Ish oqimini avtomatlashtirish: bunga ehtiyoj bormi?

Ishlab chiqarish quvvatlarining o'sishi bilan foydalanilgan nomenklatura hajmi ham oshadi, bu to'g'ri va to'g'ri qayta ishlanishi, guruhlanishi kerak. Ofis ishlarini to'liq avtomatlashtirish barcha hujjatlarni, agar kerak bo'lsa, ma'lum bir xodim uchun kerakli ma'lumotlarni olishingiz va ulardan foydalanishingiz mumkin bo'lgan tartibda tashkil etishga yordam beradi.

Ish oqimini avtomatlashtirish: bunga ehtiyoj bormi?

An'anaviy ravishda har qanday kompaniyaning butun ish jarayoni, ish hajmi va o'ziga xos xususiyatlaridan qat'i nazar, hujjatlarni qayta ishlash, hujjatlar aylanishini muvofiqlashtirish, xizmatlar va tovarlarni amalga oshirishga bo'linishi mumkin. Shu bilan birga, moddiy foyda faqat tovarlarni sotish bilan ta'minlanadi, ammo nomenklaturani sifatli qayta ishlashsiz ham butun jarayon tartibsiz va to'liqsiz bo'ladi.
Korxona, korxona ish jarayonini avtomatlashtirish zarurmi yoki nomenklaturani saqlash va kelishish uchun shaxsiy variantlardan foydalanishingiz mumkinmi? Ushbu muammoni ko'rib chiqish uchun boshlang'ich misolni ko'rsatish kerak - do'konda telefon sotib olish. Do'kon yoki korxona o'z mahsulotlarini sotishi uchun juda ko'p ishlarni bajarish kerak, bu aksariyat hollarda hujjatlarni qayta ishlash bilan bog'liq:

• 
  talabni qayta ishlash va bozorni tahlil qilish (joriy takliflar);
  
• 
  etkazib beruvchilarni izlash, shartnoma tuzish;
  
• 
  tovarlarni sotib olish;
  
• 
  tovarlarni qabul qilish (hisob-fakturalarda);
  
• 
  mahsulot marjasi;
  
• 
  amalga oshirish;
  
• 
  etkazib berishni, kafolatlarni ta'minlash;
  
• 
  do'kon va xaridor o'rtasida to'lov;
  
• 
  xaridorni jalb qilish uchun daromadli takrorlanadigan aktsiyalarni taqdim etish;
  
• 
  iste'molchilar huquqlariga rioya qilish va nazorat qilish.
  

Bu bitta telefonni sotib olayotganda tashkil etilishi kerak bo'lgan barcha jarayonlarning kichik bir qismidir. Va agar biz tovar aylanmasi juda katta va bir nechta savdo shoxobchalari mavjud deb hisoblasak, unda qayta ishlangan buyumlar hajmi juda katta. Siz maxsus avtomatlashtirilgan tizimsiz qilolmaysiz.
Elektron ish oqimini avtomatlashtirish
Hujjatlar oqimidan, uning hajmidan qat'i nazar, kerakli vaqtda osongina kirish mumkin. Bugungi kunda barcha hujjatlarni bir necha barobar qisqartiradigan hujjatlarni saqlash va qayta ishlash uchun bir nechta avtomatlashtirilgan tizimlar mavjud. Eng mashhurlari 1C hujjatlashtirish tizimlari, maxsus pullik CPM tizimlari.
Ernst & Young tadqiqotlariga ko'ra, ob'ektlar bo'yicha elektron boshqaruv tizimlarini joriy etish imkoniyatlaridan foydalangan korxonalar o'zlarining mahsuldorlik ko'rsatkichlarini 20-40 foizga, qayta ishlash va soliq deklaratsiyasini 75 foizga oshirdilar. Shu bilan birga, barcha hujjatlar xavfsizligi uchun to'lov harajatlari 80 foizga kamaydi.
Avtomatlashtirilgan boshqaruv tizimining barcha foydalanuvchilarini shartli ravishda uchta tarkibiy qismga bo'lish mumkin: boshqaruv organi, xodimlar, sheriklar. Barcha toifadagi foydalanuvchilar har qanday manipulyatsiyani boshqarish va muvofiqlashtirish uchun aniq va sodda vositalardan foydalanadilar va tizim faqatgina barcha protseduralarni xatosiz bajarishga yordam beradi (shablon).
Avtomatlashtirilgan ish jarayoni quyidagilarga yordam beradi:

• 
  hujjatlarni, dalolatnomalarni, yarashtirishlarni tayyorlash;
  
• 
  zarur hujjatlarni bitta tizimda ham, tashqi foydalanuvchilar (sheriklar) da yuborish va qabul qilish;
  
• 
  hujjatlarni maxsus fayllarda, bir necha yil davomida xostingda saqlash;
  
• 
  xodimlar tomonidan belgilangan va bajarilgan vazifalar hajmini nazorat qilish;
  
• 
  xizmat ko'rsatish sifatini nazorat qilish;
  
• 
  qo'shimcha to'lovlarni amalga oshirish, buxgalteriya hisobini yuritish;
  
• 
  kerakli vaqtda, kerakli joydan hujjatlarni qidirish;
  
• 
  mavjud andozalar bo'yicha ishlarni shakllantirish;
  
• 
  xodimlar va rahbariyat o'rtasida ma'lumot almashish.
  

Avtomatik hujjatlashtirish tizimini joriy etish doimiy ravishda ham, vaqtincha ham amalga oshirilishi mumkin. Biroq, bunday avtomatlashtirishning har qanday biznesiga foydasi aniq.
Avtomatlashtirilgan ish oqimi: foydali xususiyatlar
Avtomatlashtirilgan hujjatlar - bu ishlab chiqarish hajmini oshirish va sotishni ko'paytirishga qaratilgan yangi biznes imkoniyatidir. Kamchiliklari bor, lekin yana ko'plab afzalliklari bor.


Markaziy boshqaruv, nazorat
Ilgari, biznesni har qanday bosqichda boshqarish juda qiyin edi. Menejer bir vaqtning o'zida barcha jarayonlarni boshqara olmadi va sotish va rivojlanishning o'sishi bilan ish oqimining miqdori tabiiy ravishda foyda bilan mutanosib ravishda oshdi. Internet va elektron dasturlarning imkoniyatlarini hisobga olgan holda, bugungi kunda biznes yuritishga ichki yondashuv dolzarb emas va samarasiz.
Bugungi kunda tovarlarni boshqarish va nazorat qilish bozorida menejerga quyidagilarga imkon beradigan maxsus mahsulotlar mavjud:

1. 
   axborotni qayta ishlash tezligini oshirishni oshirish;
   
2. 
   zudlik bilan boshqa xarakterdagi qarorlarni qabul qilish;
   
3. 
   xodimlar o'rtasida ijro intizomini yaxshilash;
   
4. 
   kompyuterda yuqori zamonaviy dasturiy ta'minotni avtomatlashtirish modulini o'zlashtirish har qanday bo'lim, har bir xodimning ish natijalarini kuzatishga yordam beradi;
   
5. 
   tovar aylanmasi tizimini yaratish, sheriklar bilan hamkorlik qilish.
   

