|
Axborot bilan ishlash, oʻzini oʻzi boshqarishning vazifasi sifatida, boshka vazifalar oʻrtasidagi muhim bogʻlovchi boʻgʻin boʻladi.
Ish vaqti davomida menejerlarga axboratlar oqimi kelib tushadi. Natijada ular vaqtning 80 % ga yaqinini oʻqish, yozish, telefonda soʻzlashish, majlislar va x.k ga sarflaydilar. Buning ustiga ular kerak boʻladigandan ancha koʻproq axborotlarni oladilar, qayta ishlaydilar va tarqatadilar.Tadbirkorlik oborotida boʻlgan barcha axborotlarning yarmisi ortiqcha boʻladi. Shuning uchun axborotlarni ishlab chiqish tartibga solinini va tizimlashtirilishi, kasbiy va hayotiy maqsadlarga qaratilishi kerak. Demak, menejer ular bilan ishlashning ratsional usullariga ega boʻlishi kerak.
Bu hammadan avval oʻqishga tegishlidir. Oʻqish uchun ishga doir xatlar, gazetalar, farmoyishlar, xizmat xatlari koʻrinishidagi axborot oqimlari borgan sari toʻliqroq boʻlib bormoqda, natijada menejerlar vaqtning 30%ga yaqinini oʻqishga sarflamokdalar. Shuning uchun ratsional oʻqish katta ahamiyatga ega, u tufayli vaqtning ancha qismi tejaladi.
Majlislar va anjumanlar menejerlar faoliyatida muhim oʻrin tutadilar.
Ular axborotlarni almashtirish, vaziyatlarni tahlil qilish, qarorlar qabul qilish zaruriyati vujudga kelgan vaqtda oʻtkazilishlari kerak. Bu masalalarni jamoviy hal qilish samaraliroqdir, ammo vaqt va mablagʻlarni sarflanishi dastlabki solishtirma tahlil talab qilingandan yuqoriroqdir. Majlisni tashkil qilishda uning maqsadi, kun tartibi, ishtirokchilar doirasi, oʻtkazish sanasi, vaqti, joyini belgilash, koʻrgazmali axborotlarning zarur vositalari haqida harakat qilish zarur. Taklifnomalarni kamida majlisdan bir hafta oldin joʻnatish kerak. Bunda ishtirokchilarni uning vaqti, mavzui va maqsadlari haqida iloji boricha aniqroq xabardor qilish zarur.
Majlisni aniq ma’lum vaqtda boshlash kerak. Hammadan avval ishtirokchilar bilan kun tartibi, reglament, qarorlar qabul qilish tartibi kelishib olinadi.
Majlis vaqtida qoʻyilgan maqsadlarga qanday erishilayotganligini nazorat qilish, muammoni tahlil qilish, muqobil qarorlarni ilgari surish, ularni hal qilish yoʻllarini qidirish, ishtirokchilarni xabardor qilish va ularning faoliyatini muvofiqlashtirish kerak.
Shu narsa ma’lumki, koʻp sonli odamlarning birgalikdagi aqliy faoliyatining mavofiq faolligi, qoidaga koʻra, 40 - 4 daqiqa davom etadi. Keyin majlisning koʻpgina ishtirokchilarida e’tibor susayadi, shovqin, harakatlar, gaplar vujudga keladi. Bunday holat 30 - 40 daqiqa davom etadi, shundan keyin muzokaralar yana kuch bilan shoʻ’baiydi va “salbiy faollik davri” boshlanadi. U insonni boshqarilmaydigan boʻlib qolishi, hamma narsaga asabiy va ishonmasdan munosabatda boʻlishi bilan ta’riflanadi. Bu vaqtda qabul qilingan qarorlar odatda ekstremizm bilan ajralib turadilar.Agar majlis tanaffussiz 2 soatdan ortiq davom etsa, ishtiroqchilarning 90%dan koʻprogʻi, faqat u tezroq tugashi uchun har qanday qarorga rozi boʻladilar.
Majlisni oxirida qabul qilingan qarorlarni taqrorlash, yakunni chiqarish va nima, kim tomonidan va kaysi vaqtga qadar qilinishi kerakligini aniqlab olish kerak. Majlis ijobiy ruhda va iloji boricha ma’lum vaqtda tugashi kerak.
Agar majlisni rejalashtirishda ustivorliklar toʻgʻri ma’lum boʻlsalar, unda eng muhim vazifalar, qoidaga koʻra, majlisning boshida muxokama qilinadilar, oxirida esa faqat kam ahamiyatlilar.
Majlisni yakunlashda eng muhim ma’lumotlar va natijalarga ega qisqacha bayonnoma tuzish kerak, majlis oxirida uni ishtirokchilarga tarqatish kerak.
Vaqti vaqti bilan boʻlsa ham majlis natijalariga qaytish zarur, shu jumladan ishtirokchilari soʻrovi yoʻli bilan:
Majlisning mavzui va maqsadi etarlicha aniq boʻldimi?
Ishtirokchilardan har biri kun tartibi va boshqa materiallarni oʻz vaqtida oldimi?
Majlisning maqsadiga erishildimi?
Qancha vaqtdan samarasiz foydalanildi?
Bundan tashqari, qabul qilingan qarorlar barcha tegishli boʻlganlar tomonidan bajarilayotibdimi yoki yoʻqmi, nazorat qilish kerak. Bajarilmagan vazifalar va hal qilinmagan muommolar keyingi majlis kun tartibining birinchi bandi boʻlishi kerak.
Do'stlaringiz bilan baham: |
