Формы бухгалтерского учета

1.2 Контроль сохранности товаров, тары и денежных средств на предприятиях торговли

Инвентаризация товаров и тары

Инвентаризация товаров и тары на складах торгового предприятия проводится для проверки наличия и состояния товарно-материальных ценностей. При этом выявляется соответствии фактического наличия товаров и тары на момент инвентаризации их остатков.
Основными этапами инвентаризации являются:

1. 
   Проверка фактического наличия товаров.
   
2. 
   Документальное оформление результатов инвентаризации.
   
3. 
   Принятие хозяйственных решений на основании результатов инвентаризации.
   

Предписано, что порядок проведения инвентаризации на каждом отдельном предприятии должен быть предусмотрен Учетной политикой предприятия как основополагающим методом проверки наличия на его балансе активов и обязательств. Наличие такого порядка обусловлено спецификой работы отдельно взятого предприятия.
Кроме того, Законом предусмотрено, что все организации обязаны проводить инвентаризацию имущества и обязательств в порядке и сроки, предусмотренные и установленные руководителем организации за исключением приведенных ниже случаев, когда проведение инвентаризации обязательно.
Участие специалистов внутреннего аудита в составе инвентаризационных комиссий наряду с представителями администрации предприятия, работниками бухгалтерской, инженерной, технологической и других служб предусмотрено Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств. Приказ Минфина РФ от 13 июня 1995 г. № 49. Поэтому они принимают участие не только в проведении плановых и выборочных инвентаризаций, но и в случаях, когда проведение инвентаризации обязательно, а именно:
-при передачи имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;
-перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
-при смене материально-ответственных лиц;
-при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;
-в случаях стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных чрезвычайными условиями;
-при реорганизации или ликвидации организации;
-в других случаях, предусмотренных законодательством Российской федерации.
Сплошная или полная инвентаризация имущества и финансовых обязательств предприятия обязательно проводится в конце года перед составлением годового бухгалтерского баланса.
Обязательная периодичность проведения полных инвентаризаций в зависимости от вида имущества предусмотрена Положением о бухгалтерском учете и отчетности в РФ. Так, инвентаризация сырья и материалов должна проводиться ежегодно, основных средств – один раз в три года.
Правила проведения инвентаризаций регламентированы Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств.В соответствии с этими указаниями на предприятии приказом или распоряжением руководителя создаются рабочие и постоянно действующие инвентаризационные комиссии. Задачи рабочих инвентаризационных комиссий:
-инвентаризация имущества и денежных средств предприятия;
-участие в определении результатов инвентаризации;
-разработка предложений по упорядочению хранения товарно-материальных ценностей и денежных средств;
-оформление инвентаризационных описей и протоколов результатов обследования инвентаризируемых объектов.
Рабочие инвентаризационные комиссии несут ответственность за:
-соблюдение сроков и порядка проведения инвентаризаций;
-полноту и точность внесения в опись данных о фактических остатках проверяемых основных средств, товарно-материальных ценностей и денежных средств и средств в расчетах;
-правильность указания в описях отличительных свойств товарно-материальных ценностей (сорт, марка, технические условия и др.);
-своевременность оформления результатов инвентаризации и сдачи их в бухгалтерию предприятия.
Внесение членами рабочих инвентаризационных комиссий в описи заведомо неправильных данных влечет за собой ответственность в установленном законом порядке.
Наличие ценностей при инвентаризации определяется путем пересчета, перевзвешивания, обмера, а нематериальных активов – по документам.
По установленным правилам инвентаризация имущества производится по его местонахождению и каждому материально-ответственному лицу обязательно в присутствии всех членов рабочей комиссии. Отсутствие хотя бы одного из них может в дальнейшем послужить основанием для признания результатов инвентаризации не действительными.
Для оформления результатов инвентаризации практикуется применение единых регистров, в которых объединены показатели инвентаризационных описей и сличительных ведомостей.
Инвентаризационную опись товаров, материалов и тары составляют обычно в двух, а при приеме-передачи – в трех экземплярах. На каждой странице описи указывается общее количество натуральных единиц (шт., кг., и т.д.). Исправления в описи должны быть оговорены и подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами. В описях не допускаются незаполненных строк. В последних листах описей пустые строки прочеркиваются. Описи подписывают все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица.
В конце каждой описи материально ответственные лица оформляют расписку следующего содержания: «Все ценности, поименованные в настоящей инвентаризационной описи № по №, комиссией проверены в натуре в моем присутствии и внесены в опись, в связи, с чем претензий к инвентаризационной комиссии не имею. Ценности, перечисленные в описи, находятся на моем ответственном хранении».
В случае смены материально ответственного лица в описи расписываются работник, принявший ценности, и работник сдавший их.
Товары, поступившие во время инвентаризации, принимают материально ответственные лица в присутствии членов комиссии и приходуются после инвентаризации. Эти ценности оформляются отдельной описью «Материальные ценности, поступившие во время инвентаризации». В данной описи указывают поставщика, дату и номер приходного документа, на котором делается отметка «После инвентаризации» со ссылкой на дату описи.
При длительном проведении инвентаризации на складе с письменного разрешения руководителя товары со склада могут быть отпущены в присутствии членов инвентаризационной комиссии и оформлены отдельной описью «Материальные ценности, отпущенные во время инвентаризации». В расходном документе делают соответствующую отметку.