Boshqalar qatori menejer yoki mas'ul shaxs uchun hujjatlarni avtomatlashtirish tizimi barcha ishlarni hozirda kerakli bo'lgan joydan masofadan turib amalga oshirishga imkon beradi. Bunday imkoniyatlar telefon, planshet, kompyuter uchun maxsus ko'chma dasturiy ta'minot va dasturlarning kiritilishi bilan haqiqatga aylandi. Siz boshlashingiz kerak bo'lgan yagona narsa - ma'lumotlarni kiritish, boshqarish va kerakli tadbirlarni bajarish.
Masofadagi va ofisdagi eng mashhur hujjatlarni boshqarish tizimlari - CPM tizimlari.
Jamoa bilan ishlash
Ilgari bir xil buxgalteriya bo'limida oddiy manipulyatsiyalarni amalga oshirish uchun ko'plab bo'limlarni turli bo'limlar bilan muvofiqlashtirish kerak edi. Natijada - QQSni hisoblash, soliqqa tortish va ro'yxatdan o'tkazish ish haqi bir necha hafta o'tkazdi. Bugungi kunda ushbu jarayonlarning barchasi iloji boricha soddalashtirilgan va avtomatlashtirilgan.
Ish haqini to'lash uchun siz ilgari to'ldirilgan shablonlardan foydalanishingiz, hisoblashni nazorat qilishingiz, qo'shimcha to'lovlarni berishingiz mumkin. Ammo, eng muhimi, xatolik, xatolikning minimal ehtimoli, chunki inson omili deyarli yo'q.
Shu bilan birga, kompaniyaning barcha xodimlari bir-biri bilan doimiy aloqada bo'lishadi, bo'limlar va alohida ofis xodimlari o'rtasida o'zaro aloqalar mavjud. Menejer o'zi amalga oshirilayotgan vazifalar samaradorligini nazorat qilishi, jarayonni boshqarishi va buyruq berishi mumkin.
Maxfiy imkoniyatlar
Har qanday biznes bu tajriba, mahorat va bilimlarning birlashmasidir. Tabiiyki, maydonlar qancha ko'p bo'lsa, barcha xatarlarni, bozor xususiyatlarini, biznes yuritishning o'ziga xos xususiyatlarini hisoblash ehtimoli shuncha yuqori bo'ladi. Bunday tajriba moddiy boylikka qaraganda eng muhim, bebaho, qimmatroqdir. Shu sababli, kompaniya rahbarining ham, har bir xodimining ham asosiy vazifasi maxfiylikni saqlash, yozuvlarni shunday saqlash, bozordagi raqobatchilar uchun barcha strategik ma'lumotlar ochiq bo'lmasligi kerak.
Avtomatlashtirish tizimlarining muhim xususiyati (masalan, xuddi shu 1C) - bu ish oqimiga obuna bo'lish qobiliyati elektron imzo tasdiqlangan shifrlash bilan. Shuning uchun nafaqat muallifni aniqlash, balki ma'lumotlarning haqiqiyligini, uning dolzarbligini tasdiqlash ham mumkin.
Zamonaviy hujjat aylanishini avtomatlashtirish tizimi nafaqat barcha manipulyatsiyalarni iloji boricha tezroq va samarali bajarishga, balki uni mutlaqo maxfiy ravishda bajarishga imkon beradi. Masalan, moliya bo'yicha barcha muhim ma'lumotlar, sheriklar, mijozlar, xodimlarning aloqalari soni faqat bir nechta xodimlar uchun mavjud ( yagona registr): boshliq, xavfsizlik bo'limi, kadrlar bo'limi. Ilgari bunday vazifani amalga oshirish juda qiyin edi.
Saqlash
Biznes va tadbirkorlik bilan shug'ullanish - bu o'z vaqtida olish, qabul qilish va qayta ishlash uchun muhim bo'lgan axborot va strategik hujjatlar tog'idir. Tovar ayirboshlash va sotish hajmining oshishi bilan bunday ma'lumotlar tobora ko'payib boradi va shuning uchun siz maxsus bo'limsiz qila olmaysiz.
Documentum mahsulotlari yirik kompaniyalar orasida mashhur bo'lib, Content Management Server takliflari kichik biznes uchun dolzarbdir.
Butun bo'limni saqlash xarajatlarini kamaytirish uchun uni maxsus omborlarga joylashtirish uchun hujjatlarni tayyorlashni avtomatlashtirish kifoya. Boshqa narsalar qatori, kerakli hajmdagi ma'lumotlarni nusxalash, kerak bo'lganda ma'lumotni saqlash va kerak bo'lganda kirish imkoniyati mavjud.
Hujjatlarni avtomatlashtirishning qo'shimcha afzalliklari:

• 
  tezda yaratish qobiliyati kerakli hujjat shablon bo'yicha;
  
• 
  hujjatlarni avtomatik ro'yxatdan o'tkazish va tarqatish;
  
• 
  foydalanuvchilar va bo'limlar uchun ishchi papkalarni shakllantirish;
  
• 
  yozishmalar bilan qulay ish;
  
• 
  qayta ishlash va boshqarish ma'muriy hujjatlar;
  
• 
  hujjatlarni ro'yxatga olish kartasida saqlash;
  
• 
  hujjatlar bilan o'zaro bog'liq ish;
  
• 
  hujjatlar harakatini kuzatish;
  
• 
  ichki ichki tizimlarni qo'llab-quvvatlash;
  
• 
  raqamlar nomenklaturasini hisobga olish va nazorat qilish;
  
• 
  internet orqali ishlarni bajarish;
  
• 
  pochta jo'natmalarining ro'yxatlarini shakllantirish;
  
• 
  xizmatlar, bo'limlar, savdo shoxobchalarini hududiy belgilash;
  
• 
  qayta ishlangan tizimda kerakli variantlarni o'rnatish;
  
• 
  elektron pochta orqali ma'lumot almashish;
  
• 
  belgilangan tanlov mezonlariga muvofiq ma'lumot izlash;
  
• 
  ma'lumotnomalarni avtomatik yangilash.
  

Biznesdagi avtomatlashtirish, ro'yxatdan o'tkazish va hujjatlarni boshqarishning barcha funktsiyalari barcha byurokratik poydevorlarni sezilarli darajada soddalashtirishga, menejer va uning bo'ysunuvchilariga yukni kamaytirishga va savdo samaradorligini oshirishga yordam beradi.
Savol-javobda korxonada elektron hujjat aylanishini tashkil etish
Hujjatlar aylanishini avtomatlashtirish bugungi kunda nafaqat korxonaning ichki jarayonlarini optimallashtirish vositasi, balki yuqori raqobat sharoitida favqulodda ehtiyojga aylandi. Aynan hujjat aylanishini avtomatlashtirish har qanday tashkilotga ishni tezlashtirish uchun yangi imkoniyatlar beradi, operativ va strategik qarorlar qabul qilishda raqiblardan ustun turishga imkon beradi. Ushbu maqola sizning tashkilotingizda ish oqimini avtomatlashtirish zarurligini, shuningdek korxonada ish jarayonini avtomatlashtirish to'g'risida qaror qabul qilishda e'tiborga olinishi kerak bo'lgan ba'zi omillarni aniqlashga yordam beradi.
Avvalgi maqolada biz hujjatlar bilan ishlashni avtomatlashtirish uchun dasturiy mahsulotlarni tasniflash masalalariga to'xtaldik va ofislarni avtomatlashtirish tizimlarini tanlashda e'tibor berishingiz kerak bo'lgan asosiy fikrlarni ko'rib chiqdik.
Biroq, ofislarni avtomatlashtirish tizimi tashkilotdagi ishlarning faqat kichik qismini avtomatlashtirishga imkon beradi. Ushbu maqolada biz elektron hujjat aylanishi tizimlariga aniq mahsulotlarni ajratmasdan kengroq yondoshamiz va elektron hujjat aylanish tizimini (EDMS) amalga oshirishda yuzaga keladigan eng muhim savollarga javob berishga harakat qilamiz.
Savol 1. Korxonada elektron hujjat aylanishini qachon va nima uchun tashkil etish zarur?
Bugungi kunda korxonada hujjatlar aylanishini avtomatlashtirish, shuningdek avtomatlashtirish zarur buxgalteriya hisobi to'qsoninchi yillarning o'rtalarida. Buning sabablari juda ko'p. Birinchidan, axborotni iloji boricha tezroq va samarali ravishda qayta ishlash kerak, ba'zida axborot oqimlari moddiy ma'lumotlardan kam emas. Ikkinchidan, ma'lumotni yo'qotish yoki noto'g'ri qo'llarga olish juda qimmatga tushishi mumkin. Hujjatlar bilan ishlash an'anaviy tarzda olib boriladigan tashkilotlarga xos bo'lgan bir qator muammolarni aniqlash mumkin:

• 
  · Hujjatlar yo'qolgan;
  
• 
  · Maqsadi va manbasi noma'lum bo'lgan ko'plab hujjatlar to'planmoqda;
  
• 
  · Ulardagi hujjatlar va ma'lumotlar noto'g'ri qo'llarga tushib qolsa;
  
• 
  · Talab qilinadigan hujjatni izlash va hujjatlarning tematik to'plamini shakllantirish uchun ko'p ish vaqti sarflanadi;
  
• 
  · Bir xil hujjatning bir nechta nusxalari yaratiladi - qog'ozga va hujjatlarni nusxalashga katta mablag 'sarflanadi;
  
• 
  · Hujjatlarni tayyorlash va tasdiqlash uchun ko'p vaqt sarflanadi.
  

Elektron hujjat aylanishi tizimini joriy etilishi ushbu muammolarning barchasini hal qilishga imkon beradi, shuningdek:

• 
  · Barcha bo'limlarning yaxshi muvofiqlashtirilgan ishlarini ta'minlaydi;
  
• 
  · Hujjatlar bilan ishlashni soddalashtiradi, uning samaradorligini oshiradi;
  
• 
  · Hujjatlarni yaratish, qayta ishlash va qidirish vaqtini qisqartirish orqali xodimlarning ish unumdorligini oshiradi;
  
• 
  · Axborotdan foydalanish samaradorligini oshiradi;
  
• 
  · Xodimlarning ma'lumotlarga kirish huquqlarini farqlashga imkon beradi.
  

