Kadrlar tayyorlanadigan

20-rasm. Majlis ishtiroqchilarining holatini uning davomiyligiga bog’liqligi

Majlisni yakunlashda eng muhim ma’lumotlar va natijalarga ega qisqacha bayonnoma tuzish kerak, majlis oxirida uni ishtirokchilarga tarqatish kerak.

Vaqti vaqti bilan bo’lsa ham majlis natijalariga qaytish zarur, shu jumladan ishtirokchilari so’rovi yo’li bilan:

Majlisning mavzui va maqsadi yetarlicha aniq bo’ldimi?

Ishtirokchilardan har biri kun tartibi va boshqa materiallarni o’z vaqtida oldimi?

Majlisning maqsadiga erishildimi?

Qancha vaqtdan samarasiz foydalanildi?

Bundan tashqari, qabul qilingan qarorlar barcha tegishli bo’lganlar tomonidan bajarilayotibdimi yoki yo’qmi, nazorat qilish kerak. Bajarilmagan vazifalar va hal qilinmagan muommolar keyingi majlis kun tartibining birinchi bandi bo’lishi kerak.

Keluvchilar oqimini boshqarish ham muhim amiyatga ega, u hammadan avval keraksiz va ma’lum qilinmagan keluvchilardan o’zini chetga tartishga qaratilgan. Rahbarlar ishlarni begona masalalarga chalg’itmasdan o’ylab ko’rishlari uchun vaqtga ega bo’lishlari kerak. Agar har kanday kishi va haftaning har qanday kunida va kunning har qanday vaqtida shaxsan yoki telefon bo’yicha menejer bilan muloqat qilishga da’vogarlik qilsa, bu yo’l qo’yib bo’lmaydigan ortiqchalik hisoblanadi. Bu narsa sodir bo’lmasligi uchun quyidagilar tavsiya etiladi:

• 
  kotibga kelishlar muddati va sanasini oldindan muvofiqlashtirish va unga rioya qilishni topshirish;
  
• 
  kotibning yozuv stolidan o’ziga xos to’siq sifatida foydalanish, uni hyech kim “Men Sizga nima qilishim mumkin?”, “U Sizga qo’ng’iroq qilishi mumkinmi?” so’rovlarini olmasdan, chetlab o’ta olmaydi;
  
• 
  “osoyishta soat”ni kiritish, masalan, ish kunining boshida, bu vaqtda sizni hyech kim bezovta qilmasligi kerak;
  
• 
  umumiy qabul soatlarini, hamda alohida rahbarlar uchun qabulning ma’lum qabul soatlarini belgilash;
  
• 
  keluvchilarni turgan holda qabul qilish va salomlashish vaqtida kelishning ustivorligi yoki zaruriyatini belgilash.
  

Ma’lum qilinmagan keluvchilar bilan muloqat qilish usullari siz- ning yetarliga vaqtga ega bo’lishingiz, keluvchi bilan qanday munosabatda ekanligingiz, uning bilan oldingi muloqotlardan qanday tajriba olgan -ligingizga bog’liq bo’ladi. hammadan avval, uning kelishining sabablari ha- qida so’rash kerak. Javobga ko’ra u bilan suhbatni o’zingizning xodimingiz yoki boshqa bo’limga topshiring. Agar masalaga kamroq vaqt sarflash bilan hal qilish mumkin bo’lsa, suhbatni davom ettiring yoki uchrashuv haqida kelishib oling. Ammo eng yaxshisi- qat’iy ma’lum qabul soatlariga o’rgatishdir.

Qabulga tayyorgarlik ko’rish uchun quyidagilar zarur:

• 
  keluvchidan kelishning maqsadini aniqlash;
  
• 
  suhbatning davomiyligini oldindan belgilash;
  
• 
  agar mo’ljallangan maqsadga rejalashtirilgan vaqt davomida erishishning iloji bo’lmasa, suhbatni boshqa vaqtga ko’chirish;
  
• 
  xususiy axborotni qabul oxirida bayon qilish;
  
• 
  suhbatga tayyorlanish va kerakli hujjatlarni tayyor holda ushlab turish.
  

Shunday qilib, menejerning shaxsiy ishini rasionnallashtirish uning faoliyatining samaradorligini oshirishga imkon beradi, jamoani muvaffaqiyatli boshqarish uchun shart-sharoitlar yaratadi.