Товары, находящиеся на складе на ответственном хранении (не принадлежащие предприятию или поступившие на предприятие без сопроводительных документов), инвентаризуются вместе с собственными и оформляются отдельной описью, в которой делают ссылку на документ, подтверждающий принятие товара на ответственное хранение.
На товары, находящиеся в пути, составляют отдельный акт, в котором по каждой отправке указывают наименование и количество товара (по документам бухгалтерского учета), дату отправки, перечень и номер отгрузочных документов. Отдельными описями оформляют наличие неходовых, залежавшихся и неполноценных, пришедших в негодность товаров. Такие товары должны храниться отдельно.
Тара записывается в описи по видам, целевому назначению и качественному состоянию (новая, бывшая в употреблении, требующая ремонта и тд). На тару, пришедшую в негодность, инвентаризационной комиссией составляется акт на списание с указанием причин порчи.
В протоколе рабочей инвентаризационной комиссии отражают результаты инвентаризации, проверки условий хранения и обеспечения сохранности ценностей на складе, отмечают причины порчи товаров и виновных лиц, предоставляют предложения по устранению недостатков, списанию недостач в пределах естественной убыли, зачета пересортицы.
Первый экземпляр описей товаров и тары с их перечнем, контрольные ведомости, ведомости отвесов, акты и расчеты обмеров, акты на бой, брак и порчу товаров, и другие инвентаризационные материалы передают в бухгалтерию в день окончания инвентаризации. Протокол комиссии с другими документами передают на рассмотрение центральной инвентаризационной комиссии.
Результаты инвентаризации в 5 – 10-дневный срок должны быть определены в бухгалтерии предприятия после проверки документов, цен, а также таксировки описей по каждому наименованию товаров и тары в количественно-суммовом выражении. Для этого сопоставляют данные бухгалтерского учета с фактическим наличием товара и тары по описи. На ценности, по которым выявлены расхождения, составляют сличительную ведомость, в ней указываются наименования товара, номенклатурный номер, количество и стоимость по учетным ценам, недостача или излишек. Такая же сличительная ведомость составляется и по таре.
По недостачам, излишкам, пересортице товаров (тары) материально ответственные лица дают письменные объяснения, которые вместе со сличительной ведомостью рассматриваются постоянно действующей центральной инвентаризационной комиссией и руководителем предприятия.
При выявлении недостачи бухгалтер рассчитывает по нормам естественную убыль (при наличии норм), и потери в пределах фактической суммы недостачи списывают на расходы торгового предприятия (издержки обращения). При списании недостач и потерь от естественной убыли следует помнить, что согласно письму ГНС РФ от 24 сентября 1997 г. № ВП-6-13/675, действующему с 1998г., списание потерь товаров от естественной убыли на издержки обращения в торговых организациях проводиться не должно. До утверждения новых норм естественной убыли торговые предприятия, рассчитывающие эти потери по старым правилам, не могут их списывать в уменьшение налоговой базы, так как налоговыми документами они не признаны. Результаты инвентаризации должны быть отражены в учете и отчетности того месяца, в котором она была закончена, а по годовой – в годовом бухгалтерском отчете.
Инвентаризация денежных средств в кассе
Инвентаризация кассы проводится в соответствии с приказом №49 Минфина РФ от 13.06.1995 "Об утверждении методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств" и Порядком ведения кассовых операций. Цель инвентаризации - проверка правил хранения наличных денег, оформления первичной и вторичной учетной документации, соответствие остатка в кассовой книге фактическому остатку в кассе.
Проведение инвентаризации обязательно в случаях:
-при смене кассира
-при выявлении недостач и хищений
-перед составлением годовой отчетности.
В остальных случаях сроки проведения инвентаризации устанавливает руководитель организации в Приказе о проведении инвентаризации, также в Приказе назначается комиссия для проведения инвентаризации (представители руководства, бухгалтерии, службы аудита).
Инвентаризация начинается с проверки учетного остатка, отраженного в отчете кассира, фактическому наличию денежных знаков и других ценностей в кассе. При подсчете принимаются наличные деньги, ценные бумаги и денежные документы. Денежные документы - документы, имеющие стоимостную оценку, приобретенные организацией и хранящиеся в его кассе. На субсчете 50-3 "Денежные документы" учитываются находящиеся в кассе организации почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, оплаченные авиабилеты и другие денежные документы.
К денежным документам НЕ относятся: документы на нематериальные активы (их учитывают на счете 04); ценные бумаги (учитываются на счете 58); бланки строгой отчетности (учитываются на счете 006); выкупленные у акционеров акции (счет 81).
Денежные документы учитываются в сумме фактических затрат на их приобретение. Приобретение денежных документов может осуществляться за наличный и безналичный расчет. Оприходованные в кассе денежные документы (путем оформления приходного кассового ордера) выдаются подотчетным лицам для использования или реализуются сотрудникам организации по льготным ценам (выбытие оформляется расходным кассовым ордером). В кассовой книге движение денежных документов отражается обособленно. Ежемесячно кассир сдает отчет о движении денежных документов. Если фактический остаток больше учетного, то в кассе имеется излишек, который должен быть признан в составе внереализационных доходов организации. В обратном случае в кассе недостача, которая должна быть взыскана за счет кассира. Кассир как материально ответственное лицо должен написать объяснительную записку, в которой должны быть указаны возможные причины установленных результатов.
По результатам инвентаризации составляется Акт по форме Инв-15, на основании которого в бухгалтерии делают проводки:
Дебет 50 Кредит 91-1 - на сумму излишка
Дебет 94 Кредит 50 - на сумму недостачи
Дебет 73 Кредит 94 - недостача отнесена на кассира.

