Инструкция по хранению

ХУЖЖАТЛАРНИ САҚЛАШНИ ТАШКИЛЛАШТИРИШ

Хужжатларни сақлашдан асосий мақсад - бу ташикилотда маълум саволлар буйича қабул қилинган қарорларини бир бирига мутаносиблигини таъминлаш, муомиладаги хужжатларни оператив излаш, ва бундан ташқари хизмат сирини сақлашдир. Алоҳида эътибор Давлат архивига топшириладиган ҳужжатларга бериш даркор.
Барча хужжатларни тартибли сақлаш, керак бўлганда уларни топиш учун улар тегишли папкаларга (жилдларга) тақсимланади. Бу папкалар хар бир таркибий бўлинма ёки филиалларнинг Ишлар Номенклатурасида белгиланган, - унда сақлаш муддати хам белгиланган. Хар жорий йил якунида таркибий бўлинма ёки филиал ундаги йиғилган хужжатларни саралаш ва йўқ қилиш ишларини амалга оширади. Сақлашга фақат кейинчалик фаолиятда фойдаланадиган, улар бўйича қарорлар қабул қилинган ва махсус белгиланган (Иш юритиш бўйича Йўриқнома - код R-27) хужжатлар олиб қолинади. Ишлар Номенклатурасидан ташқари хар бир таркибий бўлинма ёки филиал ишлаб-чиқариш ҳожатидан келиб чиққан холда қушимча хужжатларни сақлашга хақли.
Сақлашга ажратилган хужжатлар бегоналар тегмайдиган жойларда ( жавонларда, столлар ичида, токчаларда, тумбочка ва х.к.ларда) сақланади. Унинг учун барча хужжатлар Ишлар Номенклатурасида белгиланган папкаларга тикилади ва вароқларига саналар куйиб чиқилади. Хар бир папкага тегишли сарлавха берилади ва ичига хужжатларнинг реестри (рўйхати) хам тикиб қўйилади. Бир папкада фақат битта Номенклатура бўйича хужжатларларнинг тўплами бўлиши шарт.
Суғурта ишларини (полисларни) сақлаш: хар йилнинг биринчи чоракида суғурта шартномалар тузадиган ва полисларни сотадиган барча таркибий бўлинма ва филиаллар ўтган йилнинг 31 декабр аҳволига суғурта даври тугаган суғурта шартнома ва полисларни тафтишни ва саралашни ўтказишади. Ажратилган (тугаган) суғурта шартномалар ва полислар тартиб рақами бўйича папкаларга (жилдларга) тикилади ва 5 йил мобайнида сақланади. Хар бир папка ундаги шартнома (полис) лар Рўйхати билан таъминланади (Илова №1). Муддати тугаган ва хали кучда бўлган суғурта шартномалар (полислар) алохида жойларда сақланиши шарт.
Шартнома ва полислар сонига қараб папка, целлофан пакетларда, коробка ёки тўпламларда сақланади. Уларнинг хар бири тегишли Руйхат билан таъминланади.
Полислар сони кўп холатларда (ТехПД ва йўловчилар суғуртасида) уларни чоракма чорак ажратиб сақлаш хам мумкин.

2.