Ish oqimini avtomatlashtirish: bunga ehtiyoj bormi?

Ushbu maqolada biz elektron hujjat aylanishini amalga oshirishga qaror qilishda kompaniyalar muqarrar ravishda duch keladigan muammolarni ko'rib chiqamiz.
Siz qachon va nima uchun kompaniyada ish jarayonini avtomatlashtirishingiz kerak?
Hujjatlar va boshqa korporativ ma'lumotlar, shuningdek moddiy resurslar kabi muhim ahamiyatga ega. Raqobatbardosh bo'lish uchun hujjatlarni qayta ishlashga zamonaviy yondashuvlar zarur, shu bilan birga axborot xavfsizligi masalalariga etarlicha e'tibor berish muhimdir.
Hali ham qog'ozdan faol foydalanadigan tashkilotlarga xos bo'lgan bir qator muammolarni aniqlash mumkin:

• 
  hujjatlar doimiy ravishda yo'qoladi;
  
• 
  maqsadi va manbasi aniq bo'lmagan ko'plab hujjatlar to'planmoqda;
  
• 
  maxfiylik ko'pincha buziladi - ma'lumotlar noto'g'ri qo'llarga tushadi;
  
• 
  kerakli hujjatni izlash va to'plamni shakllantirish uchun ko'p vaqt sarflanadi;
  
• 
  bir xil hujjatning bir nechta nusxalari yaratiladi - qog'ozga va nusxalashga katta mablag 'sarflanadi;
  
• 
  tayyorlash va hujjatlar tasdiqlash juda ko'p vaqt olishi.
  

Loyihaning narxi bir necha omillarga bog'liq: tizimning sinfi, funktsional va texnologik imkoniyatlari, elektron hujjat aylanishini tashkil etish ko'lami. Umumiy qiymati dasturiy ta'minot litsenziyalari narxidan, pudratchilar tomonidan amalga oshirilish vaqtida bajarilgan ishlarning narxidan iborat.
Amalga sarflangan mablag 'ko'pincha dasturiy ta'minot litsenziyalarining umumiy narxidan oshib ketadi - bunga tayyor bo'lishingiz kerak. Amalga oshirish loyihasida tejash - bu ataylab yo'qotish strategiyasi. Aksariyat hollarda tizimning samaradorligi to'g'ri bajarilishiga bog'liq: barcha talablarni hisobga olish va optimallashtirish echimlariga kelish muhimdir.
Iqtisodiy samaradorlik - afsona yoki haqiqat?

Hujjat aylanishini avtomatlashtirishning iqtisodiy samaradorligi masalalari tobora ko'payib bormoqda. o'lchash iqtisodiy samaradorlik ish oqimini avtomatlashtirish tizimini amalga oshirish juda qiyin, chunki siz ko'p sonli omillarni hisobga olishingiz va muhim miqdordagi ma'lumotlarni qayta ishlashingiz kerak.
Korxonada hujjatlar aylanishi qanchalik katta bo'lsa, uning iqtisodiy samaradorligini baholash shunchalik qiyin bo'ladi. Ampirik ma'lumotlar asosida, ekspert tahlili orqali iqtisodiy samarani taxmin qilish mumkin, ammo biz matematik hisob-kitoblarga to'xtalmaymiz. Iqtisodiy samaraga ta'sir qiluvchi asosiy omillarni ta'kidlab o'tamiz.

• 
  Agar tizim to'g'ri tanlangan bo'lsa va uni amalga oshirish jarayoni muvaffaqiyatli amalga oshirilgan bo'lsa, unda hujjatlar bilan ishlash bo'yicha odatiy operatsiyalarni bajarishga ketadigan vaqtni qisqartirish orqali xodimlar yanada samarali foydalanishlari mumkin. ish vaqti va yana ishni.
  
• 
  Elektron hujjat aylanishi tizimlari korxonaning alohida bo'limlari va umuman butun tashkilot faoliyatini optimallashtirishga imkon beradi. Ko'pgina tizimlar ko'plab muhim boshqaruv qarorlarini qabul qilish uchun ishlatiladigan tahliliy ma'lumotlarni taqdim etadi.
  
