Iqtisodiyot” kafedrasi “menejment” fanidan Oʻquv-uslubiy majmua

1.Xizmat-axborot hujj-atlari: xatlar telegrammalar ma’lumotlar aktlar 2.Farmoish hujjatlari: buyruqlar qoʻllanmalar qarorlar tsirkulyarlar 3.Shaxsiy tarkibga oid hujjatlar: xodimlar ucheti guvohnomalar tavsiyanomalar xizmat safari qo¨ozlari Umumiy ma’muriy xujjatlarda tashkiliy jarayonlar aks ettiriladi.
*Maxsus hujjatlar. Bu hujjatlarda funktsional xizmatlar faoliyati aks ettiriladi. Jumladan: fan-texnika texnologiya iqtisodiyot hisob-kitob moliyaga oid yuridik reja statistikaga oid hujjatlar
Konfidi-ialligiga qarab	*Oshkor hujjatlar, ya’ni hamma oʻqiydigan va bosib chiqarishga ruxsat etilgan hujjatlar. Oshkor qilish ta’qiqlangan hujjatlar	*Yopiq hujjatlar, (maxfiy, mutloqo maxfiy) Bularni ruxsatnomasi boʻlgan kishilargina oʻqiy oladi. Bosishga ruxsat etilmaydi.
Bajarili-shiga qarab	*Qoʻlda yozilgan hujjatlar, ya’ni qoʻlda siyoh yoki qalamda yozilgan hujjatlar.	*Bosma qilingan, ya’ni mashinka yoki kompyuterda terilgan hujjatlar.

Demak, Xujjatlar ikki guruhga ajratilar ekan. Birinchi guruhga korxonalarning farmoyish berish va ijro etish jarayonida tuziladigan xujjatlari kiradi. Bul?r oashkiliy farmoyishli xujjatlashtirish boʻlib, unga tashkiliy xujjatlar (nizom, qoida, qoʻllanma) farmoyishlar (qaror- boʻyruq, echimlar), ma’lumot-axborotlar (xat, akt, xisobot va hokazo) kiradi.

Ikkinchi guruhdagi xujjatlar boshqarishning har bir maxsus funksiyasiga xos xujjatlar (moliya, buxgalteriya xujjatlari va hokazo), shuningdek, transport, aloqa, statistika, yurisprudentsiya xujjatlari va hokazodan iborat boʻladi.
Ish yuritish xujjatlarni qayd qilish, koʻpaytirish, xujjatlarni tahlil qilish, ma’lumotnoma axborot xizmati koʻrsatish, hujjatlarni saqlash, ijroni nazorat qilish, tashish, arxivga saqlashga tayyorlashdan iborat boʻladi. Ish yuritishning asosini quyidagi tamoyillar tashkil qilmo¨i lozim:

• 
  korxonaning barcha boʻlinmalarida xujjatlar qabul qilishning bir xil usullari, xujjat shakllari, ijroni nazorat qilish kabi usullar qoʻllanilishi lozim;
  
• 
  korrespondentsiyalar bir joyda qabul qilib olinishi va qayd qilinishi lozim;
  
• 
  xujjatlar bir marta qayd qilinishi kerak, qayd qilish tizimi xujjatlarni ijro etishni nazorat qilish tizimi bilan oʻzaro va bo¨langan boʻlishi kerak;
  
• 
  xujjatlar ijro etilishi bosqichlarida shunday saqlanish kerakki, toki zarur ma’lumotnomalarni tuzish uchun kerakli xujjatni tez topish mumkin boʻlsin;
  
• 
  xujjatlar tezkorlik bilan hamda eng oz mehnat saqlangan xolda doiraviy aylanishi lozim.
  

