How to be Heard: Secrets for Powerful Speaking and Listening pdfdrive com

Be clear 
Your writing will have many similarities to your speaking, so the easiest way to
check your clarity is to examine your written communication. Take a look at your
recent emails, letters and even texts, and check for the following.

---

Unnecessary complexity, for example utilising using lengthy long verbalisations words
where more concise shorter conceptualisations ones will serve more than adequately
do just fine.
Habitual use of the passive tense where active is clearer or more direct; this is to be
avoided try to avoid this.
Redundant words, 
e.g.
absolutely unique or carefully scrutinise.
Multiple or nested subordinate clauses, which, while tempting, as things often are,
can, if overused, become, to the casual listener, who may not give you more than
partial attention, very confusing!
Long sentences – no need to give an example here, you know what I mean.
Jargon – any words or expressions whose meaning is understood by a restricted group
when used outside that group or when used unnecessarily, including acronyms and
initialisms. There is now an acronym EUUN, meaning excessive use of unnecessary
acronyms! A good example of jargon-laden incomprehensibility is this sentence from
a UK National Health Service Trust letter to a patient: “The criteria are embedded
within an indication of needs matrix, encompassing the continuum of care needs.” Eh?
Clichés, which in business might include “Going forward”, “To your point”, “Touch
base”, “Take this offline”, “On the same page”. You can probably think of many you
encounter; do you use them yourself?
Euphemisms, which abound in society and bear deep thought as they can disguise
unpleasantness and are often woolly and imprecise or even downright misleading (for
example “Ministry of Defence”, “correctional facility” or “collateral damage”) We all
tend to use them where the right word seems too blunt, for example ‘passed on’
instead of died or ‘restroom’ instead of toilet, and I’m not suggesting losing that polite
habit; however they can be disingenuous and it’s worth reviewing your relationship
with them. I remember a software giant where people weren’t sacked, they were
‘uninstalled’.
Some of these habits may translate into your speaking. If you have people in your life
whom you trust to give you honest feedback, ask them if you are ever unclear, and
even use the above as a checklist. Another approach is to record yourself on phone
calls and listen back to your end of the conversation.