|
1.1 Tashkilot hujjatlarni boshqarish
Hujjatlar ishi - bu yaratilgan yoki qabul qilingan paytdan boshlab hujjatlarning harakati yoki ular qatnov yoki jo'nashdan oldin olingan.
Shuni ta'kidlash kerakki, ushbu ta'rifda ta'kidlash "Hujjatlarning harakatlanishi" so'zlariga, ya'ni bitta birlik yoki bir xodimi tomonidan boshqa xodimning yo'llariga. Shu bilan birga, hujjatning tartibi (ularning yo'l) ushbu tashkilotda qabul qilingan boshqaruv jarayoni bilan oldindan belgilanadi. Masalan, agar tashkilot boshlig'i avval qabul qilingan barcha hujjatlar unga xabar berishini va faqat u ijrochini tayinlashni talab qilsa, yo'l harakati yo'ldan pastgacha ko'pburchak bo'ladi. Agar tashkilot tarkibiy bo'linmalar va xodimlar o'rtasidagi funktsiyalarni ajratishni aniq amalga oshirsa, hujjatlarning aksariyati darhol bo'limga, ya'ni yo'l boshqacha, qisqartiriladi. Shuningdek, mas'uliyatni taqsimlash va xodimlarga delegatsiyani taqsimlash tartibi, hujjatning muvofiqlashtirish va imzolashda hujjatning harakatiga bog'liq. Shunday qilib, hujjat oqimi boshqaruv tizimiga bog'liq, ammo shu bilan birga, boshqaruv tizimini aks ettiruvchi hujjat oqimidir, uni vizualizatsiya qilishga imkon beradi.
Tashkilotning maqsadi va maqsadlariga nisbatan hujjatlarning harakati bo'yicha ikkinchi darajali tartibda, hujjat inqilobi normallashtirish va tartibga solish uchun tavsiya etiladi. Tashkilot doirasidagi hujjatlarni maxsus texnologik sxemalarda, dovoni rivojlantirish tartibini tuzatish taklif etiladi. Bunday sxemalarda, ma'lumotlarning barcha bosqichlari va bosqichlari va punktlari, hujjatlarni qayta ishlash va bajarish vaqti bo'lishi kerak.
Jarayonni qayta ishlash va harakatlanish tarmog'i, ajratilgan qadamlar ajratilgan, har bir qadam an'anaviy va avtomatlashtirilgan texnologiyalarda amalga oshirilishi mumkin:
Tashkilotga kiruvchi hujjatlarni qabul qilish va dastlabki qayta ishlash;
Dastlabki ko'rib chiqish va hujjatlarni tarqatish;
Hujjatlarni ro'yxatdan o'tkazish;
Bajarilishini nazorat qilish;
Axborot va ma'lumotnomalar;
Hujjatlarni bajarish, ularni tayyorlash, muvofiqlashtirish, ro'yxatga olish;
Jo'natish yoki biznesga yo'naltirish.
Har bir tashkilotda quyidagi oqim oqimlarini ajratish mumkin: tashkilotda arizalardan iborat bo'lgan kiruvchi hujjatlar oqimi; Tashkilotda yaratilgan hujjatlardan tashkil topgan va uning chegarasidan tashqarida ishlab chiqarishga mo'ljallanmagan ichki hujjatlar oqimi; Boshqa tashkilotlarga yuboriladigan hujjatlardan iborat chiquvchi hujjatlar oqimi.
Hujjat oqimi quyidagi asosiy parametrlar bilan tavsiflanadi:
Tarkibi;
Rejimi yoki tsiklik;
Yo'nalishi;
Hajmi.
Hujjatning oqimi belgilar bilan belgilanadi, muvofiq hujjatlarning hujjatlari va ularning indeksatsiyalari bo'yicha tasnif qilinishi mumkin, bu tashkilot hujjatlari uchun ilmiy va ma'lumotnomalar tizimi joriy qilingan. Ko'p jihatdan, hujjatlarning tuzilishi uning hujjatlarining tarkibiy qismlarining funktsional maqsadlariga mos keladi.
Hujjat oqimining rejimi yoki tsiklusi, uning ma'lumot yukining o'zgarishi bilan belgilanadi. Bunday o'zgarishlar odatda tsiklik rejalashtirish va xulosa, ish, siyosiy va boshqaruv faoliyatining mavsumiy pasayishi bilan bog'liq, biznesning mavsumiy pasayishi, tashkilot ishining ichki ritmlari.
Hujjat oqimlarining yo'nalishi hujjatlarni qayta ishlashning o'ziga xos texnologik darajasi bo'yicha quyidagilarga bog'liq: yozib olinadigan va ro'yxatdan o'tmagan hujjatlar, tegishli bo'lgan hujjatlar amalga oshiriladi va amalga oshirilmaydi. Hujjat oqimining yo'nalishi, shuningdek, ushbu hujjatlarning tarkibiy qismlarini baholash va sertifikatlash usuliga ta'sir qiladi: muvofiqlashtirish, tasdiqlash, tanishish va boshqalar.
Hujjat oqimi varaqalarida ko'rsatilgan hujjatlar, belgilar, belgilar, ko'rsatmalar, ijrochilar va boshqa narsalar bilan to'ldirilishi mumkin bo'lgan ma'lumotlar miqdorini (asl va nusxalarini) o'lchashadi.
Yaratish usuli, qabul qilish (etkazib berish) usulidan qat'i nazar, barcha oqimlarning hujjatlar soni, i.e. Shu jumladan faks, elektron pochta, kuryer yoki tashrif buyuruvchi tomonidan, hujjatlashtirishning umumiy hajmi hisoblanadi.
Hujjatlarni boshqarish hajmi - bu tashkilot tomonidan qabul qilingan va uni ma'lum bir muddat yaratgan.
Office ishini avtomatlashtirish va mexanizatsiyalash samaradorligini hisoblash uchun hujjat oqimi miqdori zarur; Kerakli ofisning talab qilinadigan miqdorini hisoblash; Dow xizmatining ish yukini, shu jumladan bosh kotibi va tarkibiy qism kotibi.
Umuman olganda, Hujjatlar boshqaruvining hajmi butun boshqaruv bo'limining yuklanishi ko'rsatilgan, chunki Uning barcha xodimlari hujjatlar bilan shug'ullanishlari kerak.
Tashkilot hujjatlarini o'rganishning asosiy vazifalari quyidagilardan iborat:
Boshqaruv samaradorligini oshirish;
Tashkilotdagi hujjatlar harakatini tezlashtirish;
Hujjatlarni qayta ishlashning mehnat zilzi pasayishi.
Hujjatlarning harakatini tahlil qilish va vizual vositalar, juda oddiy va vizual vositalarni, shuningdek, protsedura va texnologik xaritalar tayyorlash, ularda operatsiyalar hujjatlar, ularning ijrochilari, operatsiyalarni bajarish tartibi. Rolikli texnologik xaritalar hujjatlarning har bir bosqichida vaqtincha, shuningdek moliyaviy xarajatlar bilan to'ldirilishi mumkin. Кроме оперограмм и маршрутно-технологических карт для наглядного представления, быстрого изучения порядка составления и обработки отдельных документов, а также обучения этому вновь принятого персонала с минимальными затратами могут быть использованы и другие методы наглядного представления движения документной информации: технологические цепочки, графики, схемы, документограммы va hokazo. Agar kerak bo'lsa, to'plangan ma'lumotlarni qayta ishlashning yanada murakkab usullari to'plangan, masalan, qurilish ma'lumotlari modellari ham qo'llanilishi mumkin.
Do'stlaringiz bilan baham: |