Xulosa: ish oqimini avtomatlashtirish har qanday tashkilotda, mulkchilik ko'lami va turidan qat'i nazar, zarurdir. EDMSni tashkil qilishni hozirdan boshlash kerak.
Savol 2. Elektron hujjat aylanish tizimini tanlash - shirin qo'shiqlar ishlab chiqaruvchilari va etkazib beruvchilari.
Endi siz tizimni tanlash to'g'risida qaror qabul qilishingiz kerak. Avvalgi maqolada biz mavjud hujjatlarni avtomatlashtirish mahsulotlarini toifalarga ajratdik. O'zimizga tizimlar sinflarini eslatib o'tamiz:

• 
  Ofislarni avtomatlashtirish tizimlari va ish jarayoni
  
• 
  Ish oqimini boshqarish tizimlari
  
• 
  Hujjatlar arxivlarini tashkil qilish va boshqarish tizimlari
  
• 
  Elektron hujjat aylanish tizimlari
  

Har bir tizim ma'lum bir sinf muammolarini hal qiladi. Shunday qilib, ofislarni avtomatlashtirish tizimidan ish oqimlarining to'liq yo'nalishini kutish kerak emas.
ERP sinfidagi tizimlar alohida e'tiborga loyiqdir - ko'pincha potentsial mijozning quyidagi so'zlarini eshitadi: "biz ERP tizimini joriy qilmoqdamiz va hujjatlarni boshqarishni qo'llab-quvvatlash (DOM) tizimini avtomatlashtirmaymiz". ERP tizimlari korxonada hujjatlar aylanishining barcha muammolarini hal qiladi degan noto'g'ri tushuncha mavjud. Bu unchalik emas - ERP tizimlari ishlab chiqarishni boshqarish jarayonini emas, balki ish jarayonini avtomatlashtirish uchun mo'ljallangan va eng samarali echim bu ERP tizimi va maktabgacha ta'lim muassasasining avtomatlashtirish tizimining birlashtirilishi.
Har qanday tizim ishlab chiqaruvchisi o'z mahsulotlarini eng funktsional, eng qulay va eng samarali ekanligini aytadi. Bu ko'pincha shunday bo'ladi - xaridor juda aniq muammo bilan birga keladi, uni tinglagandan so'ng ishlab chiqaruvchi o'zining va boshqa barcha muammolarni birdaniga hal qiladigan supersistemasi haqida gapiradi. Natijada, xaridor korxonada ish jarayonini avtomatlashtirish tizimini tashkil qilish uchun mablag 'sarflaydi (ko'pincha ko'p) va xohlagan narsasiga erisha olmaydi. Bularning barchasi bilan dasturiy ta'minot haqiqatan ham yaxshi bo'lishi mumkin edi, lekin u dastlab boshqa sinf muammolarini hal qilish uchun mo'ljallangan edi.
1-sonli kengash - avtomatizatsiya tizimiga qanday vazifalarni topshirishni xohlayotganingizni hal qiling. Agar tashkilot xodimlarida kerakli tizimning sinfini mustaqil ravishda aniqlay oladigan mutaxassislar bo'lmasa, u holda maslahatchidan yordam so'rash yaxshidir. Boshlash uchun siz ixtisoslashgan matbuotda va Internetdagi ba'zi saytlarda chop etilgan sharhlarni ko'rib chiqishingiz mumkin.
№2 maslahat - qaysi sinf tizimini qidirib topishingiz, iloji bo'lsa barcha takliflarni o'rganishingiz kerakligini aniqlab, kerakli funktsiyalarga ega tizimlarni tanlang, ammo yangi xususiyatlarni qo'shish orqali yanada kengaytirilishi mumkin.
3-sonli kengash - murojaat qiling texnik... Tizimning imkoniyatlari asosan tizim ishlaydigan dasturiy ta'minot va apparat platformasi tomonidan belgilanadi. DBMlar replikatsiyani qo'llab-quvvatlamaydigan va Redmond kompaniyasining taniqli pochta serveri transport vositasi sifatida foydalaniladigan EDMS, geografik jihatdan taqsimlangan korxonalarda hujjatlar aylanishini tashkil etish muammolarini samarali hal qiladi deb o'ylamang.
Maslahat №4 - Konfiguratsiya qilish, kengaytirish va masshtabini osonlashtirish (ya'ni investitsiya himoyasini ta'minlash), foydalanishda qulay, ergonomik foydalanuvchi interfeysiga ega tizimlarni tanlang.
Maslahat # 5 - tizimni amalda tekshiring. Albatta, ishlab chiqaruvchining demo versiyasi yoki baholash litsenziyalari bilan etkazib berish imkoniyati mavjud - tizimni o'zingiz o'rnating va sotib olishdan oldin uni amalda sinab ko'ring. Aytgancha, ba'zi ishlab chiqaruvchilar bepul amalga oshiradilar texnik qo'llab-quvvatlash.
Maslahat # 6 - zudlik bilan kuchga ega bo'lishingiz shart emas qimmat tizim... Elektron hujjat aylanishini tashkil qilish jarayoni bosqichma-bosqich sodir bo'lishi mumkin - avval siz oddiy tizimni amalga oshirishingiz mumkin, uni yanada yangi xususiyatlarni kengaytirish va kengaytirish orqali rivojlantirish mumkin.
Xulosa: tashkilotingizga mos keladigan hujjatlarni boshqarish tizimini oling. Kerakli tizimning sinfini, kerakli funktsiyani aniqlang, agar siz mustaqil tanlov qila olmasangiz, maslahatchingizga murojaat qiling.
Savol 3. Amalga oshirish - bosqichlar, muddatlar, pul.
Bu savol oldingisining mantiqiy davomi - ba'zi bir dasturchilar ko'pincha elektron hujjat aylanishini eng qisqa vaqt ichida, 2 bosqichda tashkil qilishlarini va shu bilan birga mijozdan mumkin bo'lgan maksimal pulni silkitishga harakat qilishlarini aytishadi.
Tizimni amalga oshirish muddati ko'plab omillarga bog'liq. Keling, asosiylarini sanab o'tamiz:

• 
  · Tizim sinfi. Bitta kotibning ish stantsiyasidan tashkil topgan ofislarni avtomatlashtirish tizimi bir hafta davom etadi, shu vaqt ichida kotib tizim bilan ishlashga o'rgatiladi. ERP sinf tizimini amalga oshirish bir yil davom etishi mumkin va ish stantsiyalari soni ko'p bo'lishi shart emas.
  
• 
  · Joriy qilingan tizim ko'lami. Elektron hujjat aylanish tizimini tashkil etish muddati, albatta, tizim ishlaydigan AWP va serverlar soniga bog'liq - foydalanuvchilarni o'qitish kerak, barcha shaxsiy kompyuterlar va serverlarga o'rnatish va sozlash kerak dasturiy ta'minot.
  
• 
  · Tizimning xususiylashtirilishi. Tizimni mijozning talablariga muvofiq ravishda moslashtirish (ba'zida "xususiylashtirish" atamasi ishlatiladi) ikki usulda - dastur kodini sozlash va o'zgartirish orqali amalga oshiriladi. Agar tizim sozlamalarni o'zgartirish orqali moslashsa, moslashish jarayoni tezroq bo'ladi.
  

Har qanday korxonada ish oqimini tashkil etish jarayoni bir necha bosqichlardan iborat. Asosiy bosqichlar quyidagicha:

• 
  Tekshirish tashkiliy tuzilma korxonalar, asosiy ish jarayonlarini aniqlash, ish oqimlari va hujjatlar oqimining rasmiy tavsifi.
  
• 
  · Hujjatlar nomenklaturasini tuzish, ma'lumotnomalar va klassifikatorlarni shakllantirish, ko'rsatmalar tuzish.
  
• 
  · So'rov o'tkazish bosqichida olingan ma'lumotlar asosida elektron hujjat aylanish tizimini moslashtirish.
  
• 
  · Dasturiy ta'minotni o'rnatish va sozlash va sinov ishi.
  
• 
  · Sinov jarayonida foydalanish paytida aniqlangan kamchiliklarni hisobga olgan holda korxonada hujjatlarni boshqarish tizimini yakuniy tuzatish.
  
• 
  · Tashkilot xodimlarini tayyorlash.
  