Hujjatni bayon qilish uslubi ravon, aniq va qisqa boʻlishi hamda ayni vaqtda mazmun toʻla va tizimni aks ettirilishi lozim. Ishga oid yozuvlarni iloji boricha qisqartirilmaslik, balki qisqartma soʻzlarning faqat qabul qilingan shakllaridan foylananish zarur.
Hujjatlarni bayon qilishning izchilligi, ya’ni uchta mantiqiy unsur:

0. 
   kirish;
   
1. 
   tahlil;
   
2. 
   xulosaning uy¨unlashtirilishi muhim ahamiyatga ega. Kirishda hujjat tuzish sababi koʻrsatiladi. Tahlilda masalalar bayonining mazmuni, isboti aks ettiriladi. Xulosada esa xujjatning asosiy mazmuni beriladi. Oddiy xujjatlarda, albatta bu uchta unsurning ham boʻlishi shart emas.
   

Davlat standartlarida bayon etilgan hujjatlarni tuzish qoidalari qo¨oz oʻlchami (formati), rekvizitlar sostavi, xujjatlarda ularning tartibi va joylashtirish oʻrni, xujjat blankalarini va rekvizitlarini rasmiylashtirish tartibi, akt, qaror, telegramma, bildirishnoma (raport), xat, buyruq, xizmat yuzasidan xat, qaror, farmoyish kabi hujjatlarni tuzish tartibi va uslubini koʻzda tutadi.
Korxonaga kelgan hujjatlar kirish korrespondentsiyasi deb ataladi. Qabul qilingan korrespondentsiyaning adres boʻyicha kelganligi tekshirilishi va konvertlar hujjatlarga zarar etkazilmagan holda ochilishi kerak. Biror shaxsga atalgan konvertlarni ochish tavsiya etilmaydi.
Korrespondentsiyani qayd qilishda jurnal va kartochka tizimi qoʻllaniladi. Jurnalda hujjatlar kelishi tartibi boʻyicha kitobchada qayd qilinadi. Bunday usulni hujjat oboroti uncha katta boʻlmagan (bir kunda 10-1 ta xat olinadigan) korxonalarda qoʻllanish tavsiya etiladi.
Kartochka usuli eng zamonaviy boʻlib, eng kam mehnat sarflagan holda uchyotga olish, nazorat qilish va axborot-ma’lumotnoma qidiruv ishlarining puxta tizimini tashkil qilish, hujjatlar oboroti vaqtini qisqartirish imkonini beradi.
Ish korrespondentsiyasi ijro etilish xususiyatiga koʻra ikki qismga boʻlinadi. Birinchi qismi korxona raxbariga beriladi. U har bir hujjat boʻyicha ijro etish tartibi, muddatlari va ijrochilar haqida koʻrsatma beradi. Qolgan korrespondentsiyasi tarkibiy boʻlinmalar rahbarlariga yuboriladi. Bu erda ijrochilar haqidagi masala hal etiladi. Hujjatlarning ijro etilishini nazorat qilishni yaxshi uyushtirish muhim ahamiyatga ega. Shu maqsadda maxsus nazorat kartotekalarini qoʻllash ¨oyat qulaydir.
Korxonada joʻnatiladigan hujjatlar chiqish korresponden-tsiyasi deyiladi. Har bir hujjatda indeks boʻlishi shart. Bu narsa boshqa muassasalar bilan yozishmalarda ularni koʻrsatish hamda delolarda va arxivda ularni qidirib topish imkonini beradi.
Ijro etilgan hujjatlar ma’lum bir tizimda saqlanadi. Delolarni guruhlarga ajratishning eng tarqalgan belgilari qoʻyidagilar hisoblanadi:
Qayd qilingan guruhlash belgilari bir-biriga muvofiq boʻlishi, ya’ni bir hil hujjatlar xronologik belgiga, boshqalari esa nominal belgiga koʻra delolarda joylashtirilishi lozim. Bundan tashqari, har bir boʻlinmada arxivga topshirilmasdan doimiy saqlanishi talab qilinadigan hujjatlar uchun delolar ajratish kerak.
Hujjatlar muayyan oqimda harakat qiladi. Hujjatlar oqimi deyilganda hujjatlarning belgilangan izchillikda tayyorlangan paytdan boshlab korxonadan joʻnatilgunga qadar yoki arxivga topshirilgunga qadar harakati tushuniladi.