Катта ҳажмдаги маълумотларни бошқариш

Оддий маълумотлар базалари
Оддий базаларни махсус дастурий воситаларсиз ҳам тузиш мумкин. Файл маълумотлар базаси бўлиши учун ундаги ахборот структура майдонга эга бўлиш лозим ва шундай форматланган бўлиши керакки қўшни майдонларнинг таркиби осон ажралиб туриши лозим. Оддий базаларни Блокнот каби матнли редакторда хам ҳосил килиш мумкин, яъни оддий матнли файл маъсус форматланганда маълумот базаси бўла олади.
Матнли маълумотлар базаларини икки хил форматлаш мумкин:
1) берилган ажратувчи билан;
2) фиксацияланган майдон узунлиги билан.

• 
  Бундай матнли МБ базаси соддалигига қарамасдан Мбни бошқариш тизимлари бундай файлларни импорт қилиш ва уларни "ъақиқий" МБ га айлантириш имконини беради. Агар ташкилотда МБ бошқариш тизимси йўқ бўлса, маълумотларни матнли файлларда сақлаш мумкин, кейинчалик эса бундай тизим пайдо бўлганда, маълумотлар йўқолмайди ва уларни мувоффақият билан импорт қилиш мумкин.
  

Майдонлар
МБ структурасининг асосий элементлари — бу майдонлардир. Улар бир қанча хусусиятларга эга. Майдонга қандай ахборот киритиш мумкин ва ундаги ахборот билан қандай вазифа бажара олиш мумкинлиги майдон хусусиятларига боглиқ.

• 
  Масалан, НАРЪ майдонида жойлашган маълумотларни қўшиш йўли билан маълум бир натижа олишимиз мумкин. Лекин ТЕЛЕФОН НОМЕРИ деб номланган майдондаги маълумотларни (телефон номерлари ракам билан ёзилган бўлса ҳам) қўшиш мумкин эмас. Демак бу майдонлар турли хусусиятларга эга ва ҳар хил типларга таалуқлидир.
  

Хар қандай майдоннинг асосий хусусияти бўлиб унинг узунлиги ҳисобланади. Майдон узунлиги рамзий белгилар билан ифодаланади. Майдонга қанча маълумот жойлашиши унинг узунлигига боглиқ. Рамзий белгилар битта ёки иккита байтлар билан кодланади, шунинг учун шартли равшда майдон узунлигини байтларда ўлчаш мумкин. Майдоннинг ноёб хусусиятларидан бири — унинг номидир. Битта маълумот базаси бир хил номдаги икки майдонга эга бўла олмайди, чунки компьютер уларнинг таркибидан адашиб кетади. Аммо майдоннинг номидан ташқари — имзо деб номланган яна бир хусусияти бор. Имзо — устуннинг сарлавхасини ифодаловчи аъборотдир. Агар имзо берилмаган бўлса ъам, уни майдон номи билан алмаштирмаслик лозим. Турли майдонларга, масалан, бир хил имзо бериш мумкин. Бу компьютерни ишига халақит бермайди, чунки майдонлар турли номларга эга бўлиб қолмоқда.