Контрольные вопросы по теме Глава Основные положения бухгалтерского учета

Глава 21. Бухгалтерский учет на персональном компьютере

Последние десятилетия в бухгалтерском учете были ознаменованы повсеместным внедрением автоматизированных систем. Эти системы позволили значительно повысить точность бухгалтерского учета и снизить затраты времени на его проведение. В настоящее время автоматизация бухгалтерского учета реализуется путем использования персональных компьютеров (ПК). По оценкам специалистов, автоматизированные системы с применением персональных компьютеров в бухгалтерском учете сегодня использует 80-90% коммерческих предприятий.

На малых и средних предприятиях системы бухгалтерского учета, как правило, базируются на одном персональном компьютере, на больших предприятиях они формируются в виде компьютерной сети. Система бухгалтерского учета на одном персональном компьютере комплектуется системным блоком, монитором, клавиатурой, мышью и принтером. Система бухгалтерского учета на базе компьютерной сети комплектуется главным управляющим компьютером большой мощности, называемым сервером, и некоторым числом рабочих станций, оснащенных менее мощными системными блоками. Каждая рабочая станция имеет также отдельный монитор, клавиатуру и мышь. Принтер в таких системах чаще всего общий.
При сетевой форме организации бухгалтерского учета диски сервера, называемые файл-серверами, доступны всем рабочим станциям, а диски отдельных рабочих станций обычно закрыты для доступа других станций. На файл-серверах устанавливается специальная сетевая управляющая операционная система, а на дисках рабочих станций монтируются операционные системы для рабочих и прикладных программ.
Выбор аппаратных и программных средств компьютера для ведения бухгалтерского учета представляет некоторые трудности. Поэтому уместно привести рекомендации специалистов.


21.1. Аппаратные средства

Выбор аппаратных средств для целей бухгалтерского учета из имеющихся на рынке персональных компьютеров должен осуществляться на основе критерия "эффективность-стоимость". Под эффективностью следует понимать ведение бухгалтерского учета с заданной полнотой и точностью, а также сдачу бухгалтерской отчетности в заданные сроки.

