Форматирование

Уточнение списка получателей или элементов

При подключении к определенному файлу данных, возможно, не требуется переносить данные всех записей файла данных в основной документ.

Чтобы ограничить список получателей или использовать подмножество элементов файла данных, выполните следующие действия.

1. 
   На вкладке Почта в группе Слияние выберите команду Изменить список (рисунок 9.4).
   

Рисунок 9. 4 – Выбор команды Изменить список

2. 
   В диалоговом окне Адресаты слияния выполните одно из следующих действий.
   
   • 
     Выделение отдельных записей. Установите флажки напротив тех получателей, которые должны быть включены в список, и снимите флажки напротив тех получателей, которые должны быть исключены из списка.
     
   • 
     Сортировка записей. Щелкните заголовок столбца элемента, по которому требуется выполнить сортировку. Список отсортируется в алфавитном порядке по возрастанию (от A до Я). Снова щелкните заголовок столбца, чтобы отсортировать список в алфавитном порядке по убыванию (от A до Я).
     

Если необходима более сложная сортировка, выберите команду Сортировка в группе Уточнить список получателей, а затем, перейдя на вкладку Сортировка записей диалогового окна Фильтр и сортировка, выберите свои критерии сортировки. Например, можно использовать этот тип сортировки, если нужно совместить адреса получателей с их фамилиями, расположенными в алфавитном порядке внутри каждого почтового индекса, а почтовые индексы перечислять в цифровой последовательности.

• 
  Фильтрация записей. Эта функция полезна, если список содержит записи, которые не требуется видеть или включать их в составной документ. После фильтрации списка можно использовать флажки для включения и исключения записей.
  

Чтобы отфильтровать записи, выполните следующие действия.

1. 
   В группе Уточнить список получателей выберите пункт Фильтр.
   
2. 
   На вкладке Отбор записей диалогового окна Фильтр и сортировка выберите условия, которые нужно использовать для фильтрации.
   

Например, чтобы создать копии основного документа только для адресов, в которых в качестве страны указана Австралия, выберите пункт Страна в списке Поле, условие Равно в списке Оператор и название Австралия в списке Сравнение.

3. 
   Для дальнейшего уточнения действия фильтра щелкните оператор И или Или и укажите дополнительные условия.