Ushbu bosqichlarning ba'zilari parallel ravishda o'tishi mumkin. Xodimlarni tayyorlash jarayoniga alohida e'tibor berilishi kerak, siz unga mablag 'tejamasligingiz kerak, chunki kadrlar tayyor bo'lmaganda, sizning kompaniyangiz uchun juda mos bo'lgan eng mukammal hujjatlarni boshqarish tizimi ham samarasiz bo'ladi.
Yuqorida sanab o'tilgan omillarga qarab, elektron hujjat aylanishini tashkil etish bir haftadan ikki haftagacha olti oygacha davom etishi mumkin. Korxona resurslarini boshqarish tizimini amalga oshirish bir yil yoki undan ko'proq vaqt talab qilishi mumkin.
Elektron hujjat aylanishi tizimining narxi alohida e'tiborga loyiqdir. Asosiy qoida quyidagicha: bir xil sinfdagi tizimlarning narxi taxminan bir xil.
Tizim narxi bir necha omillarga bog'liq: tizim klassi, ma'lum bir sinf vakillik tizimining funktsional va texnologik imkoniyatlari, elektron hujjat aylanishini tashkil etish ko'lami. Tizim narxi nafaqat dasturiy ta'minot uchun litsenziyalar narxidan iborat - amalga oshirish jarayonining u yoki bu bosqichida amalga oshiriladigan ishlar ham mablag 'talab qiladi va amalga oshirishga sarflangan mablag' talab qilinadigan dasturiy ta'minot uchun litsenziyalarning umumiy narxidan sezilarli darajada oshib ketishi mumkin. Tizimning yakuniy narxiga ta'sir ko'rsatadigan navbatdagi juda muhim omil bu tizimni ishlatish, texnik xizmat ko'rsatish va texnik qo'llab-quvvatlash xarajatlari.
Xulosa. Xuddi shu sinf tizimlari taxminan bir xil narxga ega, tizimning umumiy qiymati nafaqat dasturiy ta'minot litsenziyalari narxi bilan belgilanadi. Amalga oshirish jarayonini o'tkazib yubormasligingiz kerak - aksariyat hollarda tizimning samaradorligi tizimni to'g'ri tanlashiga va elektron hujjat aylanishini tashkil etish jarayoniga bog'liq.
ofislarni avtomatlashtirish va hujjatlarni boshqarish tizimlari (SADD) haqida gapirishdan oldin, ushbu tushunchalarning ta'rifiga to'xtalib o'tamiz. Yozuvlarni boshqarish deganda menejmentning hujjat ta'minoti yoki rasmiy hujjatlar bilan ishlashni tashkil etish va hujjatlashtirishni ta'minlaydigan faoliyat sohasi tushuniladi. Hujjatlar aylanishi - bu tashkilotdagi hujjatlarni yaratish yoki qabul qilish paytidan boshlab, ijro etish yoki yuborish tugagunga qadar (GOST R 51141-98).
Rossiyada va G'arbda ish jarayonining turli xil kontseptsiyalari ishlab chiqilgan bo'lib, ular avtomatlashtirish tizimidagi farqlarda aks etadi. Ushbu tub farqlardan biri bu markazlashtirilgan (ruscha yondashuv) va markazlashmagan (g'arbiy yondashuv) boshqaruv tizimidir. Rossiya va xorijiy tizimlarni alohida ko'rib chiqish kerak va ushbu maqola asosan mahalliy tizimlarga, shuningdek elektron hujjat aylanishi imkoniyatlariga bag'ishlanadi.
An'anaviy qog'ozga nisbatan elektron hujjat aylanishi butun chiziq afzalliklari:

• 
  hujjatga o'zgartirish kiritish qulayligi;
  
• 
  hujjatda nafaqat matnni, balki multimedia ma'lumotlarini joylashtirish qobiliyati;
  
• 
  oldindan tayyorlangan shakllardan foydalanish qobiliyati;
  
• 
  ko'p sonli manzillar bo'yicha ma'lumot uzatishning yuqori tezligi;
  
• 
  qog'ozni tejash;
  
• 
  arxivlarning ixchamligi;
  
• 
  axborot oqimlarini boshqarish qulayligi;
  
• 
  axborotni qidirish va qidirishning yuqori tezligi;
  
• 
  hujjatlarni ruxsatsiz kirishdan himoya qilish va xodimlarning ma'lumotlarga kirish huquqlarini farqlash qobiliyati.
  

Shuni ta'kidlash kerakki, SADDning joriy etilishi samarali boshqaruv va operativ qarorlarni qabul qilishni amalga oshirish uchun korxona va tashkilotlar rahbariyatiga ma'lum afzalliklarni beradi:

• 
  xodimlar va bo'limlar faoliyatining shaffofligi;
  
• 
  analitik ma'lumot va hisobotlarni olishning yuqori tezligi;
  
• 
  ijro intizomini mustahkamlash;
  
• 
  inson omilining kompaniya faoliyatiga salbiy ta'sirini kamaytirish;
  
• 
  hujjatlar bilan ishlashga jalb qilingan xodimlar sonini kamaytirish (kuryerlar, ruhoniy xodimlar va boshqalar).
  

Rasmda qog'ozli jarayonni raqamli bilan almashtirishda hujjatlar bilan ishlashning alohida bosqichlari uchun vaqt qancha qisqarganligi ko'rsatilgan. Elektron hujjat aylanishi sharoitida tashqi sharoit o'zgarganda hujjat aylanishini o'rnatish uchun juda kam xarajatlar talab qilinadi, masalan, hisobot shaklini o'zgartirish talablari. Ofisni avtomatlashtirish va elektron hujjat aylanishi tizimini amalga oshirish butun boshqaruv jarayonini optimallashtirish bilan birga keladi, bu oddiyroq va mantiqiy bo'ladi. Qarorlarning sifati yaxshilanadi, boshqaruv qarorlarining bajarilishi ustidan nazorat yanada samarali amalga oshiriladi, boshqaruv apparatini saqlash bilan bog'liq to'g'ridan-to'g'ri va bilvosita ijtimoiy xarajatlar kamayadi.
Hujjatlar butun tashkilot uchun bir xil bo'lgan tasniflagichlar, lug'atlar va standartlar ma'lumotlar bazasini o'z ichiga olgan avtomatlashtirilgan hujjatlarni boshqarish tizimi yordamida yuboriladi. Hujjatlarning yo'nalishi odatda hujjat turiga va belgilangan ish qoidalariga qarab belgilanadi (garchi bu funktsiya barcha tizimlar tomonidan qo'llab-quvvatlanmasa ham). Tashqi tashkilotlar bilan ular bilan shartnomalar mavjud bo'lganda hujjatlar almashinuvi korporativ axborot portali yordamida ta'minlanadi.
Mavjud SADD-larning aksariyati ularni amalga oshirgan kompaniyalarga hujjatsiz qog'oz aylanishiga o'tishga imkon beradi. Biroq, SADD mavjud bo'lgan taqdirda ham, hujjatlar bilan ishlashning ko'p qismi amalga oshirilganda, ko'pincha aralash ish jarayoni deb ataladi. elektron formatda (hujjatlar loyihalari, ularni tasdiqlash va boshqalar), ammo ularning faqat bir qismi bosilib, imzolanadi va qog'oz shaklida saqlanadi. Bu bir necha sabablarga bog'liq. Birinchidan, qonunchilik bazasi elektron hujjatlarga to'liq o'tishga imkon bermaydi. Ikkinchidan, ushbu tizimlardan foydalanuvchilar o'zlari hali qog'oz hujjatlar bilan ishlash odatidan butunlay voz kechishga tayyor emaslar. Amalda, elektron ish oqimi asosan asosan ichki ish oqimini qamrab oladi va (agar tashkilotlar o'rtasida kelishuvlar mavjud bo'lsa) - korxonalararo ish jarayoni.

Elektron hujjat aylanishidan foydalanishda juda qiyin narsa paydo bo'ladi texnik savol... Har qanday tashkilot yoki korxonaning hujjatlari ham elektron, ham qog'oz ko'rinishida bo'lganligi sababli, qog'ozsiz texnologiyalarga o'tishni soddalashtiradigan muhim protsedura qog'oz hujjatlarni elektron hujjatlarga tarjima qilishdir. Standart uy brauzerlari asosida ishlab chiqarilgan apparat va dasturiy echimlar oqimlarni skanerlash texnologiyalari deb nomlangan korporativ mijozlar talab qiladigan ko'rsatkichlarni ta'minlamaydi. Va faqat yuqori mahsuldor ofis uskunalari bilan birgalikda ixtisoslashtirilgan dasturiy ta'minot tizimlari qog'oz shaklida olingan hujjatlarning elektron nusxalarini butun tashkilotga kechiktirmasdan tarqatish imkoniyatini beradi.
SADD mahsulotini tanlash
so'nggi yillarda asosiy tendentsiyalardan biri bu xususiy echimlar o'rniga sanoat avtomatizatsiyasi tizimlaridan foydalanish bo'lib, bu to'liq echim olishga intilayotgan mijozlarning talablari va xizmatlar bilan birgalikda SADD echimlarini taklif qilishga tayyor bo'lgan bozorning etukligini ko'rsatadi. Bugungi kunda bozor rus kompaniyalari tomonidan ishlab chiqilgan avtomatlashtirish tizimlarining juda keng tanlovini taklif etadi. O'zlarining xususiyatlariga muvofiq korxonalar va tashkilotlar o'zlariga mos variantni tanlashlari mumkin: faqat ish yuritish funktsiyalarini avtomatlashtirish uchun, aralash yoki to'liq elektron hujjat aylanishini tashkil qilish uchun.
SADD-ni tanlashda siz tizim talablariga, echimning miqyosi va ko'p qirraliligiga e'tibor berishingiz kerak.
Ma'lumotlarni saqlash va SADDning haqiqiy ishi dasturiy ta'minot platformalari tomonidan ta'minlanadi. Bu MS SQL, Oracle, Lotus Notes va boshqalar bo'lishi mumkin; ba'zan tizimlar bir nechta DBMS yoki ishlab chiqish platformalarini qo'llab-quvvatlaydi. Mutaxassislarning fikriga ko'ra, ularning ishlarining ishonchliligi taxminan bir xil, ular ishning o'ziga xos xususiyatlari, kiritiladigan hujjatlarning mumkin bo'lgan maksimal hajmi va narxi bilan farqlanadi.
Odatda, mijozlar tashkilot allaqachon DBMSga ega bo'lgan tizimni tanlaydilar. Masalan, agar tashkilotda SQL-server yoki Lotus Notes mavjud bo'lsa, unda tizimni tanlash bir xil SADD platformasida ishlaydiganlar bilan cheklanishi mumkin. E'tibor bering, "Granit Center" (www.granit.ru) va "Kodeks" (agregat.kodeks.net) dan "Gran-Dock" tizimlari MS SQL da ishlaydi. Bir vaqtning o'zida MS SQL va Oracle-da LANIT-dan Landocs (www.landocs.ru), elektron ofis tizimlaridan DELO (www.eos.ru). Lotus Notes-da - IT Co. (www.it.ru) dan BOSS-Referent, STC IRM dan Zolushka (www.mdi.ru) va ikkinchisi MS SQL va Oracle da ishlaydi. Kognitiv Texnologiyalar (www.evfrat.ru) ning "EVFRAT-Document Management" qutidagi echimi o'zining ma'lumotlar bazasiga ega, ammo dizayn echimlarida tizimni MS SQL va Oracle-da amalga oshirish mumkin.