Исходя из критерия "эффективность-стоимость", бухгалтерии предприятия следует приобретать IBM PC-совместимые компьютеры, на базе процессоров не ниже четвертого поколения. Более дешевая старая техника не обеспечит необходимый объем и требуемое качество бухгалтерского учета. Суперсовременная техника по своей многофункциональности и стоимости может оказаться избыточной, тем более что вычислительная техника очень быстро морально устаревает.
Специалисты, занимающиеся внедрением персональных компьютеров в системы бухгалтерского учета, считают, что для бухгалтеров малых и средних предприятий, а также предпринимателей, занимающихся ведением бухгалтерского учета на базе собственного компьютера на дому, целесообразно выбирать следующие аппаратные средства 54, 199, 230.
Системный блок компьютера, который служит его главным управляющим центром, должен быть оснащен микропроцессорами фирм Intel (Celeron и Pentium) и AMD (Duron K7 и Athlon K7) с оперативной памятью не ниже 32 Мбайт. Это позволит установить на компьютере операционные системы типа Windows 95 или Windows 98 фирмы Microsoft и современные многопрофильные бухгалтерские программы. Более мощная операционная система Windows 2000 нуждается в оперативной памяти в 96 Мбайт. Кроме того, следует иметь в виду, что Windows 98 и Windows 2000 предоставляют возможность работы в Интернете. Наиболее популярной рабочей программой, которой оснащаются современные процессоры, является Microsoft Office, включающая в себя текстовый редактор Word, редактор электронных таблиц Excel и друге важные расчетно-оформительские программы. Версия Microsoft Office 2000 требует оперативной памяти объемом 32-64 Мбайт. Учитывая все эти обстоятельства, общий объем оперативной памяти целесообразно иметь в размере 128 Мбайт и более.
В системном блоке кроме оперативной памяти для постоянного хранения информации используются жесткие диски - "винчестеры" (HDD). Главные характеристики, которые следует учитывать при выборе винчестера: емкость, быстродействие и время безотказной работы. В настоящее время наиболее подходящим типами винчестеров являются IDE и SCSI. Они выпускаются разными фирмами. Минимальная емкость составляет 2-3 Гбайт, максимальная - до 40 Гбайт. Быстродействие винчестеров определяется скоростью их вращения (7200 - 10000 об/мин) или средним временем поиска в миллисекундах (5-8 мс). Время безотказной работы составляет 300 000 - 500 000 часов.
Для ввода и вывода разного рода информации, а также для восстановления компьютера после всевозможных сбоев системный блок компьютера оснащается дисководом для дискет размером 3,5 дюйма. Они имеют объем памяти 1,44 Мбайт или 2,88 Мбайт и используются бухгалтерами для архивного хранения информации. Такое хранение является обязательным, потому что в работе компьютеров достаточно часто возникают сбои, обусловленные неожиданными перепадами или срывами напряжения в сети, а также внезапным появлением различных вирусов в программном обеспечении или в информационных файлах. При работе с ними следует придерживаться следующих простых и важных правил:
1) нельзя дискеты гнуть, переламывать и подвергать механическим нагрузкам;
2) нельзя касаться пальцами их рабочей поверхности;
3) нельзя подвергать воздействию электромагнитных полей;
4) хранить дискеты необходимо в специальных упаковках;
5) температурный режим, при котором можно использовать дискеты, должен находится в пределах от +10 до +53С;
6) извлекать дискету из дисковода следует только после того, как погаснет индикатор его работы на передней панели накопителя, иначе может быть повреждена рабочая поверхность дискеты или головка дисковода.
Дискеты крайне ненадежны и малы по объему записываемой на них информации. Существуют более надежные и вместительные современные накопители информации. Например, дисковод LS-120 с дискетами по 120 Мбайт, дисковод Zip Iomega с дискетами по 100 Мбайт и 250 Мбайт, устройство Jaz Iomega с дискетами по 1 или 2 Гбайта. Они характеризуются максимальной скоростью передачи информации величиной 10-20 Мбайт/с. Более объемными, но менее скоростными являются накопители на магнитной ленте - стримеры. Наиболее популярный из них DLT может хранить 20-40 Гбайт информации и обеспечивать скорость ее передачи 1,5-3,0 Мбайт/с.
В связи со значительным ростом объема бухгалтерской документации и программных средств в настоящее время все большее распространение приобрели также устройства для приема информации с компакт-дисков CD-ROM. Они используются для:
установки и обновления программного обеспечения;
поиска информации в базах данных, архивах, справочниках, энциклопедиях и т.п.;
запуска и работы программных продуктов.
Компакт-диски имеют объем 500-700 Мбайт и практически не изнашиваются. Недостатком устройства является их односторонняя направленность - только считывание. Скорость считывания с таких дисков зависит от дисководов CD-ROM. Скорость передачи данных в них обычно кратна 150 Кбайт/с и маркируется следующим образом: 8x, 12x, 16x, 24x, 36x, что, кстати, после 12x не совпадает с действительностью, а достигается на последних дорожках CD за счет предварительного чтения с них. Реально скорость считывания с CD приближается к скорости считывания с жесткого диска только после 12x.
Системный блок компьютера устроен таким образом, что его достаточно легко модернизировать, наращивая оперативную память, добавляя или заменяя жесткий диск и другие компоненты. Модернизация может существенно повысить характеристики компьютера и обеспечить постановку более мощного программного обеспечения. При этом затраты могут оказаться незначительными по сравнению со стоимостью приобретения нового компьютера более высокого класса.
Для ввода информации в компьютер может быть применен сканер - специальное устройство, считывающее текстовые, графические и табличные данные с бумажного носителя. Они подразделяются на две группы: ручные и настольные. Для их связи с компьютером используются стандартные интерфейсы. Программное обеспечение сканеров очень сильно различается, что существенно влияет на цену их приобретения. Сканеры простых моделей характеризуются оптическим разрешением 300-600 dpi (число отсчетов на дюйм), возможностью передачи 256 оттенков серого цвета и 24-битным представлением цвета.