1.3 Учет издержек обращения и финансовых результатов в оптовой торговле

Понятие и состав издержек обращения

В процессе осуществления хозяйственной деятельности у торговых предприятий неизбежно возникают расходы, связанные с доведением приобретенных товаров до конечного потребителя. Эти расходы, дополнительно к оплате товаров в случае приобретения их по договорам, выраженные в денежной форме, называют издержками обращения.
Состав издержек для целей бухгалтерского учета до 1 января 2002 г. Регулировался Методическими рекомендациями по бухгалтерскому учету затрат, включаемых в издержки обращения и производства, и финансовых результатов на предприятиях торговли и общественного питания (утв. приказом Комитета РФ по торговле от 20 апреля 1995 г. № 1-550/32-2). В настоящее время Методические рекомендации могут применяться в части, не противоречащей требованиям ПБУ 10/99 «Расходы организации» и гл. 25 НК РФ «Налог на прибыль организаций», так как теперь эти документы определяют состав расходов предприятий для целей учета и целей налогообложения.
Основные задачи учета издержек обращения – обеспечение своевременного, полного и достоверного отражения фактических расходов и контроль использования материальных, трудовых и финансовых ресурсов.
На соответствующие статьи издержек обращения относятся все затраты предприятия производственного характера в полном объеме, но при этом в целях налогообложения прибыли нормируются следующие расходы:

• 
  компенсации за не использование для служебных поездок личных легковых автомобилей;
  
• 
  представительские расходы;
  
• 
  затраты на служебные командировки в части оплаты суточных;
  
• 
  плата за обучение на основе договоров с учебными заведениями, а также за предоставление услуг по подготовке и переподготовки кадров и др.
  

При этом расходы, оплаченные в отчетном периоде, но относящиеся к следующим отчетным периодам, отражаются отдельно на счете 97 «Расходы будущих периодов». Такие расходы подлежат отнесению на издержке обращения в течение срока, к которому они относятся.
К расходам будущих периодов, в частности, относятся:

• 
  затраты по неравномерному проводимому ремонту основных средств, когда предприятие не создает резерва для него;
  
• 
  арендная плата за аренду отдельных объектов основных средств;
  
• 
  расходы на подписку периодических изданий;
  
• 
  расходы по оплате услуг телефонной, радио - и других видов связи;
  
• 
  другие аналогичные расходы.
  