	24-may kuni Rossiyaning ABBYY kompaniyasi elektron hujjat aylanishi va boshqarishni avtomatlashtirishga bag'ishlangan DOCFLOW konferentsiya-ko'rgazmasini 11-marta o'tkazdi. Ushbu tadbir 1995 yildan buyon o'tkazib kelinmoqda va allaqachon an'anaga aylangan. DOCFLOW ko'rgazmasi ishtirokchilari va tashrif buyuruvchilar soni va muhokama qilinadigan mavzular soni yil sayin ortib bormoqda va tadbir formati o'zgarib bormoqda. Bu yil konferentsiya 2500 tashrif buyuruvchini jalb qildi: 63 ta kompaniya ishtirok etdi (elektron hujjat aylanishi va boshqarishni avtomatlashtirish sohasida eng yangi echimlarga ega 47 ta stend); 76 ta tahliliy va yangiliklar hisobotlari taqdim etildi. DOCFLOW-ga tashrif buyuruvchilarning yarmi kompaniyalar va bo'limlarning rahbarlari, 64% yuz yoki undan ortiq kompyuterlari bo'lgan yirik kompaniyalar vakillari. Bu yil DOCFLOW-ga tashrif buyuruvchilarning yarmidan ko'pi birinchi marta kelgan va ularning 20% \u200b\u200banjumanda uch martadan ko'proq qatnashgan. Konferentsiya ko'rgazmasiga tashrif buyurganlarning beshdan bir qismi Rossiya mintaqalari va MDH mamlakatlaridan va hatto Yujno-Saxalinskdan kelganlar. Bu yilgi tadbirlarning jadvali yanada qizg'in tus oldi: DOCFLOW dasturining bir kunida konferentsiyaning 7 ta tematik bo'limida 76 ta ma'ruza, ishtirokchi kompaniyalarning 47 ta stendlari va 5 ta matbuot anjumanlari bo'lib o'tdi. Birinchi marotaba hisobotlarni tematik bo'limlarga ajratish joriy etildi: "Integratsiyalashgan platformalar", "Oqim hujjatlarini kiritish", "Elektron hujjat aylanish tizimlari (EDMS)", "Biznes jarayonlarini boshqarish vositalari (BPM)", "Elektron ma'lumotlar omborlari", "Yangiliklar". Konferentsiyalar jadvali har kim o'zi uchun kerakli va qiziqarli bo'lim va ma'ruzalarni tanlay oladigan qilib tuzilgan. "Hujjat oqimi A dan Zgacha" analitik bo'limining ishi alohida voqea bo'ldi. Hisobotlarda elektron hujjat aylanish tizimini joriy etishning asosiy bosqichlari - elektron hujjat aylanishiga o'tish zarurligi to'g'risida qaror qabul qilishdan va amalga oshirish va ishlashni baholashgacha EDMS tanlash to'g'risida ma'lumotlar mavjud edi. Ushbu bo'lim doirasida bozor mutaxassislari asosiy masalalar haqida so'z yuritdilar: elektron hujjat aylanish tizimini joriy etish va ularni hal qilish bilan bog'liq muammolar to'g'risida; qog'ozdan aralash ish oqimiga o'tishni qaerdan boshlash va nimadan qo'rqish kerakligi to'g'risida; EDMSni amalga oshirishda kerakli natijaga qanday erishish mumkinligi haqida. Seksiyaning umumiy auditoriyasi taxminan 800 kishini tashkil etdi. DOCFLOW bugungi kunda hujjat aylanishi tizimlarini ishlab chiqaruvchilari ushbu sohadagi echimlarini taqdim etadigan platforma bo'lib qolmadi, konferentsiya va ko'rgazma o'quv funktsiyasini o'z zimmasiga oldi va elektron hujjat aylanishining tsivilizatsiyalashgan bozorini shakllantirishga yordam berdi. Har yili o'tkaziladigan DOCFLOW elektron hujjat aylanmasi bozoridagi faoliyatning cho'qqisi deb hisoblash mumkin. Biroq, bu sohadagi yagona ABBYY tashabbusi emas. Joriy yilning sentyabr oyida SofTool 2005 ko'rgazmasida (o'tgan yilgidek) DOCFLOW Day konferentsiyasi bo'lib o'tadi va DOCFLOW qo'shma stendi ishlaydi. Va ABBYY tomonidan bir necha yil oldin yaratilgan www.DOCFLOW.ru axborot portali doimiy ravishda o'z o'quvchilariga Rossiya elektron hujjat aylanish tizimining bozori, texnologiyalari, echimlari va ishlab chiquvchilari to'g'risida eng to'liq, tuzilgan va foydali ma'lumotlarni taqdim etadi.

Sozlash darajasiga qarab, SADD an'anaviy ravishda quti va moslashtirilganlarga bo'linadi. Qutidagi echim ko'pchilik tashkilotlar uchun mos bo'lgan va ma'lum chegaralar doirasida mijozlar talablariga moslashtirilishi mumkin bo'lgan odatiy variantdir. Maxsus echim turli xil modullardan iborat va tashkilot ehtiyojlari uchun juda moslashtirilgan bo'lib, bu mijozning o'ziga xos talablarini yaxshiroq hisobga olishga imkon beradi.
Maxsus echimning aniq ustunligiga qaramay, bir nechta muhim xususiyatlarni ta'kidlash kerak. Bunday tizimni o'rnatish va sozlash juda qiyin va deyarli har doim ishlab chiquvchi kompaniyaning mutaxassislarini jalb qilishni talab qiladi, hatto ba'zi hollarda uni ishlab chiquvchi kompaniyaning sheriklari ham o'rnatolmaydilar. Bundan tashqari, bunday tizimni amalga oshirish ancha katta xarajatlarga olib keladi. Agar tashkilotning ish jarayoni hech qanday quti echimini hisobga olishga qodir bo'lmagan bir qator xususiyatlar bilan ajralib tursa, u holda dizayn echimisiz amalga oshirilmaydi. Shunga qaramay, biz ish oqimining juda noodatiy shakllarida, uning printsipial jihatdan samarasiz bo'lish ehtimoli katta ekanligini ta'kidlaymiz, shu bilan birga standart tizimni joriy etish tashkilot ishini tartibga solishi mumkin. Qutidagi echim uchun an'anaviy ofis ishi va ish oqimiga ega kompaniyalar ko'proq mos keladi, chunki bunday mahsulot ko'plab xaridorlar tomonidan sinovdan o'tkazildi, u mijozlarning istaklari va mulohazalarini hisobga oladi; har doim batafsil hujjatlar va odatdagi xatolar ro'yxati mavjud - qisqasi, odatdagi echimning barcha afzalliklari, shu jumladan arzonroq narx. Qutidagi echimlardan "Grand-Dock", "BUSINESS", "EVFRAT-Dokumentorotok", dizayndan deyarli barcha G'arb ishlanmalari, shuningdek Landocs, "BOSS-Referent", "Zolushka" kabi nomlarni olish mumkin.
Shubhasiz, turli xil tashkilotlarning o'ziga xos ehtiyojlarining to'liqligini hisobga oladigan universal echimlar mavjud emas. Tizim ma'lum bir mijozga moslashtirilganligini bilish uchun eng yaxshi dastur ishlab chiqaruvchi kompaniyaning mijozlari ro'yxatiga murojaat qiling - bu tizimning ixtisoslashuvini eng aniq tavsiflaydi. Agar sizning kompaniyangizga o'xshash kompaniya mijozlar ro'yxatida bo'lsa, unda tizim sizga ham mos kelishi mumkin. Qo'shimcha ma'lumot olish uchun siz doimiy mijozlar bilan bog'lanishingiz va tizim haqida ularning fikrlarini so'rashingiz, shuningdek amalga oshirish paytida yuzaga kelgan qiyinchiliklar haqida bilib olishingiz mumkin.
Va endi eng keng tarqalgan mahalliy mahsulotlarni batafsil ko'rib chiqaylik.
Kodeks: Hujjatlar aylanishi
Ishlab chiqaruvchi: "Kompyuterni rivojlantirish markazi" davlat korxonasi (http://agregat.kodeks.net/esed/esed1.html)
"Kod: Hujjatlarni boshqarish" korporativ tizimi bu ish yuritish va hujjatlarni boshqarish muammolarini avtomatlashtirilgan echimini ta'minlaydigan o'zaro bog'liq ofislarni boshqarish tizimlari, hujjat banklari va korporativ xizmatlar majmuidir. davlat hokimiyati va boshqa tashkilotlar.