Монитор персонального компьютера предназначен для вывода на экран текстовой и графической информации. У его экрана бухгалтер проводит значительную часть своего рабочего времени: 5-7 часов в день. Поэтому требования к ним должны быть особенно высокими с точки зрения комфортности и безопасности для здоровья. Как считают специалисты в области аппаратных средств, при выборе монитора следует иметь в виду, что его цена должна составлять от 50% до 70% стоимости всей компьютерной системы.
По принципу действия современные мониторы можно разделить на две группы:
1) мониторы на основе электронно-лучевой трубки (ЭЛТ);
2) плоскопанельные мониторы на основе жидких кристаллов (ЖК-мониторы).
Изображение на экране мониторов формируется из множества дискретных точек: зерен люминофора - для монитора на ЭЛТ или жидкокристаллических ячеек - для ЖК-монитора. Минимальный размер изображения зависит от размера экрана. При прочих равных условиях, чем меньше размер, тем четче изображение. Общее количество точек определяет разрешительную способность монитора, оно равно произведению их числа по горизонтали на их число по вертикали. Для обоих типов мониторов важной характеристикой является также достаточно высокая частота вертикальной развертки, гарантирующая отсутствие мерцаний экрана. А для ЖК-монитора дополнительно имеет большое значение яркость экрана, измеряемая в кандела (кд) на квадратный метр.
Исходя из сказанного, желательно, чтобы монитор обладал следующими характеристиками:
диагональ экрана, определяющая величину изображения, для монитора на ЭЛТ - не ниже 17 дюймов, для ЖК-монитора - не ниже 15 дюймов (у первых рабочая зона изображения меньше площади экрана, а у второго - равна ей);
размер зерна или ЖК-ячейки, обуславливающий четкость изображения, не больше 0,28 мм (лучше 0,26 мм);
максимальное разрешение изображения, характеризующее количество точек на поверхности экрана по горизонтали и вертикали, не меньше 1024 точки на каждой из 768 строк (1024768), а лучше 12801024;
частота вертикальной развертки Vertikal Frequency (VF) на максимальном разрешении не ниже 75-85 Гц;
яркость экрана для ЖК-монитора в пределах 150-200 кд/кв. м.
Для обеспечения широкомасштабной продажи своих изделий разработчики мониторов на ЭЛТ доказывают, что в настоящее время вредное воздействие таких мониторов на пользователя снижено, а именно:
1) радиационное облучение практически отсутствует;
2) электромагнитное поле не превышает по своим параметрам поле бытовых приборов;
3) электростатическое поле резко убывает с увеличение расстояния от экрана и на дальности 50-60 см уже полностью отсутствует;
4) сильное световое воздействие может быть уменьшено выбором монитора с высокими качественными характеристиками и периодическими паузами в работе.
Тем не менее, целесообразно перестраховаться и поставить дополнительный защитный экран. В настоящее время выпускаются защитные экраны трех видов: сеточные, пленочные и стеклянные. Лучше использовать стеклянный экран, причем из категории полной защиты. Такой экран изготавливается из специального стекла, легированного атомами тяжелых металлов, и имеет сложное многослойное покрытие.
Клавиатура компьютера предназначена для ввода данных и для работы с программами. Она используется очень интенсивно, поэтому следует выбирать такие экземпляры, у которых легкий ход клавишей, большие буквы и есть цветовое разделение отдельных их секторов. Буквы русского алфавита совпадают со стандартным их размещением на пишущей машинке. Цифры, по сравнению с пишущей машинкой, набираются на нижнем регистре, что существенно усложняет переход с одного из этих устройств на другое. На практике бухгалтеру целесообразно совсем отказаться от пишущей машинки.
Дешевая клавиатура производится из пластмассы и резины. Нажатие клавиши исключительно мягкое, но контакт фиксируется плохо, часто имеет место многократное замыкание-размыкание, поэтому набираемый символ может повториться несколько раз. Усилие нажатия таких клавиш составляет 70 10 г.
Лучше использовать клавиатуру, у которой клавиши работают со щелчком. У нее клавиши обеспечивают однозначный контакт при меньшей силе нажатия (55 10 г.).
Более высокое качество обеспечивают клавиатуры с микропереключателями или сенсорными клавишами.
На персональных компьютерах, применяемых в качестве кассовых аппаратов, клавиатура имеет устройство, считывающее штрихкоды, наносимые на продукцию и товары.
Мышь является манипулятором для ввода информации и управления работой компьютера. Некоторые бухгалтерские программы могут работать без мыши, но таких программ становится все меньше. Поэтому мышь следует приобрести. Необходим также специальный коврик (Mouse Pad) для обеспечения хорошего скольжения мыши. Управление компьютером осуществляется с помощью кнопок мыши и специальных устройств для быстрой прокрутки (скроллинга) изображения на экране. Имеется достаточно большое количество моделей мыши. Они могут подсоединяться к компьютеру с помощью кабеля или взаимодействовать с ним дистанционно через устройства радио или инфракрасных сигналов. Качество мыши зависит от ее разрешения, которое измеряется в dpi (число отсчетов на дюйм). Нормальным считается разрешение в пределах 200-900 dpi.
Принтер предназначен для вывода информации на бумажный носитель. В настоящее время получили распространение три вида принтеров: матричные (игольчатые), струйные и лазерные. По отзывам специалистов, бухгалтерские программы хорошо совместимы с матричными и лазерными русифицированными принтерами. Не всегда стабильно ведут они себя в комплекте со струйными принтерами. Исключение составляют принтеры фирм Epson и Hewlett Packard. Их и рекомендуют специалисты для применения в комплексе с бухгалтерскими системами.
Характеристики типовых черно-белых принтеров следующие.
Матричные принтеры обеспечивают скорость печати 4-8 страниц в минуту, стоимостью каждая 0,002-0,0032 доллара при достаточно высоком уровне шума - 55 дБ.
Струйные принтеры позволяют печатать со скоростью 8-9 страниц в минуту, стоимостью 0,013-0,04 доллара при уровне шума 40 дБ.
Лазерные принтеры обеспечивают скорость печати 4-6 страниц в минуту, стоимостью 0,012-0,031 доллара при уровне шума 40 дБ.
Для обеспечения защиты компьютера от перепадов и сбоев напряжения целесообразно включить в комплект также источник бесперебойного питания. Его подбирают по суммарной мощности системного блока и монитора.
С удаленным компьютером возможна сетевая связь через специальное устройство - модем, который подсоединяется к компьютеру и телефонной сети. Специалисты считают, что для систем с бухгалтерскими программами следует выбирать модемы со скоростями передачи данных в пределах 14 400-36 000 бит в секунду.