• 
  Kompaniya rahbarlari xodimlarning mehnat intizomini nazorat qilish va nazorat qilish uchun qulay vositani olishadi. Resurslarni o'z vaqtida taqsimlash, bo'limlarda mehnat zichligi va ish hajmini ob'ektiv baholash, individual jarayonlarni boshqarish qobiliyati - bularning barchasi har bir xodimning shaxsiy javobgarligini oshirishga yordam beradi.
  

Boshqa foydalari, deb ham bor hujjat aylanishini avtomatlashtirish tizimi... Ular har doim ham aniq emas, lekin, albatta, ular umuman tashkilot samaradorligiga ta'sir qiladi. Gap shundaki, kadrlarning kasbiy tayyorgarligi darajasi oshmoqda, xodimlarning ambitsiyalari o'smoqda, zamonaviylardan foydalanish madaniyati axborot texnologiyalari.
Axborot hajmining uzluksiz o'sib borishi, fan va texnika taraqqiyoti nafaqat axborot va hujjatlar bilan ishlashning avtomatlashtirilgan tizimlarini joriy etishning bevosita sababi, balki ularni yaratish va rivojlantirish uchun asos bo'lib xizmat qiladi. Hujjatlar bilan ishlashni avtomatlashtirish va elektron hujjat aylanish tizimini joriy etish zarurati korxonalarni samarali boshqarish zarurligidan kelib chiqadi. Hujjatlar tizimlarini avtomatlashtirish natijasi menejer oldida aniq tuzilgan axborot vazifalarini o'z vaqtida bajarishdir, bu alohida bo'limlarning ishini soddalashtirish va to'g'ri tashkil etish, ishlab chiqarish jarayonini tezlashtirish va umuman tashkilot ishini optimallashtirishga imkon beradi.
Hatto kichik korxonalar ham har kuni har xil shartnomalar, hisob-fakturalar, xatlar, ko'rsatmalar bilan shug'ullanishadi [1 ] . Har qanday kompaniyani boshqarish jarayoni ko'pincha hujjatlarda ko'rsatiladigan va o'z navbatida har qanday qaror qabul qilish uchun asos bo'lgan boshqariladigan ob'ektlar haqidagi ma'lumotlarga asoslanganligi sababli, hujjat aylanishini tashkil etish hujjatli boshqaruvning asosiy va eng muhim vazifalaridan biridir.
Ushbu tadqiqot ob'ekti korxonada hujjatlar aylanishini tashkil etishdir.
Mavzu - menejment samaradorligiga erishish usuli sifatida hujjatlashtirish tizimlarini avtomatlashtirish.
Tadqiqotning maqsadi zamonaviy korxonada avtomatlashtirilgan axborot boshqaruv tizimlarini joriy etish xususiyatlari va muammolarini tahlil qilishdir.
Ushbu mavzu hujjatshunos olimlar Larina M.V., Ryskova O.I., Yankova V.F., Bobyleva M.P.ning asarlarida ham ko'rib chiqilgan.Hozirgi kunda elektron hujjat aylanish tizimini avtomatlashtirish va joriy etish bo'yicha tadqiqot va nashrlarning aksariyati asosan tabiatda qo'llaniladi va mavzuning faqat tor tomonlarini aks ettiradi, bu har tomonlama o'rganish va amalda qo'llash uchun etarli emas.
Hujjatlar oqimi- hujjatlar tuzilgan yoki qabul qilingan paytdan to ijro tugaguniga qadar korxonada harakatlanishini tashkil etish bo'yicha tadbirlar: tashkilotdan yuborish va (yoki) arxivga yuborish.
Elektron hujjat aylanishi (EDF) - elektron hujjat bilan ishlash mexanizmi, unga elektron hujjatning to'liq hayotiy tsikli kiradi: yaratish, o'zgartirish, saqlash va jo'natish. Korxonada elektron hujjat aylanishi resurslar va vaqtni tejash uchun qog'oz hujjat aylanishidan butunlay voz kechish maqsadida joriy qilingan.
Elektron hujjat aylanish tizimi (EDMS) -tashkiliy va texnik yaratish, erkin foydalanish nazorat qilish va kompyuter tarmoqlari elektron hujjatlar taqsimlash jarayonini beradi tizimi, shuningdek, tashkilotga hujjatlar oqimi ustidan nazoratni ta'minlash sifatida.
Dastlab, hujjatlar bilan ishlash an'anaviy tarzda olib boriladigan kompaniyalar duch keladigan asosiy muammolarni aniqlaylik:

