Elektron Hujjat Aylanish Tizimi Nima Va u nima Uchun Kerak?

Elektron hujjat aylanishini joriy etish
Tashkilotda elektron hujjat aylanishini joriy etish bu oddiy ish emas. Dasturni sotib olish, uni kompyuterlarga o'rnatish va ishlashga qo'yish kifoya emas. Amalga oshirishning muvaffaqiyati bir nechta shartlarga bog'liq.

• 
  Kompaniya rahbariyati tomonidan ofislarni avtomatlashtirishda faol ishtirok etish. EDIni amalga oshirish bilan bog'liq tashkiliy masalalarni tezkor hal qilish, shuningdek innovatsiyalarga qarshilik ko'rsatadigan o'rta menejerlar va xizmatchilarga ta'sir qilish ushbu maqsadga muvaffaqiyatli erishishga yordam beradi.
  
• 
  O'rnatish bosqichlariga rioya qilish sizga kerakli muddatlarni bajarishga va byudjetni qondirishga imkon beradi.
  
• 
  Asosiy foydalanuvchilarning qiziqishi. Ish jarayonini avtomatlashtirishda dasturda bevosita ishlaydigan xodimlarning manfaatlarini hisobga olish kerak.
  
• 
  Loyihaviy hujjatlarni to'g'ri tayyorlash tizimning ishlashi paytida pudratchi va mijoz o'rtasidagi nomuvofiqliklarni oldini olishga yordam beradi.
  

Ushbu tamoyillar amalga oshirish jarayonida qanchalik ko'p e'tiborga olinsa, korxonaning elektron hujjat aylanishiga o'tish ehtimoli shunchalik yuqori bo'ladi.
Kompaniyada elektron hujjat aylanishini tashkil qilish tartibi quyidagicha.

1. 
   Texnik xususiyatlarni ishlab chiqish.
   
2. 
   IT echimlarni tanlash.
   
3. 
   Biznes jarayonlarning tavsifi.
   
4. 
   Hisob-kitoblar, jadvallar, zarur manbalar ro'yxati va umumiy ish rejasini tuzish.
   
5. 
   Elektron hujjat aylanishini joriy etish.
   
6. 
   Dasturni sinab ko'rish.
   
7. 
   EHM ishga tushirilmoqda.
   
8. 
   Tizimdan foydalanish monitoringi.
   

Korxonada EHMni joriy etish jarayonida muammolar va xavflar muqarrar ravishda yuzaga keladi, bu esa loyihani amalga oshirish muddatlarini buzilishi, byudjetdan oshib ketishi, EHMS oldida qo'yilgan maqsadlarga to'liq erishilmasligi yoki hatto dasturni to'liq buzilishiga olib keladi.
EDIni amalga oshirishda, shuningdek tashkilotning har qanday axborot tizimini joriy qilishda xavflarning o'ziga xos xususiyati nisbatan qisqa vaqt ichida ishchilarning katta qismini yangi va g'ayrioddiy ish uslublariga o'tkazish zarurati bilan bog'liq. Asosiy xavflar quyidagilarni o'z ichiga oladi:

• 
  Xodimlarning konservativligi
  
• 
  ishchilarning kompyuter savodxonligi pastligi,
  
• 
  asosiy jarayonlarni tartibga solishning yo'qligi,
  
• 
  texnik jihozlarning sustligi
  
• 
  loyihani aniq boshqarishning yo'qligi.
  

Elektron hujjat aylanishini tashkil etish jarayonida nomaqbul muammolarni oldini olish uchun kompaniyada EHM ishini batafsil loyihalashtirish, uni bosqichma-bosqich joriy etishni tashkil etish, xodimlarni o'qitish va EHM ishi bilan bog'liq muammolarni hal qilishda unga tezkor yordam ko'rsatish kerak.
Umuman olganda, elektron hujjat aylanishini joriy etish shunchaki yangilik emas, balki axborot oqimini zamonaviy boshqarish yo'lidagi tub qadamdir. CNews Analytics ma'lumotlariga ko'ra, EDMSning ichki bozori IT sohasining eng faol rivojlanayotgan segmentlaridan biri hisoblanadi. Buning sababi shundaki, dasturlarning asosiy iste'molchisi davlat sektori bo'lib, davlat tomonidan qiziqish butun bozorning barqarorligini ta'minlaydi.