Кафедра «бухгалтерский учет»

ЛЕКЦИЯ 5. ДОКУМЕНТАЦИЯ И ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ


План:
5.1.Первичные учетные документы, их содержание и реквизиты
5.2.Классификация первичных документов
5.3.Понятие, значение и виды инвентаризации
5.4.Порядок проведения инвентаризации


5.1.Первичные учетные документы, их содержание и реквизиты

Первичный учет представляет собой единый, повторяющийся во времени, организованный процесс сбора измерения, регистрации, накапливания хранения информации, а в условиях автоматизированных систем управления – ее передачи и первоначальной обработки.

Первичный учет должен быть выделен в подсистему АСУ, поскольку он является базой формирования исходной первичной информации не только подсистемы «Бухгалтерский учет», но и для других подсистем АСУ – планирования, прогнозирования, технико-технологических решений, анализа производственно-хозяйственной и финансовой деятельности предприятия и др.
Отсюда следует, что первичный учет выполняет не только начальную стадию восприятия, измерение и регистрацию хозяйственных операций, характеризующих отдельные процессы, но и контрольные функции, заключающиеся в выявлении отклонений в момент их возникновения.
Для выделения первичного учета в подсистему автоматизированной системы управления имеются все предпосылки и возможности.
Современные средства вычислительной техники, включая устройства сбора, измерения, регистрации, передачи, накапливания информации в условиях АСУ, позволяют автоматически получить всю первичную информацию о происходящих хозяйственных операциях, процессах и явлениях и направить ее в банк данных с целью максимального удовлетворения потребителей всей уровней управления.
Записи в бухгалтерском учете обязательно обосновываются документами. Бухгалтерский документ – бумажный или машинный носитель информации, дающий право на совершение хозяйственных операций или подтверждающий факт ее исполнения. Особенно велико значение документов для предварительного или последующего контроля за законностью хозяйственных операций, а также для более эффективного использования материальных и трудовых ресурсов.
Документы являются письменным доказательством при рассмотрении исков и претензий суда и арбитражей. Первичные документы должны быть составлены в момент совершения операции или после ее окончания. Учетные документы, используемые на предприятиях, составляются, как правило, на типовых бланках соответствующих утвержденных форм, которые содержат необходимые реквизиты. Ответственность за обеспечением контроля проводимых операций и регистрации первичных документов несет руководитель организации. Денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства должны быть завизированы 2-мя лицами, имеющими право подписи на них.
Первичные документы всегда выписываются в 2-х экземплярах. Первичные документы признаются доказательными, если они содержат следующие обязательные реквизиты: наименование документа, дату и место его составления, наименование организации, от имени которой составлен документ, содержание и количественное измерение хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении, наименование должностей лиц, ответственных за совершение и оформление хозяйственной операции, личные подписи лиц, совершивших операцию.
В зависимости от характера хозяйственной операции и системы обработки данных, в первичные документы могут быть включены дополнительные реквизиты. Внесение поправок в первичные документы не допускается.
Учетные регистры бухгалтерского учета могут иметь форму специально разграфленных книг, журналов, отдельных листов и карточек, машинограмм, магнитных лент, дисков, дискет и др. машинных носителей.
За правильность отражения данных в регистрах бухгалтерского учета несут ответственность лица, составившие и подписавшие данный регистр. Содержание регистров бухгалтерского учета, внутренней бухгалтерской отчетности и иной документации является коммерческой тайной. Никто не может знакомиться с содержанием этих документов иначе как с разрешения руководителя организации и по решению суда и прокурора.
Сроки обработки, информации и качество учета зависят от документооборота, то есть движения документа от момента его составления до хранения в архиве. Порядок, сроки и пути прохождения документов фиксируются в графике. Документооборот должен быть построен по рациональной схеме, охватывающей наименьшее число промежуточных инстанций и минимальное количество времени их прохождения.