Форматирование

Рисунок 9. 16 – Добавление полей слияния

Затем (шаг 5 и 6)можно просмотреть письма и распечатать их.

В основной документ можно добавить управляющие поля, которые вызываются кнопкой Правила на вкладке Рассылки в группе Составление документа и вставка полей.
Управляющие поля можно вставлять для реализации проверки условий (рисунок 9.17). Например, если в источнике данных имеется поле, по которому определяется пол адресата (мужчина или женщина), то в письме можно управлять обращением к персоне. Для этого в нужное место основного документа вставляют управляющее поле IF…THEN…ELSE (если…то…иначе), которое для мужчин будет вставлять, например, текст «Уважаемый», а для женщин – «Дорогая». Проверка идет по полю, определяющему пол персоны. Например, для базы данных, представленной ниже в виде таблицы Excel, поле проверки будет определяться в диалоговом окне, представленном на рисунке 9.18.



Рисунок 9. 17 – Управляющие поля

	A	B	C	D
1	Фамилия	Имя	Пол	Должность
2	Свиридов	Иван	муж	менеджер
3	Головлева	Анна	жен	бухгалтер
4	Шульгин	Федор	муж	менеджер
5	Трифонов	Олег	муж	президент компании
6	Трубецкая	Ольга	жен	торговый агент

Рисунок 9. 18 – Окно вставки поля IF...THEN...ELSE

Лабораторная работа № 9
Создание серийных документов в Word

Цель работы: научиться создавать, редактировать и управлять серийными документами.

Задание

Создать Уведомления о зачислении на работу сотрудников в свою организацию, где вы исполняете обязанности начальника отдела кадров. Для этого надо выполнить следующие действия.

1. 
   Создайте и сохраните основной документ (рисунок 9.19) под именем «Уведомление.doc» следующего вида.
   

Уважаем !

Вы приняты на работу в « » на должность с окладом .

К исполнению обязанностей приступить с .
Начальник отдела кадров _{фамилия студента}
Рисунок 9. 19 – Вид основного документа

2. 
   Создайте и сохраните файл – источник данных, в котором необходимо указать имена полей подстановки: Пол (для вставки корректного обращения: Уважаемый / Уважаемая); Фамилия; Имя; Отчество; Название организации; Должность; Размер оклада; Дата приема. За основу можно взять Таблица 9.1. Для этого скопируйте ее в новый документ. Дополните ее недостающими данными и создайте еще две новые записи.
   

Таблица 9.1 – Источник данных