Ходимлар фаолиятига доир ҳужжатлар. Ҳужжатлар устида ишлаш тартиби

Хужжатларни идоравий архивга топширишга тайёрлаш
Ташкилотларда иш юритиш жараёнида тўпланган хужжатлар кейинчалик ё узоқ муддатда архивда сақлаб қолинади, ёки қисқа муддат сақланиб, кейин йуқ қилиб ташланади. Ташкилотлар уларнинг фаолиятида ва тасарруфидаги ташкилотлар фаолиятида вужудга келадиган, доимий сақланадиган хужжатларнинг танлаб олиниши, ҳисобга олиниши, сақланиши, ишланиш сифатини ва ушбу хужжатларни ўз вақтида давлат сақловига беришни таъминлайдилар.
Доимий ва узоқ вақт (10 йилдан кўпроқ) сақланадиган хужжатларни сақлаш учун ташкилотларда идоравий архивлар ташкил этилади ёки уларнинг вазифалари бошқа таркибий бўлинма (махсус ажратилган мансабдор шахслар) га юкланади.
Доимий ва узоқ муддат сақланадиган, тугалланган хужжатлар йиғмажилдлари маълумот ишлари учун таркибий бўлинмаларда икки йил давомида қолдирилади, кейин эса ташкилотлар раҳбарлари билан келишилган ҳолда идоравий архивга топширилади.
Хужжатларни идоравий архивга топширишга тайёрлаш қуйидагиларни ўз ичига олади:

• 
  хужжатларнинг муҳимлик қиймати экспертизасини ўтказиш;
  
• 
  хужжатлар йиғмажилдларини расмийлаштириш;
  
• 
  хужжатларни йўқ қилишга ажратиш тўғрисида далолатномалар тузиш.
  

