Форматирование

Сохранение основного документа

Составные документы сохраняются отдельно от основного. Основной документ удобно хранить отдельно, поскольку он может оказаться полезен при выполнении последующих слияний.
При сохранении основного документа сохраняется и его подключение к файлу данных. В следующий раз, когда документ будет открыт, приложением будет задан вопрос, нужны ли сведения из этого файла данных для нового слияния в основной документ.
В случае ответа Да документ открывается с данными из первой записи, полученными в результате слияния.
В случае ответа Нет подключение между основным документом и файлом данных разрывается. Основной документ становится стандартным документом Word. Поля замещаются на уникальные данные из первой записи.

Пошаговый мастер слияния

Пошаговый мастер слияния реализован в виде специальной области задач, расположенной справа на экране. Шаги Мастера представлены на рисунке ниже.
Следуя указаниям Мастера, на первом шаге выберите тип основного документа, например Письма, нажмите кнопку Далее, чтобы перейти к следующему шагу (рисунок 9.13).
На втором шаге установите переключатель выбора типа основного.
На третьем нужно указать источник данных. Если он создан заранее, то оставьте значение поля Выбор получателя, установленное по умолчанию – Использование списка, и через ссылку Обзор выберите файл-источник (Имя.doc).




Рисунок 9. 13 – Первые три шага Мастера слияния

Если необходимо просмотреть записи источника, применить сортировку или фильтрацию, следует выбрать ссылку Изменить список, откроется окно просмотра записей источника, представленное на рисунке 9.14.

Рисунок 9. 14 – Окно для работы с источником слияния

В этом режиме можно редактировать записи и выполнять другие действия, которые инициируются кнопками, расположенными в нижней левой части окна (см. рисунок 9.14).

Далее выполняются следующие шаги Мастера слияния (рисунок 9.15). Здесь на четвертом шаге в основной документ можно вставить элементы источника. Для этого в основном документе надо выделить место вставки и щелкнуть кнопку Мастера слияния Другие элементы… .




Рисунок 9. 15 – Последние шаги Мастера слияния

Из окна со списком полей (рисунок 9.16) выбирают нужное поле, которое вставляется в текст документа кнопкой Вставить.