• 
  ish yuritishning tipik vazifalari (funktsiyalari) bo'yicha tayyor echimlar - korporativ tizimga kiritilgan tizimlarning har biri hujjatlarni rasmiylashtirishning odatiy vazifalarini amalga oshirishga ixtisoslashgan: rasmiy yozishmalar harakatini ro'yxatdan o'tkazish va nazorat qilish, fuqarolarning murojaatlarini ko'rib chiqishni ro'yxatdan o'tkazish va nazorat qilish, ma'muriy hujjatlar, buyruqlar va boshqalarni markazlashtirilgan nazorat qilish. .;
  
• 
  qog'oz ish jarayonini qo'llab-quvvatlash va qo'llab-quvvatlash, qog'ozdan elektron ish oqimiga bosqichma-bosqich o'tish;
  
• 
  birlashgan axborot mantig'i bilan birlashtirilgan modullik - quyi tizimlar o'rtasida hujjatlar almashinuvi, global kataloglarning markazlashtirilgan yuritilishi, Internet / intranet texnologiyasidan foydalangan holda ma'lumotlar bazalariga hamma joyda kirishni amalga oshirish, elektron pochta orqali xabarlar, hisobotlar, ogohlantirishlarni tarqatish;
  
• 
  tizim samaradorligi mulkiy mahsulotlar va texnologiyalardan foydalanish, eng katta dasturiy ta'minot va apparat platformalariga, birinchi navbatda, Microsoft-ga e'tiborni qaratgan holda va amalga oshirish xarajatlarining pastligi bilan belgilanadi.
  

"Kod: Hujjatlar aylanishi" tarkibiga kiradigan funktsional quyi tizimlar:

• 
  "Kod: rasmiy yozishmalar" - tashkilot (bo'lim) ning kirish va chiqish hujjatlarini ro'yxatdan o'tkazish; ushbu bo'linma ishlarining nomenklaturasi asosida tegishli ishni shakllantirish, ijrochilar tomonidan hujjatlar harakatini tashkil etish va ularning bajarilishini nazorat qilish; kodeksga ma'lumotlarni uzatish bilan markazlashtirilgan nazorat qilish uchun hujjatlarni taqdim etish: Hujjatlarning bajarilishini nazorat qilish quyi tizimiga;
  
• 
  "Kod: hujjatlarning bajarilishini nazorat qilish" - nazorat hujjatlarini, topshiriqlarni, ijrochilarni ro'yxatdan o'tkazish, ijrochilar uchun nazorat jadvallarini tarqatish; vazifalarni keyinga qoldirishni ro'yxatdan o'tkazish; to'liq to'ldirilgan nazorat hujjatlarini nazoratdan avtomatik va qo'lda olib tashlash; ushbu bo'linma ishlarining nomenklaturasi asosida tegishli ishni shakllantirish; nazorat hujjatlarini o'xshash quyi tizim bilan ishlaydigan bo'ysunuvchi bo'linmalarga o'tkazishda hujjatlarni avtomatik ravishda qayta ro'yxatdan o'tkazish;
  
• 
  "Kod: Fuqarolarning xatlari va arizalari" - murojaat etuvchilar to'g'risidagi ma'lumotlarni kiritish; ularda keltirilgan murojaatlarni va savollarni ro'yxatdan o'tkazish; ularni ko'rib chiqish bilan bog'liq holda berilgan rahbarning murojaatlari va buyruqlarini ko'rib chiqilishini nazorat qilish;
  
• 
  Kodeks: Hujjatlarni tayyorlash tizimi - hujjatlarning elektron to'liq matnli arxivini yaratish;
  
• 
  "Kod: Normativ va ma'muriy hujjatlarni ro'yxatdan o'tkazish tizimi" - tashkilot hujjatlarini ro'yxatdan o'tkazish, hujjatlar matnlarini ularni rasmiylashtirish uchun elektron shaklda tarqatish, shuningdek tashkilotning to'liq matnli hujjatlar elektron omborini yaratish;
  
• 
  "Kod: hujjat aylanishining ma'lumotnoma tizimi" - Internet / intranet texnologiyasidan foydalangan holda hujjat ma'lumotlar bazalariga kirishni ta'minlash va har qanday masofali kompyuterdan hujjat aylanishi to'g'risida ma'lumotni tezkor qabul qilish.
  
• 
  "Kodeks: Hujjat almashinuvi" - bu mahalliy kompyuter tarmog'i ichidagi va geografik jihatdan olis quyi tizimlar o'rtasidagi quyi tizimlar o'rtasida hujjatlar almashinuvi.
  

Tizimlar ikkita versiyada - fayl-server va mijoz-serverda amalga oshiriladi.
DocsVision 2.0 "Arxiv-ofis ishi"
DocsVision tizimi bu tashkilotda hujjatlarni rasmiylashtirishning asosiy ofis protseduralari va biznes jarayonlarini avtomatlashtirish uchun hujjatlar arxivlarini yaratish uchun mo'ljallangan to'liq dastur.
Tizim funktsiyalari:

• 
  hujjatlar faylini yuritish;
  
• 
  kompaniya hujjatlarining elektron arxivini yaratish;
  
• 
  tashkilot pudratchilari va xodimlarining ma'lumotnomalarini yuritish;
  
• 
  hujjatlarni tasdiqlash uchun ishlab chiqish davrlarini tashkil etish;
  
• 
  hujjatlar va topshiriqlar ijrosi ustidan nazoratni tashkil etish;
  
• 
  tashkilot ichida va tashqarisida hujjatlarni yo'naltirish;
  
• 
  hujjatlarni qayta ishlashning turli jarayonlarini avtomatlashtirish;
  
• 
  hujjatlarni davriy qayta ishlash va hujjatlarni efirga uzatish tartiblarini tashkil etish.
  

Ushbu tizim kompaniyalarda amalga oshirish uchun to'liq echim sifatida ishlatilishi yoki maxsus dastur ishlab chiqish uchun prototip bo'lib xizmat qilishi mumkin. Tizimning tuzilishi ma'lum bir tashkilot ehtiyojlariga qarab moslashtirilishi mumkin.
KompaniyaMedia-Office ishi
Ushbu tizim hujjatlarning harakatini real vaqt rejimida kuzatish bilan hujjat aylanishini avtomatlashtirish uchun mo'ljallangan.
Tizim funktsiyalari:

• 
  kiruvchi (kiruvchi) yozishmalarni qabul qilish, qayta ishlash va tarqatish;
  
• 
  chiquvchi yozishmalarni tayyorlash, imzolash, ro'yxatdan o'tkazish va tarqatish;
  
• 
  ichki va tashkiliy-ma'muriy hujjatlarni tayyorlash, imzolash, ro'yxatdan o'tkazish va yuborish, shuningdek ularning bajarilishini nazorat qilish;
  
• 
  tashkilotlar va alohida bo'limlar o'rtasida yozishmalarni tashkil etish;
  
• 
  ko'p yillik faoliyatni qo'llab-quvvatlash.
  

Tizimning asosiy xususiyatlari:

• 
  ish joylarining cheklanmagan soni va tashkilotlarning cheklanmagan soni;
  
• 
  oxiridan oxirigacha ish yuritish;
  
• 
  100% axborotni etkazib berish kafolati;
  
• 
  almashtirish mexanizmi, ya'ni tashkilotning boshqa xodimlari ("o'rinbosarlar") uchun ma'lum xodimlarga tegishli hujjatlarga doimiy yoki vaqtincha kirishni ta'minlash imkoniyati.
  

OfficeMedia - Qog'oz ishi
Tizim kotiblar yoki ish yuritish bo'limi ishini avtomatlashtirishga mo'ljallangan bo'lib, barcha darajadagi menejerlarga qabul qilingan hujjatlar bo'yicha ko'rsatmalar berish va ularning bajarilishini nazorat qilish imkoniyatini beradi.
"OfficeMedia - yozuvlarni boshqarish" to'plami quyidagi ma'lumotlar bazalaridan iborat:

• 
  "Hujjatlarni ro'yxatdan o'tkazish" - hujjatlarni muntazam ravishda hisobga olishni tashkil qilish, xodimlarning ijro intizomini nazorat qilish, hisobotlarni tayyorlash va hk.
  
• 
  "Ishchi hujjatlar kutubxonasi" - hujjatlarni tayyorlash, ularni tasniflash, saqlash, kontekstli ma'lumot qidirish va hujjatlarni bosib chiqarish uchun;
  
• 
  "Tasdiqlash" - tasdiqlash va jarayonni nazorat qilish uchun hujjatlarni tarqatishni avtomatlashtirish;
  
• 
  "Tanishuv" - tanishish uchun hujjatlarni tarqatishni avtomatlashtirish.
  
• 
  "Fuqarolarning murojaatlari" - murojaatlar asosida ish yuritish jismoniy shaxslar;
  
• 
  "Tashkiliy va ma'muriy hujjatlar" - buyruqlar, ko'rsatmalar, eslatmalar loyihalarini shakllantirish, ularni tasdiqlash, imzolash va bajarilishini nazorat qilish uchun.
  