Хужжатларнинг муҳимлик қийматини экспертиза қилишни ташкил этиш ва ўтказиш, шунингдек тобе ташкилотларнинг эксперт хизмати фаолиятини назорат қилиш учун ташкилотларда доимий фаолият кўрсатувчи марказий эксперт комиссиялари (МЭК) ташкил этилади.
Вазирликлар, идораларга қарашли ташкилотлар ва таркибий бўлинмаларда ҳамда жамоат ташкилотларининг марказий органларида доимий фаолият кўрсатувчи эксперт комиссиялари (ЭК) ташкил этилади. Эксперт комиссиялари ҳақида низомлар амалдаги намунавий низомлар асосида ишлаб чиқилади, архив муассасалари билан келишилади ва ташкилот раҳбари томонидан тасдиқланади. Эксперт комиссияларимаслаҳат органлари ҳисобланади, уларнинг қарорлари ташкилотлар раҳбарлари томонидан тасдиқланади.
Муҳимлик қиймати экспертизаси натижалари бўйича доимий ва узоқ вақт сақланадиган хужжатлар рўйхати тузилади.
Хужжатлар ва хужжатлар йиғмажилдларини йўқ қилишга танлаб олиш далолатнома билан расмийлаштирилади; хужжатлар ва хужжатлар йиғмажилдларини йўқ қилишга ажратиш тўғрисидаги далолатномалар эксперт комиссияси мажлисларида хужжатлар йиғмажилдари рўйхатлари билан бир вақтнинг ўзида кўриб чиқилади.
Хужжатларни давлат сақловига топширувчи ташкилотлар учун далолатномалар, доимий сақланадиган хужжатлар йиғмажилдлари руйхати архив муассасаларининг ЭТК томонидан тасдиқлангандан сўнг, ташкилот раҳбари томонидан тасдиқланади. Далолатномалар тасдиқлангандан кейин, йўқ қилишга ажратилган хужжатлар ва хужжатлар йиғмажилдари хужжатлаштиришни таъминлаш хизмати ёки ташкилотнинг идоравий архиви ходимлари томонидан иккиламчи хом ашё тайёрловчи идорага топширилади.
Доимий ва узоқ вақт сақланадиган ва шахсий таркиб бўйича хужжатлар йиғмажилдари тзлиқ расмийлаштирилади, унда қуйидагилар назарда тутилади: хужжатлар йиғмажилдарини тикиш ва муқовалаш, хужжатлар йиғмажилдидаги варақларни тартиб рақамлари билан белгилаш, хужжатлар йиғмажилдини тасдиқловчи варақни тузиш, зарур ҳолларда хужжатларнинг ички рўйхатини тузиш, хужжатлар йиғмажилди муқовалари реквизитларини расмийлаштириш.
Хужжатлар йиғмажилдлари варақлари қора графит қалам билан ёки рақамлагич билан варақнинг юқоридаги ўнг бурчагига, хужжат матнига тегиб кетмасдан, “бет” (б) сўзисиз ва таниш белгиларисиз араб рақамлари билан белгиланади.
Доимий ва узоқ вақт сақланадиган хужжатлар йиғмажилди муқоваси белгиланган шакл (9-иловага қаранг) бўйича расмийлаштирилади.
Доимий ва узоқ вақт сақланадиган хужжатлар йиғмажилдлари муқоваларидаги ёзувларга йил тугугч аниқликлар киритилади: хужжатлар йиғмажилдлари муқовасидаги сарлавҳаларнинг тикилган хужжатлар мазмунига мувофиқлиги текширилади, зарур ҳолларда хужжатлар йиғмажилди сарлавҳаларига қўшимча маълумотлар киритилади (буйруқлар, баёнлар, ҳисобот турлари ва шаклларининг тартиб рақамлари қўйиб чиқилади ва х.к).
Муқовадаги сана хужжатлар йиғмажилдининг юритила бошланган ва тугалланган йилига мувофиқ келиши керак, хужжатлар йиғмажилди юритила бошланганидан анча олдинги йилларига оид хужжатлар мавжуд бўлган хужжатлар йиғмажилдида сана остида “... йилларга доир хужжатлар мавжуд” деб ёзилиб қўйилади.
Бир неча жилдлар (қисмлар)дан иборат бўлган хужжатлар йиғмажилдлари муқоваларига ҳар қайси жилд (қисм) хужжатларнинг охирги санаси қўйиб чиқилади.
Аниқ календарь санаси белгиланганда, йил, кун, ой кқрсатилади. Йил ва кун араб рақамларида белгиланади, ой номи сўз билан ёзилади.
Ташкилот (унинг таркибий бўлинмаси) номи хужжатлар қамраб оладиган давр давомида ўзгарганда ёки хужжатлар йиғмажилди бошқа ташкилот (таркибий бўлинма)га берилганда, муқовага ушбу ташкилот (таркибий бўлинма)нинг янги номи ёзиб қўйилади.
Хужжатлар йиғмажилди охирида алоҳида вараққа тасдиқловчи ёзув жойланади, унда хужжатлар йиғмажилдининг рақамланган варақлари сони рақам ва сўз билан кўрсатилади. Тасдиқловчи ёзув уни тузган ходим томонидан лавозими ва тузган санасини кўрсатган ҳолда имзоланади.
Доимий ва узоқ вақт сақланадиган ва муҳимлик қиймати экспертизасидан ўтказилган, мазкур талабларга мувофиқ расмийлаштирилган шахсий таркиб бўйича тугалланган хужжатлар йиғмажилдлари бўйича ҳар йили рўйхатлар тузилади. Вақтинча сақланадиган хужжатлар йиғмажилдларига рўйхатлар тузилмайди.
Таркибий тузилмаларнинг хужжатлар йиғмажилдлари рўйхатлари хужжатлар учун жавобгар ходим томонидан, бевосита идоравий архивнинг методик раҳбарлиги остида тузилади.
Рўйхатлар доимий сақланадиган, узоқ вақт сақланадиган йиғмажилдларига, шахсий таркиб бўйича хужжатлар йиғмажилдларига ва бир турдаги (мавзулар бўйича ҳисоботлар, рационализаторлик таклифлар ва ҳ.к) хужжатлар йиғмажилдларига алоҳида-алоҳида тузилади.
Хужжатлар йиғмажилдларининг рўйхатлари ташкилотларнинг ҳар бир таркибий бўлинмалари хужжатлар йиғмажилдларига, таркибсиз ташкилотларда унинг фаолияти жараёнида ташкил топган ҳар бир календарь йилда юритилган барча хужжатлар йиғмажилдларига тузилади.
Таркибий бўлинмалар томонидан тайёрланган рўйхатлар идоравий архив тайёрлайдиган ташкилотлар йиғма рўйхатини тайёрлаш учун асос бўлиб хизмат қилади ва идоравий архив улар бўйича хужжатлар йиғмажилдларини давлат сақловига топширилади.
Ташкилотлар таркибий бўлинмаларнинг рўйхатлари икки нусхада тузилади, улардан биттаси хужжатлар йиғмажилдлари билан бирга идоравий архивга берилади, иккинчиси эса, назорат нусхаси сифатида, таркибий бўлинмада қолдирилади (10-иловада унинг шакли берилди); узоқ вақт сақланадиган хужжатлар йиғмажилдларидаги рўйхатлар “сақлаш муддати, рўйхатлар бўйича модда” деган қўшимча устунига эга бўлади.
Рўйхатларнинг ҳар қайси нусхасининг охирида архивга берилган (қабул қилинган) хужжатлар йиғмажилдлари сони рақам ва сўз билан ёзилади, қабул қилиш –топширишни амалга оширувчи ходимларнинг имзолари қўйилади, санаси кўрсатилади.