Можно с полным основанием утверждать, что большая часть того, что происходит в организациях, является коммуникациями

2. Уменьшение неопределенности. Вторым мотивом, побуждающим людей к началу взаимодействия с другими, является уменьшение неопределенности. Например, человек, поступивший на новую работу, может стремиться выяснить, каковы общепринятые нормы поведения, какова его роль и кто является более «высокопоставленным» членом рабочей группы. В дальнейшем могут возникать и другие вопросы, как имеющие, так и не имеющие прямого отношения к выполняемой работе. Например, это может быть вопрос, получает ли человек больше или меньше остальных и почему, что означает то или иное необычное задание босса.
Все эти вопросы вызывают у человека чувство волнения и дискомфорта и могут затруднить для членов организации выполнение их работы и контроль своих поступков. Следовательно, люди должны взаимодействовать друг с другом для уменьшения этой неопределенности. Исследования, проведенные Уайтом и Митчеллом (1977), показали, что отношение индивида к выполняемой им работе сильно зависело от наличия или отсутствия взаимодействия между ним и его коллегами: восприятие работы и удовлетворение от ее выполнения определялось тем, какие оценки давали ей коллеги.
3. Обратная связь. Люди взаимодействуют друг с другом, чтобы получить отзыв о проделываемой работе. Хотя это есть один из видов уменьшения неопределенности, но его важность такова, что он заслуживает отдельного упоминания.
Обратная связь позволяет людям узнать, так ли они поступают, как надо для достижения целей. Люди могут получать обратную связь, просто задавая вопросы друг другу или анализируя случайно полученную ими косвенную информацию. Исследования Уолша, Эшфорда и Хилла (1985) установили, что когда обратная связь отсутствует, среди работников начинаются волнения, они получают меньшее удовлетворения работой и выражают желание покинуть место работы. Таким образом, обратная связь является важным ресурсом, и ее отсутствие вызывает негативные последствия.
4. Потребность в принадлежности. Наконец, люди взаимодействуют друг с другом для удовлетворения своей потребности в принадлежности к группе. Люди предпочитают общаться с другими людьми и делиться с ними опытом. При этом совсем не обязательно стремления оказать влияние и пр. Человеку просто хочется быть в группе и общаться с другими людьми. Это просто часть человеческой натуры.
Если общение разворачивается в организации, возникает дополнительный фактор, обуславливающий потребность в общении. Одна из мотивирующих причин взаимодействия в организации - это стремление к достижению целей организации. Перед каждым участником организации ставится конкретное задание, которое он обязан выполнить, и которое предъявляет к его поведению определенные требования, обеспечивающие успешное выполнение им этого задания. К требованиям задачи можно добавить и координацию взаимодействия. При этом чем сложнее задание, тем выше требования к координации взаимодействия, и соответственно к эффективности общения.
Рассмотренные мотивы общения лежат в основе функций, которые общение выполняет в управлении деятельностью коллектива.
На уровне организации в целом общение обеспечивает функционирование организации как инструмента достижения социально значимых целей. Здесь можно выделить следующие функции¹:
1. Регулятивная функция. В процессе общения осуществляется непосредственное или опосредованное воздействие на объект управления, т.е. реализуется управляющий акт. Эта функция позволяет организовывать совместные действия, планировать, согласовывать, координировать и оптимизировать взаимодействие различных объектов управления за счет обратной связи. От осуществления именно этой функции зависит эффект управленческого общения.
2. Координационная функция. Посредством общения осуществляется не только вертикальное воздействие субъекта управления на объект управления, но и координация задач, усилий в горизонтальной плоскости организации – между подразделениями и внутри них.
3. Функция социализации. Посредством общения молодые сотрудники не только осваивают коммуникативные умения и навыки, но и усваивают ценности и нормы, принятые в организации, выясняют структуру отношений и ожидания организации по отношению к себе.
3. Удовлетворение потребностей личности в принадлежности к группе, признании и т.п., которые могут быть удовлетворены только через общение. Отказ от общения, отсутствие в организации системы морального вознаграждения сотрудников ведет к снижению степени идентификации с предприятием, формированию неудовлетворенности.
На межличностном уровне (не то же самое, что межличностное общение, т.к. здесь речь идет только о том, что общение реализуется между двумя людьми, а не между организацией и ее участниками, как на организационном уровне) рассматриваются функции, реализуемые в процессе конкретного взаимодействия и обеспечивающие достижение определенных целей в акте общения.
1. Контактная функция. Ее цель - установление контакта как состояния обоюдной готовности к приему и передаче сообщения и поддержания взаимосвязи в форме взаимной ориентированности.
2. Информационная функция. Ее цель - обмен сообщениями, т.е. прием и передача каких-либо сведений в ответ на запрос. В управлении - это, прежде всего, доведение до исполнителя управленческого решения (приказы, поручения, задания), результатов оценки работы, получение информации о ходе и результатах исполнения этого решения, а также обмен мнениями, замыслами и т.д.
3. Побудительная функция. Это осуществление стимуляции активности объекта управления, направление его на выполнение тех или иных действий.
4. Координационная функция. Цель данной функции - взаимное ориентирование и согласование действий различных исполнителей при организации их совместной деятельности.
5. Эмотивная функция: ее цель – возбуждение в партнере нужных эмоциональных переживаний (“обмен эмоциями”), а также изменение с их помощью собственных переживаний и состояний.
6. Функция установления отношений, которая преследует цель осознания и фиксирования своего места в системе ролевых, статусных, деловых, межличностных и прочих связей организации, в которой предстоит действовать сотруднику.
7. Функция оказания влияния, цель которой - изменение состояния людей, их поведения, намерений, установок, а также мнений, решений, представлений, потребностей, действий, активности и т.д.
Знание организационных функций общения дает возможность выявить причины отклонений и нарушений в управленческой деятельности. Понимание межличностных функций, выполняемых общением во взаимодействии руководителя и подчиненного, помогает выявить причины трудностей, возникающих при реализации конкретной задачи управленческого общения.