В целях равномерного отражения предстоящих расходов в издержках обращения отчетного периода предприятия торговли могут создавать резервы предстоящих расходов, которые учитываются на счете 96 «Резервы предстоящих расходов». За счет отчислений, относимых на издержки обращения, создаются следующие резервы:

• 
  на предстоящую оплату отпусков;
  
• 
  на выплату ежегодного вознаграждения за выслугу лет;
  

• 
  на выплату вознаграждения по итогам работы за год;
  
• 
  фонд или резерв на ремонт основных средств.
  

Возможность или необходимость образования резервов торговые предприятия предусматривают в учетной политике.
Не относятся на затраты предприятия расходы капитального характера (соответствующие затраты включаются в издержки посредством начисления амортизации) и расходы, не связанные с торговой деятельностью.
Синтетический и аналитический учет издержек обращения
Синтетический учет расходов ведется на активном счете 44 «Расходы на продажу». По дебету этого счета собираются все произведенные расходы, а по кредиту отражается их списание. Дебетовое сальдо показывает остаток издержек обращения на остаток товаров на конец отчетного периода. В конце отчетного периода издержки обращения, приходящиеся на реализованные товары, списываются на счете 90 «Продажи». В торговых организациях подлежат распределению между реализованными и нереализованными товарами только расходы на транспортировку. Если учетной политикой предусматривается включение транспортных расходов в покупную цену товара, то издержки обращения на остаток товаров не исчисляются. В этом случае они списываются по окончании отчетного периода в дебет счета 90.
В учете издержки обращения собираются в течение отчетного периода по дебету счета 44 «Расходы на продажу», субсчет «Издержки обращения», в корреспонденции с разными счетами в зависимости от содержания хозяйственных операций (кредит 02, 05, 10, 60, 68, 70, 69, 71, 76, 94, 96, 97).
Аналитический учет в рамках счета 44 ведется по видам или статьям расходов. Следующие статьи издержек обращения:

• 
  транспортные расходы;
  
• 
  расходы на оплату труда;
  
• 
  отчисления на социальные нужды;
  
• 
  расходы на аренду и содержание зданий, сооружений, помещений, оборудования и инвентаря;
  
• 
  амортизация основных средств;
  
• 
  расходы на ремонт основных средств;
  
• 
  износ санитарной и специальной одежды, столового белья и др.;
  
• 
  расходы на топливо, газ, электроэнергию для производственных нужд;
  
• 
  расходы на хранение, подработку, подсортировку и упаковку товаров;
  
• 
  расходы на рекламу;
  
• 
  затраты по оплате процентов за пользование займом;
  
• 
  потери товаров и технологические отходы;
  
• 
  расходы на тару;
  
• 
  прочие расходы.
  

Предприятия могут изменять и уточнять перечень статей в пределах затрат, предусмотренных действующими нормативными документами, определяющими состав затрат для целей учета и налогообложения. С целью специфики расходов торговых предприятий можно рекомендовать использование в аналитическом учете перечисленных статей издержек обращения.
Понятие финансового результата
Финансовым результатом деятельности предприятия является балансовая прибыль или убыток. Финансовый результат от реализации формируется на счете 90 «Продажи» в разрезе отдельных видов деятельности, при этом по кредиту субсчета 1 «Выручка» отражается выручка, а по дебету субсчета 2 «Себестоимость продаж» и открываемого дополнительно субсчета 5 «Расходы на продажу» - расходы на покупку и реализацию товаров. В конце отчетного периода сальдо счета 90 (рассчитываемое сопоставлением кредитового оборота субсчета 1 и дебетовых оборотов субсчетов 2, 3, 4, 5) переносится проводкой с субсчета 9 «Прибыль/убыток от продаж» на счет 99 «Прибыли и убытки».
Доходы - это увеличение экономических выгод в результате поступления активов (денежных средств, иного имущества) и (или) погашения обязательств, приводящее к увеличению капитала этой организации, за исключением вкладов участников (собственников имущества).
Расходы - это уменьшение экономических выгод в результате выбытия активов (денежных средств, иного имущества) и (или) возникновения обязательств, приводящее к уменьшению капитала этой организации, за исключением уменьшения вкладов по решению участников (собственников имущества).