DOCS ochiq
Ishlab chiqaruvchi: "Lotsia Soft" (http://www.lotsia.com/techno-ds.html)
Boshqaruv kompleksi texnik hujjatlar DOCS Open asosida - bu elektron arxivlarni yaratish, texnik hujjatlar aylanishi, mahsulot tarkibi va dizayn ma'lumotlarini boshqarish, shuningdek qog'ozli axborot vositalaridan ma'lumotlarni kiritish bo'yicha etakchi bo'lgan xorijiy va mahalliy kompaniyalarning ilg'or ishlanmalariga asoslangan. Qaror mijoz-server arxitekturasi asosida qurilgan.
Tizim funktsiyalari:

• 
  hujjatlarni elektron shaklga qog'ozli tashuvchidan keyingi ishlov berish bilan o'tkazish (matnni tanib olish va hk);
  
• 
  matn va grafik hujjatlar formatlari bilan ishlash, shuningdek ulardan foydalanish ixtisoslashtirilgan dasturlar boshqa formatlar bilan ishlash;
  
• 
  cheksiz ko'p mezon bo'yicha hujjatlarni qidirish; rus tilidagi kontekstli qidiruv; loyqa qidirish;
  
• 
  ijro etishni boshqarish uchun qo'llab-quvvatlanadigan bepul va oldindan belgilangan marshrutning mavjudligi; ishning monitoringi (hujjatlar bilan ishlashning to'liq tarixi va topshiriqlar va ishlarning tarixi), hujjat holati, ish holati va ishtirok etgan ijrochilar to'g'risida to'liq ma'lumot olish;
  
• 
  hujjatlarga kirishni ishonchli boshqarish va ruxsatsiz kirishdan himoya qilish.
  

Hujjatlar o'rtasida mantiqiy aloqalarni o'rnatish va tasavvur qilish uchun taqdimot mexanizmi yordamida arxivning mantiqiy tuzilishini namoyish etish imkoniyatini ta'minlovchi qo'shimcha "Kuzatuvchi" moduli qo'llaniladi.
Kompleksning server qismi ham kompyuter platformasida, ham UNIX OS (HP, Sun va boshqalar) ning turli xil versiyalarida ishlaydigan ish stantsiyalarida ishlashi mumkin. Mijoz sifatida Windowsning turli xil versiyalari qo'llaniladi. Internet orqali ishlash qo'llab-quvvatlanadi. Deyarli har qanday dasturiy ta'minot va apparat platformalarida eng mashhur sanoat ma'lumotlar bazasi serverlaridan biri (Sybase SQL Anywhere, MS SQL Server, Sybase SQL Server, Oracle) DBMS sifatida ishlatilishi mumkin.
Windows uchun "GRAN-DOK"
Ishlab chiqaruvchi: "Granit-Center" (http: // www. Granit.ru/products_info.asp?id\u003d10)
"Gran-Dock" - bu davlat va shahar boshqaruv tuzilmalarida ish yuritish va ish jarayonini avtomatlashtirish uchun ixtisoslashgan tizim. Ushbu SADD ofislarni avtomatlashtirish va hujjatlarni boshqarish uchun ixtisoslashgan tizimlarga tegishli bo'lishi mumkin.
Tizim funktsiyalari:

• 
  barcha xujjatlarni hisobga olish, saqlash va xujjat matnlari bilan ishlash;
  
• 
  ko'rib chiqishning har bir bosqichi va hujjatni qabul qilishdan ishni yozib olishga qadar o'tkazish yo'lini nazorat qilish;
  
• 
  hujjatlar to'g'risida ma'lumotnoma olish;
  
• 
  hujjatlar aylanishini tahlil qilish.
  

"Grand-Dock - Lite" - bu hujjat aylanishining kichik hajmiga ega bo'lgan shahar boshqaruv tuzilmalari uchun bitta foydalanuvchiga mo'ljallangan versiya. Bitta ish joyida buxgalteriya hisobi va hujjatlar bilan ishlash uchun mo'ljallangan. Platforma - Microsoft SQL.
"Gran-Dock - tarmoq versiyasi" - ish oqimi hajmi yiliga 5 dan 30 mingtagacha bo'lgan hujjatlar va foydalanuvchilar soni 20 dan 150 gacha bo'lgan davlat va shahar boshqaruv tuzilmalariga.
"Grand-Dock - korporativ versiya" ("Ma'muriy okrugning kommunal boshqaruv tuzilmalarining elektron hujjat aylanishi va ish yuritishning yagona tizimi" asosida) - navbati bilan ma'muriy okrugning elektron hujjat aylanishi va ish yuritish uchun mo'ljallangan.
BIZNES
Ishlab chiqaruvchi: "Elektron ofis tizimlari" (http://www.eos.ru)
"BIZNES" - bu ish yuritishni avtomatlashtirish va elektron hujjat aylanishini alohida tashkilotlarda ham, tarqatilgan xoldingi yoki idoraviy tuzilmalarida amalga oshirishga imkon beradigan murakkab sanoat echimi. DELO tizimidan foydalanish avtomatlashtirishga imkon beradi ma'muriy qoidalar va ikkala qog'ozning ham harakati va bajarilishi ustidan samarali nazoratni tashkil etish elektron hujjatlar tashkilotlar.
Tizim funktsiyalari:

• 
  hujjatlarni ro'yxatdan o'tkazish va kiritish;
  
• 
  hujjatlar loyihalari ustida ishlash;
  
• 
  hujjatlarni rasmiylashtirish;
  
• 
  bajarilishini nazorat qilish;
  
• 
  hujjatlarni qidirish;
  
• 
  ishlarni ro'yxatga olish va arxivni saqlash.
  

Tizimning qo'shimcha komponentlari - "Arxiv ishi", "BIZNES-veb", "ERI va shifrlash", "Parol master" va "Oqimlarni skanerlash".
1C-arxivi
"1C: Arxiv" - bu butun korxona hujjatlarini boshqarish tizimi bo'lib, xodimlarning elektron hujjatlar arxivlari bilan jamoaviy ishlashi va ijro intizomini nazorat qilish samaradorligini oshirishga xizmat qiladi.
Tizim funktsiyalari:

• 
  tashkilotning barcha hujjatlarining markazlashtirilgan omborini tashkil etish, ularni papkalar-rubrikalarga tuzish va xodimlarga mahalliy tarmoqda ham, Internetda ham jamoaviy kirishni ta'minlash;
  
• 
  buyruqlar berish; ijrochilarni yoki ijrochilar guruhini tanlash; muddatlarni belgilash va xodimlarga yangi buyurtmalar kelishi to'g'risida xabarnomalarni avtomatik ravishda yuborish;
  
• 
  istalgan vaqtda kerakli versiyaga qaytish yoki hujjatlarning istalgan ikki versiyasini taqqoslash imkoniyati bilan hujjatlarning barcha versiyalarini saqlash;
  
• 
  rus tilining morfologiyasini hisobga olgan holda, ro'yxatga olish kartasining tafsilotlari bo'yicha ham, tarkibi bo'yicha ham (to'liq matnli qidirish) qidirish;
  
• 
  foydalanuvchi huquqlarini boshqarish va turli foydalanuvchilar uchun papka-rubrikalarga va ulardagi hujjatlarga turli xil kirish huquqlarini o'rnatish.
  

WebPortal texnologiyasi Internetdagi hujjatlar arxivlarini dinamik ravishda nashr etish va mijozlar, uzoq ofislar yoki modem yordamida ishlaydigan xodimlar uchun odatiy veb-brauzerlardan foydalangan holda hujjatlarga kirishni ta'minlash uchun mo'ljallangan.
Effekt idorasi
Ishlab chiqaruvchi: IKK Garant International (http://www.garant.spb.ru/products/eof_eto.shtm)

• 
  "Effect Office" bu tizimlashtirish uchun bir qator dasturiy mahsulotlar, xavfsiz saqlash va hujjatlarni samarali qidirish;
  
• 
  "Effect Office - hujjatlarni boshqarish tizimi" - hujjatlarning elektron arxivini yaratish va korxonaning kompyuterlashtirilgan hujjat aylanishini tashkil etish uchun mo'ljallangan. Mahalliy va mijoz-server variantlari amalga oshiriladi;
  
• 
  "Effect Office - Shaxsiy arxiv" - bitta foydalanuvchi uchun tizimning maxsus versiyasi;
  
• 
  "Effect Graphics", "Effect Graphics Plus" - grafik tasvirlar bilan ishlash uchun;
  
• 
  "Kotib effekti" - kotibning ish joyi;
  
• 
  "Effekt pochta" - bu elektron pochtani markazlashtirilgan qabul qilish, yuborish va ro'yxatdan o'tkazish tizimi.
  