• 
  turli xil oqibatlarga olib kelishi mumkin bo'lgan hujjatlarning yo'qolishi, bunday oqibatlardan biri axborotning tarqalishi;
  
• 
  juda ko'p miqdordagi hujjatlarni to'plash, bu alohida bo'limlarning ham, umuman tashkilotning ishini murakkablashtiradi;
  
• 
  Qog'oz hujjatlari bilan ko'p vaqt talab qiladigan ish;
  
• 
  inson omili: xodimlar ma'lumotlar bilan ishlashda xatolarga yo'l qo'yishadi, bu esa qaytarib bo'lmaydigan va jiddiy oqibatlarga olib kelishi mumkin.
  

Hujjatlar bilan ishlash tizimlarini avtomatlashtirish quyidagi muammolarni hal qiladi, shuningdek:
Vazifalarning aniq tuzilishini va bo'limlar o'rtasida vakolatlarni topshirishni ta'minlaydi, bu esa tashkilotning yagona mexanizm sifatida yaxshi muvofiqlashtirilgan ishiga olib keladi;
Hujjatlar bilan ishlashni soddalashtirish, zamonaviy axborot texnologiyalarini qo'llash orqali samaradorligini oshirish;
Xodimlar bilan ishlash jarayonini sezilarli darajada tezlashtirish, bu esa xodimlarning mehnat unumdorligini oshirishga olib keladi;
Hujjatlarning ishonchli saqlanishini va ruxsatsiz kirishdan himoyani ta'minlaydi;
Hujjatlar arxivlarini boshqarish va markazlashtirish jarayonini to'liq nazorat qilish;
Moliyaviy xarajatlarni kamaytirish, soliq tavakkalchiliklari va jarimalarni minimallashtirish.
Umuman olganda, hujjatlar aylanishini avtomatlashtirishning mohiyati hujjatlar bilan ishlashning qulayligi, ishonchliligi va samaradorligini ta'minlash maqsadida zamonaviy axborot texnologiyalarini joriy etishdan iborat.
Ammo, elektron hujjat aylanishi tizimining joriy etilishi bir qator afzalliklarga ega bo'lishiga qaramay, tadbirkorlar va etkazib beruvchilar EDMSni amalga oshirish bilan bog'liq muammolarga duch kelishadi.
Ushbu muammolarni shartli ravishda 3 guruhga bo'lish mumkin:
¾ tashkiliy;
¾ texnologik;
¾ ma'muriy.
Tashkiliy muammolar asosan rahbariyat va buyurtmachidan kelib chiqadi.
¾ Menejerlar tez-tez ERMS imkoniyatlari va funktsiyalari to'g'risida aniq tushunchaga ega emaslar, shuning uchun dastur loyihasini yaratishda qiyinchiliklar paydo bo'lishi mumkin.
¾ Tayyorgarlik qismini baholash. Ushbu bosqichda muammoli joylar aniqlanadi, shakllangan tizim bilan ishlaydigan kadrlar tayyorlanadi, kerakli ma'lumot materiallarini yig'ish va h.k.
¾ harakatlarning nomuvofiqligi. Bu nafaqat buyurtmachi va etkazib beruvchi o'rtasida loyihani rejalashtirish paytida, turli xil manfaatlar to'qnashganda, balki mijozning tashkiloti doirasida ham namoyon bo'lishi mumkin.
EDMSni joriy etish kompyuter foydalanuvchilari sonining ko'payishiga olib keladi. Elektron hujjat aylanishiga o'tish serverlarga yukning sezilarli darajada oshishiga olib keladi. Shunday qilib, boraylik texnologik ko'pincha tizimning ishlashi paytida paydo bo'ladigan muammolar:
¾ Axborot infratuzilmasi tashkilot kelgusi ish hajmiga tayyor bo'lmasligi mumkin.
¾ Tizimning funktsional imkoniyatlari kutilgan natijalarga javob bermaydi - mijoz tomonidan talab qilinadigan zarur operatsiyalar to'plamining etishmasligi.
Ence yo'qligi yagona qoidalartashkilot ichidagi ish jarayonini tartibga soluvchi.
Keling, so'nggi muammolar guruhiga o'tamiz - ma'muriy:
¾ Loyihaga ayrim xodimlarning kam jalb qilinganligi.
Document hujjat aylanishining yangi tizimini joriy etishga qarshilik ko'rsatish.
¾ kompaniya xodimlarining malakasi yetarli emas.
Amalga oshirish muammolarini ko'rib chiqib eDMS tizimlari, amalga oshirish uchun xaridor (korxona rahbari), elektron tizim etkazib beruvchisi va korxona ishchilari tomonidan katta kuch talab etilishini anglash muhimdir.
Menejer o'z korxonasi va xodimlarining imkoniyatlarini aniq bilishi, ish jarayonini avtomatlashtirish orqali o'zi erishmoqchi bo'lgan vazifalar va maqsadlarni belgilashga qodir bo'lishi, shuningdek, tushunmovchiliklarni oldini olish uchun etkazib beruvchiga bularning barchasini aniq tushuntirishi kerak.
EDMS etkazib beruvchisi, o'z navbatida, ushbu korxonaning biznes jarayonlari xususiyatlarini, uskunalar va texnologiyalarning holatini sinchkovlik bilan tahlil qilishi va topilgan natijalarga asoslanib, eng yuqori samaradorlikka erishish uchun mumkin bo'lgan variantlarni taklif qilishi kerak.
Elektron hujjat aylanishi tizimlari bilan ishlashda ishni tashkil etish va xodimlarni o'qitish, avtomatlashtirilgan boshqaruv tizimlarini joriy etishning muhim va muhim bosqichidir. Korxona boshliq boshchiligidagi va boshqaruvi ostidagi bo'limlar xodimlarining o'zaro ta'siriga asoslangan murakkab mexanizm bo'lgani uchun, yakuniy natija mutlaqo ushbu mexanizmning har bir elementiga bog'liq. Shu sababli, o'qitish va qayta tayyorlash uchun vaqt, kuch va moddiy resurslarni ayamaslik kerak.
Elektron hujjat aylanishiga o'tish muammolarini hal qilishga har xil tomondan murojaat qilishingiz mumkin. Biroq, birinchi navbatda, korxona tarkibining har bir elementining xususiyatlarini hisobga olgan holda, o'tishni rejalashtirish va bosqichma-bosqich amalga oshirish kerak.
EDMSni amalga oshirishga puxta tayyorgarlik ko'rish natijasida hujjat aylanishini yaxshi yo'lga qo'yilgan tashkiloti, albatta, korxonani ishlashning yangi imkoniyatlarini keltirib chiqaradi, shuningdek uning faoliyatini sifat jihatidan yangi darajaga ko'taradi.
Shunga o'xshash xabarlar
Qonun bo'yicha merosning tartibi va ketma-ketligi qanday 6 qonun bo'yicha meros
Diplomatik va konsullik vakolatxonalarining tarkibi va vazifalari Rossiya Federatsiyasining konsullik idoralari
Kambodjaga ruslar uchun uzoq muddatli viza: turi, narxi, shartlari Kambodja vizasiz
Kipr uchun tezkor vizalarni rasmiylashtirish
Bolalar uchun yong'in xavfsizligi plakatlari