 
  alfavitli telefon davtarchasi va 18 oylik kalendar - yon daftarchaga ega chiqarib olinadigan muqova. Muqovada yana chek daftarchasi, bloknot va kichkina qalamcha uchun joy bor;
  
• 
  avtomatik qalam;
  

Taym Menejerning standart majmuasiga kiruvchi har bir blankanin bittadan nusxasi.
Taym Menejer tizimi quyidagilarga imkon beradi:

• 
  ishda yuqori natijalarga erishish;
  
• 
  ustivorliklarni belgilash;
  
• 
  holatni to'g'ri baholash;
  
• 
  muhim ishlarni esdan chiqarmaslik;
  
• 
  vaqtdan samarali foydalanish;
  
• 
  boshqa insonlar bilan yaxshi hamkorlik qilish;
  
• 
  o'zining ijodiy solohiyatini oshirish;
  
• 
  vazifalarni to'g'ri taqsimlash;
  
• 
  o'zgarishlarga egiluvchan va xotirjam munosabatda bo'lish.
  

Bunda maxsus kompyuter dasturlaridan foydalanish maqsadga muvofiqdir. Masalan, Lotus Organizer (Lotus organayzer) ommaviy shaxsiy axborot tizimlaridan biri bo'lib, menejerning vaqt kundaligi yoki organayz er bilan ishini to'liq taqlid qiladi. U quydagi bo'limlarga ega.
Calendar (Kalendar) yoki kundalik, vaqtni, hamda har xil tadbirlarni rejalashtirishga mo'ljallangan. Bo'lim barcha rejalashtiralayotgan hodisalar haqidagi axborotlarni kiritish, yaqinlashayotgan hodisalar haqida xabar berish, har xil axborotlarni, masalan xarajatlar va ma'sul shaxslar haqidagilarni mo'ljalangan tadbirlar bilan bog'lash, takrorlanadigan hodisalar, masalan kundalik majlislarni belgilash, bo'sh vaqtlarni topishga imkon beradi.
Adress (Adreslar) oddiy manzil daftarchasi vazifasini bajaradi. Bu bo'lim manzillar, telefonlar, oila haqidagi ma'lumotlar va muloqotlar bo'ladigan odamlar haqidagi boshqa axborotlarni yozish, yozuvlarni familiyalar va kompaniyalar bo'yicha navlarga ajratishga imkon beradi.
To do (Ishlar) ishlarni rejalashtirish uchun mo'ljalangan. Bu bo'lim ko'zda tutilgan ishlar haqidagi axborotlarni kiritish, vazifalarni sanalar va ustivorliklar bo'yicha navlarga ajratish, rejalashtiralayotgan vazifalar haqida xabarlar berish, qaysi ishlar qilinganligi va qaysisi koldirilganligi, imkoni va qachon qilish kerakligini kuzatishga imkon beradi.

Xulosa

Anniversary (Muhim sanalar) dan har yil eslash kerak bo'ladigan muhim sanalar(tug'ilgan kunlar, firmalarni vujudga kelishlari va boshqalar) ning ro'yxatini olib borish uchun foydalanish mumkin. Bu bo'lim muhim sanalarga ega yozuvlarni yaratish, yozuvlarni yillar, oylar, zodiak belgilari bo'yicha navlarga ajratish va ko'rib chiqish, sanani yaqinlashayotgani haqida eslatishga imkon beradi.
Calls (Telefon qo'ng'iroqlari) telefon qo'ng'iroqlarini rejalashtirish va avtomat lashtirish uchun mo'ljallangan. Bu bo'lim telefon daftarchasiga rejalashtiralayotgan telefon qo'ng'iroqlari haqidagi axborotlarni kiritish, zarur qo'ng'iroqlar haqida eslatish, qilingan qo'ng'iroqlarni (shu jumladan suhbat vaqtini) ro'yxatga olish, abonent modem yordamida qo'ng'iroq qilish imkon beradi.
Notepad (Bloknot) oddiy qog'ozli bloknot vazifasini bajaradi. Bu bo'lim formalashtirish vazifasidan foydalanish bilan yozuvlar qilish, yordamida avtomatik ravishda bloknotda sarlavha shakllanadigan boblarni yaratish, matnga boshqa dasturlarda yaratilgan ob'yektlarni, shu jumladan grafik tasvirlarni kiritishga imkon beradi.
Planner (Rejalashtiruvchi) uzoq davom etadigan hodisalarni rejalashtirish uchun mo'ljallangan, ular bir kun yoki ko'proqni egallaydilar, masalan xizmat safarlari va ta'tillar.
Lotus Organizer tizimi ham bo'limning ichidagi va har xil bo'limlardagi har xil elementlar (hodisalar, manzillar, ishlar) o'rtasida aloqalarni yaratish va shuning bilan elementlar o'rtasidagi har xil munosabatlarni tasvirlashga imkon beradi. Kirib kelayotgan va muhim ishlar haqida eslatishga imkon beradilar. Ishlar, telefon qo'ng'iroqlari, muhim sanalarni kundalikda, kundalik hodisalarini esa –rejalashtiruv chida ko'rib chiqish mumkin, masalan ishlar ro'yxatidan vazifaga kundalik ish kontekstida qarash mumkin.
Tizim turli tuman axborotlarni - yon daftarchadan tanlab olingan elementlarni ular tomonidan ma'lum kategoriyalar: loyihalar, g'oyalar, xizmat safarlari va h.k. yordamida birlashtirishga imkon beradi. Masalan, yon daftarchadagi ma'lum loyihaga tegishli bo'lgan elementlarni guruhlarga ajratish mumkin. Kategoriyalar yordamida har xil bo'limlarga tegishli bo'lgan elementlar guruhini boshqarish mumkin, masalan elementlarning faqat tanlab olingan guruhini ko'rib chiqish va u bilan ishlash mumkin. O'z kategoriyalarini yaratish imkoniyati ham bor.
Ushbu dasturning boy vazifaviy imkoniyatlari va farosat bilan tushuniladigan interfeysi ishlarni tashkil qilishni ancha soddalashtirish va menejer mehnati samaradorligini oshirishga imkon beradi.
Quyidagilar menejerning boshqa yordamchi vositalari bo'ladilar: elektron kalkulyatorlar, teleks, nusxa ko'chirish-ko'paytirish mashinalari, nazorat tablosi va boshqalar.