LanDocs
LanDocs tizimi ish yuritish jarayonlarini kompleks avtomatlashtirish va elektron hujjatlar arxivini yuritish uchun mo'ljallangan. Tizim quyidagilarni o'z ichiga oladi:

• 
  LanDocs: BIZNES PRODUCTION - ish yuritish avtomatlashtirish va elektron hujjatlar arxivini yuritishning asosiy tizimi;
  
• 
  LanDocs: DOCUMENT SERVER - elektron arxivda hujjatlarni (hujjat fayllarini) markazlashtirilgan saqlash boshqaruvi uchun server dasturiy ta'minoti; LanDocs tizimi bilan o'zaro aloqada bo'ladi: BIZNES PRODUCTION;
  
• 
  LanImage: Rasmlarni skanerlash va ko'rish - qog'oz hujjatlarni skanerlash va ularning elektron tasvirlarini ingl.
  
• 
  LanDocs: INTERNET Kirish. Ixtisoslashgan veb-server;
  
• 
  LanDocs: MAIL SERVER va LanDocs: MAIL CLIENT;
  
• 
  LanDocs: SECURITY SUBSYSTEM - elektron vositalar yordamida axborotni himoya qilish elektron raqamli imzo va shifrlash;
  
• 
  LanDocs: ROUTING - grafik xaritalar tuzish orqali hujjatlar harakati jarayonlarini modellashtirish; LanDocs-ni to'ldiradi: BIZNES ISHLAB CHIQARISH.
  

OPTiMA-WorkFlow
Ishlab chiqaruvchi: OPTiMA (http://www.optima-workflow.com/rus/)
Hujjatlarni yaratish, qayta ishlash, nusxalash va saqlash jarayonlarini boshqarish, shuningdek zamonaviy ish yuritish va hujjat aylanishining asosiy tartiblarini avtomatlashtirish uchun mo'ljallangan ushbu tizim quyidagilarni o'z ichiga oladi:

• 
  hujjat harakati stsenariylarini va ular bilan ishlash bosqichlarida texnologik operatsiyalarni tavsiflash uchun grafik muharriri;
  
• 
  hujjatlar bilan ishlash texnologiyasi talablariga muvofiqligini nazorat qilish va buyurtmalar bajarilishini nazorat qilish qobiliyati;
  
• 
  versiyani boshqarish mexanizmi;
  
• 
  hisobot berish vositalari;
  
• 
  taqsimlangan korporativ tarmoqlarda ishlash qobiliyati;
  
• 
  foydalanuvchi ish joyining interfeysini sozlash qobiliyati.
  

DIS: tizimlar
Hujjatlarga asoslangan korporativ axborot tizimlari (DIS: tizimlari) boshqaruv hujjatlarini avtomatlashtirish orqali boshqaruv faoliyati samaradorligini oshiradi. Ushbu mahsulot davlat organlarida ish yuritish ishlarini tashkil etishga qaratilgan.
Tizimlar moslashuvchan ravishda sozlanishi, har xil platformalarda tatbiq etilgan va qulay modulli tuzilishga ega:

• 
  "DIS: class -" Zolushka "elektron idorasi" "- bu hujjatlarning bajarilishini oxirigacha nazorat qilish bilan klassik ish yuritish texnologiyasi va ofis, umumiy yoki tashkiliy bo'limning asosiy funktsiyalarini avtomatlashtirishga imkon beradi (hujjatlarni ro'yxatdan o'tkazish, qayta ishlash va bajarilishini nazorat qilish);
  
• 
  "DIS: library - Library" - bu kutubxonalar va elektron hujjatlarning arxivlarini yuritishning avtomatlashtirilgan tizimi. Faoliyat yo'nalishi bo'yicha hujjatlar kutubxonalarini, axborot materiallari kutubxonalarini, shakllari va standart shakllarini tashkil etishga imkon beradi. Matn, grafik, audio va video materiallar bilan ishlaydi;
  
• 
  DIS: qabul qilish - Ish xati - tashkilotning elektron yozishmalarini qayta ishlashning avtomatlashtirilgan tizimi;
  
• 
  DIS: menejer - Buyurtmalar - buyurtmalarni hujjatlashtirish va bajarilishini nazorat qilishning avtomatlashtirilgan tizimi;
  
• 
  "DIS: contact - Dossier" - aloqalar va tadbirlar, tashkilotlar, loyihalar va ularni amalga oshirish jarayoni to'g'risida ma'lumot to'plashning avtomatlashtirilgan tizimi;
  
• 
  "DIS: Writer - Hujjatlarni tayyorlash" - hujjatlarni tayyorlash va tasdiqlashning avtomatlashtirilgan tizimi;
  
• 
  "DIS: foydalanuvchilar - foydalanuvchilar", "DIS: tuzilma - Tuzilma" va "DIS: yordamchi - modullari Ish joyi"- ma'muriy masalalarni hal qilish uchun mo'ljallangan.
  

BOSS-göndergenin
"BOSS-göndergenin" - dasturiy ta'minot to'plamiLotus Notes / Domino platformasida ishlab chiqilgan va hujjatlarni qayta ishlashning biznes jarayonlarini boshqarish va ularning bajarilishini nazorat qilish uchun to'liq tizim yaratishga imkon beruvchi bu tashkilot yoki korxona uchun bilimlarni boshqarish tizimini yaratish uchun qadamdir. Tizim hujjatlar, hodisalar, hisobotlar va boshqalar uchun turli xil ma'lumotlar bazalaridan foydalanadi.
Tizim qismlariga:

• 
  korporativ elektron hujjat aylanishi tizimi;
  
• 
  ajralmas elektron pochta;
  
• 
  tashqi elektron pochta tizimlariga, global kompyuter tarmoqlariga kirish vositalari.
  

Tizim funktsiyalari:

• 
  ichki me'yoriy va ma'muriy ma'lumotlarni tayyorlash, tarqatish va saqlash;
  
• 
  buyurtmalarni yaratish va nazorat qilish;
  
• 
  tashqi tashkilotlar bilan aloqalarga nisbatan ishni rejalashtirish va optimallashtirish;
  
• 
  shartnomalarni nazorat qilish;
  
• 
  , Korporativ, iqtisodiy va siyosiy yangiliklar bilan ishlash.
  
• 
  konferentsiya rejimidan foydalaniladigan ishchi guruhdagi turli masalalarni birgalikda muhokama qilish.
  

EVFRAT - Hujjatlar aylanishi

Ishlab chiqaruvchi: Kognitiv texnologiyalar (http://www.cognitive.ru/products/euph-doc.htm, http://www.evfrat.ru)
"EVFRAT-Hujjatlar oqimi" tashkilotning axborot oqimlari va hujjatlarini boshqarishni tashkil etishga imkon beradi va mulkchilik shakli va shaklidan qat'i nazar, har qanday kompaniyaning hujjatlar aylanishini muvaffaqiyatli avtomatlashtirish uchun barcha zarur vositalarni o'z ichiga oladi. Tizim ham kichik bo'lim ichida, ham butun tashkilot ichida axborot oqimlarining murakkab sxemasi bilan ishlashga mo'ljallangan. "EVFRAT-Hujjatlarni boshqarish" moslashuvchan va o'rnatilishi oson. Standart etkazib berish to'plami barcha kerakli vositalarni o'z ichiga oladi (shakl dizaynerlari, marshrutlar bo'yicha dizayner, jurnal va hisobot menejeri), bu mijozga tizimni o'z kompaniyasining o'ziga xos xususiyatlariga va eng qisqa vaqt ichida moslashtirishga imkon beradi. Tizimning asosiy afzalligi shundaki, u yuqori funktsionallik bilan, bu haqiqatan ham qutidagi echim bo'lib, egalik huquqining umumiy narxiga ega.
Tizim funktsiyalari:

• 
  hujjatlarni ro'yxatdan o'tkazish, saqlash va qidirish;
  
• 
  forma dizayneri yordamida ishlab chiquvchini jalb qilmasdan ro'yxatdan o'tish kartalarini yaratish va o'zgartirish;
  
• 
  qog'oz va elektron shaklda hujjatlar bilan ishlash;
  
• 
  buyurtmalar ijrosini nazorat qilish;
  
• 
  marshrutizatordan foydalangan holda odatdagi hujjat marshrutlarini yaratish;
  
• 
  ijro intizomi, hujjatlar, xodimlar va boshqalar bo'yicha turli jurnallar va hisobotlarni yaratish;
  
• 
  hujjatlarni ishonchli hisobga olish va saqlash;
  
• 
  huquqlarni farqlash va ruxsatsiz kirishdan himoya qilish;
  
• 
  arxivga hujjatlar off yozish;
  
• 
  muntazam foydalanuvchining ish joyida yoki ingichka mijoz (MS) orqali masofadan turib tizim bilan ishlash qobiliyati Internet Explorer);
  
• 
  masofaviy tizimi boshqaruvi;
  
• 
  foydalanuvchini identifikatsiyalash uchun maxsus modul yordamida Internet orqali ishlash xavfsizligi.
  

Hujjatlarni avtomatlashtirish nafaqat ichki jarayonlarni optimallashtirish vositasi, balki bu yuqori raqobat sharoitida ustunlikka erishish imkoniyatidir. Hujjatlarni boshqarishning avtomatlashtirilgan tizimlari jarayonlarni tezlashtirishga yordam beradi, menejerlarga operatsion va strategik qarorlarni qabul qilish uchun kompaniya ishining ajralmas ko'rinishini beradi.