Fundamentals of Management, 8th ed

Role Overload

A final consequence of a weak role structure is

role overload

, which

occurs when expectations for the role exceed the individual’s capabilities. When a man-

ager gives an employee several major assignments at once, while increasing the person’s

regular workload, the employee will probably experience role overload. Role overload

may also result when an individual takes on too many roles at one time. For example,

a person trying to work extra hard at a job, run for election to the school board, serve

on a committee in church, coach Little League baseball, maintain an active exercise

program, and be a contributing member to her or his family will probably encounter role

overload.

In a functional group or team, the manager can take steps to avoid role ambiguity,

conflict, and overload. Having clear and reasonable expectations and sending clear and

straightforward cues go a long way toward eliminating role ambiguity. Consistent

expectations that take into account the employee’s other roles and personal value sys-

tem may minimize role conflict. Role overload can be avoided simply by recognizing

the individual’s capabilities and limits. In friendship and interest groups, role struc-

tures are likely to be less formal; hence, the possibility of role ambiguity, conflict, or

overload may not be so great. However, if one or more of these problems does occur,

they may be difficult to handle. Because roles in friendship and interest groups are less

likely to be partially defined by a formal authority structure or written job descriptions,

the individual cannot turn to those sources to clarify a role. The “Sustainability

Matters” feature highlights how more and more research is being conducted by teams

of researchers from different disciplines, each of whom adopts a specific role in the

research project.

role conflict

Occurs when the

messages and cues

composing the sent

role are clear but

contradictory or

mutually exclusive

role overload

Occurs when

expectations for the

role exceed the

individual’s

capabilities to

perform